Планирането на ежедневните ви дейности ще ви помогне да управлявате времето си по -ефективно. Можете да свършите повече, да забравите за задачите по -рядко или да се изкушите да правите неща, които всъщност нямат значение. Въпреки че първоначално може да мислите, че можете да изпълните задачата под ръка, може да се почувствате претоварени, объркани и да забравите всичко. Създаването и спазването на график отнема известно свикване, но за нула време ще бъдете благодарни за това. Графикът ще ви помогне да намалите стреса, както и да ви накара да се чувствате по -контролиращи живота си. Графикът на ежедневните дейности също ви позволява да регулирате и наблюдавате собственото си поведение, като следите какво трябва да направите и какво сте направили.
Стъпка
Част 1 от 2: Съставяне на график
Стъпка 1. Закупете календар или дневен ред
Уверете се, че в календара има място, което може да бъде попълнено с вашия списък със задачи. Някои календари идват със седмични, дневни или дори почасови програми. Можете също да използвате тетрадка. Изберете този, който най -добре отговаря на вашите нужди и желания. Каквото и да изберете, възползвайте се максимално от него. Не използвайте 1 дневник за работа, 1 за училищни дейности и т.н. Запишете всичките си дейности на едно място.
- Цифровият календар е наличен и за използване на лаптоп или мобилен телефон. Този календар може също да се синхронизира с всички електронни устройства, които имате, така че да имате достъп до календара на събитията отвсякъде. Има и редица приложения, които могат да ви помогнат да планирате дейности, които идват с напомняния и таймери
- Хартиените календари или цифровите календари, които ви позволяват да вписвате бележки в графика си, може да работят още по -добре. Календар като този може да проследява не само какво сте направили, но и как сте го направили и/или как се чувствате. Например, може би в допълнение към отбелязването на графика „отидете на фитнес“в календара си, отдолу можете да добавите бележка „бягане с 1,5 км по -нататък днес и беше забавно!“за да може поведението ви да бъде по -добре наблюдавано.
- Ако преминавате от хартиен календар към цифров, първите 1 или 2 дни може да се почувстват малко забързани, стига да свикнете с новата система. Вземете двата календара със себе си през първите няколко дни и проверете дали няма пропуснати или записани планирани дейности отново и отново.
Стъпка 2. Организирайте задачите си
Електронните календари ви позволяват да маркирате различни задачи с различни цветове. Например, можете да маркирате офис работата в червено, училищната работа в синьо, домашните в зелено, ваканциите в оранжево и спорта в розово. Можете също така да направите това лесно с хартиен календар или дневник, просто използвайте цветна химикалка или хайлайтър, за да го маркирате. След като маркирате различни задачи с различни цветове, можете да определите реда на приоритет.
Организирането и маркирането на задачи с различни цветове също ще ви помогне да визуализирате и разберете колко от времето ви се използва. Например, може да забележите, че има много червено (работа) и зелено (домашна работа), но много малко розово (спорт) в графика ви. Признаването на липса на упражнения може да ви помогне да мотивирате да увеличите графика си на упражнения
Стъпка 3. Задайте приоритети
Определянето на най -важните задачи, които трябва да бъдат направени първо и кои задачи могат да бъдат отложени, е много важно. По -долу е даден пример, който да ви помогне да разберете настройката за приоритет. Да предположим, че има 2 изпита, 1 доклад от практиката и 1 есе и презентация, които трябва да бъдат изпълнени за 1 седмица. Ох!
- Попитайте себе си да определите какво трябва да се направи първо и колко време ще отнеме изпълнението: кои задачи трябва да бъдат подадени първо? кои задачи са най -важни спрямо оценките ви? Например, колко изпити, лабораторни доклади, есета и презентации имат за вашата крайна оценка? Коя задача е най -трудната за изпълнение?
- В крайна сметка от вас зависи да определите крайния срок за приключване, времето, от което се нуждаете, или относителната стойност на планираните задачи във вашите приоритети. За това трябва да познавате себе си и най -добрите си способности. Създайте система с приоритет, която ви подхожда.
Стъпка 4. Маркирайте задачите, които давате приоритет
След като определите как да дадете приоритет на задачите, маркирайте ги в графика. Можете да отворите ежедневния си график и да напишете буквата „А“до важните задачи, които трябва да бъдат изпълнени първи, буквата „В“до задачите, които трябва да бъдат изпълнени преди утре, и буквата „С“до задачите, които трябва да приключи до петък и т.н.
Стъпка 5. Планирайте времето за всяка задача
Запишете колко време планирате да изпълнявате всяка задача. Например, можете да планирате време в деня за учене (2 часа), упражнения (1 час), да напишете 2 имейла (30 минути) и да разхождате кучето си (30 минути). Това е основната стъпка в разделянето на времето, необходимо за изпълнение на всяка задача. Ще се почувствате стресирани, ако направите прекалено стегнат график и не разпределяте времето реалистично.
Не забравяйте да включите времето за пътуване в маршрута. Например, трябва ли да шофирате от библиотеката, където учите, до фитнеса?
Стъпка 6. Позволете допълнително време в графика
Повечето хора обикновено подценяват времето, необходимо за изпълнение на задача. Отчитането на цялото време, необходимо за подготовка за определена задача, както и отпускането за момент след това ще ви помогне да планирате по -точно ежедневните си дейности.
- Винаги се опитвайте да увеличите времето за изпълнение на задачата с няколко минути. Опитайте да добавите 25% от времето, което планирате, за изпълнение на задача. Например планирайте задача, която технически може да бъде изпълнена за 4 минути за 5 минути, и планирайте задача, която технически може да бъде изпълнена за 8 минути за 10 минути и т.н. Тези няколко допълнителни минути ще се натрупат и ще ви дадат допълнително време, за да избегнете забавяне или забавяне.
- Запитайте се има ли малки задачи в рамките на голяма задача, които трябва да се имат предвид при съставянето на график? Например, трябва ли да се къпете след тренировка? Често ли разговаряте с приятели за 15 минути в съблекалнята? Повечето хора изпитват, че 1 -часовият график за упражнения в крайна сметка ще бъде изразходван за 2 часа.
Стъпка 7. Пауза в графика
Оставете малко свободно време в края на графика за задачи с нисък приоритет. Ако имате време днес или в който и да е ден от седмицата, можете да започнете работа по тези задачи и да започнете рано. Тези допълнителни задачи например организират килери или подават данъчни разписки у дома. Тези задачи с нисък приоритет в крайна сметка ще бъдат изпълнени, дори ако не са спешни или не са обвързани с определен срок.
Част 2 от 2: Придържане към график
Стъпка 1. Проверете календара/делата си
Вземете навика да проверявате календара си всяка сутрин и вечер, за да се подготвите за утре. Трябва също да планирате няколко минути всеки ден, може би след сутрешното ви кафе или по време на пътуване до работа, като преглеждате какво трябва да направите през деня и добавяте нови задачи или зачертавате стари.
- Проверката и преразглеждането на графика ви за няколко минути, преди да направите каквото и да е, може да бъде мощен начин да започнете деня с бодро настроение!
- Използвайте аларми на телефона или компютъра си като напомняне за определени задачи или срещи. Например, много графици за лекари и зъболекари се правят много предварително. Така че използването на напомняне, което се включва около седмица предварително, може да помогне. По този начин вашият план може да бъде персонализиран.
Стъпка 2. Изпълнете задачите в ред на приоритет
След като зададете приоритетна поръчка на графика, придържайте се към този ред.
Стъпка 3. Коригирайте графика според нуждите
Въпреки че трябва да се опитате да се придържате към графика си, доколкото е възможно, понякога могат да се случат неща, които ви принуждават да се приспособите. Преместете по -гъвкави или по -малко спешни задачи на следващия ден в случай на спешност, проблем или разсейване.
Просто избягвайте да трупате задачи и да ги делегирате твърде често на следващия ден. Ако изпитвате това твърде често, опитайте се да отделите повече време за всяка задача, която трябва да изпълните за един ден, вместо да се налага да променяте графика си за следващите няколко дни
Стъпка 4. Зачеркнете изпълнените задачи
Тази дейност беше облекчение за мнозина! Не забравяйте да преместите днешните незавършени задачи в утрешния график.
Стъпка 5. Наградете себе си
Важно е да си дадете положително насърчение след приключване на задачите и придържане към график. След като изпълните отговорностите за един ден, се възнаградете, като се накиснете във ваната, гледате любимото си телевизионно предаване или се насладите на сладка закуска. Ще се почувствате успешни и заслужавате наградата, за която сте работили.
Стъпка 6. Проверете и коригирайте графика според нуждите
Трябва да проверявате графика от време на време и да установите ползите от графика за вашите дейности. Един от начините да направите това е да погледнете дневния си ред, като същевременно следите чувствата и настроенията си. Виждате ли, че по -голямата част от графика ви е зачеркнат и се чувствате положителни и продуктивни? Ако отговорът е „да“, има вероятност графикът ви да е полезен.
- Ако обаче смятате, че твърде много от вашия график е преместен за следващия ден (и друг ден и т.н.) и просто губите ума си, трябва да направите някои корекции в графика си.
- Идентифицирайте проблемите, като проверите дневния ред и потърсите какво е останало. Може да се наложи да преоцените и реорганизирате приоритетите си, ако това, което сте пропуснали, е важно за вас (например упражнения). Може също да се наложи да промените времето, отделено за всяка задача. Например, намалете времето за подготовка сутрин от 2 часа на 1 час 3 дни в седмицата и насрочете 30-минутно бягане, като използвате оставащото време.
- Знайте, че разсрочването е обичайно и нормално. Докато не свикнете с най -подходящия график, разбира се, отнема време.
Съвети
- Вашето време е много ценно. Създаването на график ще ви помогне да се възползвате максимално от него.
- Придържането към график може да ви информира за неоткритите досега модели. Например, може би сте постоянно уморени, когато се събуждате всеки четвъртък, защото прекарвате времето си в кафенето след работа всяка сряда вечер. По този начин може да се промени, след като го осъзнаете. Може би, вместо да прекарвате време в кафенето веднъж седмично, можете да намалите честотата до веднъж на всеки 2 седмици. Така че все още можете да се забавлявате с колегите си, но не е нужно да се чувствате изтощени всеки четвъртък.
- Създаването и придържането към график може да ви помогне да работите по -ефективно и продуктивно, тъй като отделяте време за всяка задача. Това означава, че можете да избегнете „няма достатъчно време!“
