През 2013 г. е установено, че около 78 000 служители в САЩ са откраднали около 55 милиона щатски долара от своите работодатели. Данните отчитат само служителите в сектора на търговията на дребно. Тази тенденция на кражба на офиси не е без жертвите си. Предприятията и общностите, обслужвани от тези предприятия, ще загубят, тъй като с намалена печалба, предприятията ще бъдат принудени да повишават цените, така че потребителите да бъдат засегнати. За щастие има начини всички компании, от най -ниските служители до собствениците на фирми, да хванат нечестни служители и да прекратят кражбите на работното място.
Стъпка
Метод 1 от 3: Привличане на нечестни служители като надзорници
Стъпка 1. Събирайте внимателно всички доказателства за кражба
За да хванете крадец на работа, трябва да имате информация. Веднага щом се извърши търсене, съберете информация, която може да ви помогне да разберете кога, къде и ако е възможно, около кого е станала кражбата.
-
Данните, които може да искате да съберете, включват:
- Точната дата и час на загуба на пари/стоки;
- Начален и краен баланс на всяка каса (в случай на кражба на пари);
- Общ запас и продажби (в случай на кражба на стоки);
- Име на служителя, който е бил на работа, когато е станала кражбата;
- Достъп до данни за плъзгане на картата, когато е възможно;
- Отчети за разходите на служителите; и
- Бележки за използване на оборудването.
- Ако нямате информацията, започнете да записвате, когато подозирате кражба. Записът обикновено е достатъчен, за да се предотвратят бъдещи кражби, но ако кражбата продължи, ще бъдете по -добре подготвени да хванете крадец.
Стъпка 2. Намерете дефектите в бележките
Разгледайте бележките си и намерете всичко, което изглежда няма смисъл, или някакви пропуски, при които пари или предмети могат да бъдат загубени. Колкото по -добро е вашето счетоводство, толкова по -вероятно е да намерите доказателства за кражба.
Например, когато проверявате записи на акции, може да забележите, че 20 -те смартфона в началото на деня са намалели до 10, но са продадени само 9. Резултатите от тези изчисления със сигурност са въпрос и трябва да проучите
Стъпка 3. Обърнете внимание на функцията на касата
Служителите, които крадат от касовите апарати, обикновено използват различни тактики, за да прикрият следите си, обикновено с помощта на определени функции, за да получат шанс да откраднат. Например, нечестен служител може да използва функцията за продажба на касата, за да открадне. Когато купувач дава пари, в касата се въвежда заповед за продажба, така че машината да се отвори. Служителите ще дадат промяна на клиентите и ще вземат пари от касата. Клиентът нямаше как да знае това хитрост, нито продажбата щеше да бъде записана.
-
Функциите на касата, които трябва да знаете, включват:
- Без разпродажба
- Възстановяване
- $ 0 Разпродажба
- Доклади (нечестни служители могат да вкарат в джоба приходите от продажби, които възникват, когато касата отпечатва отчета).
- O'Dell Restaurant Consulting има изчерпателно ръководство, съдържащо често срещани трикове за кражба на служители и някои от които се възползват от специалните функции на касата. Прочетете ръководството на тази връзка. Докато връзката се фокусира върху ресторантите, много от триковете, споменати в ръководството, се отнасят и за много други области, включително търговията на дребно.
Стъпка 4. В случай на кражба на пари, направете изчисляването на парите в касата
Един от най -често срещаните начини за справяне с кражбата на пари е служителите да преброят парите в касата в началото на смяната и да ги преброят обратно в края на смяната. Резултатите от изчисленията ще бъдат сравнени с отчета за продажбите. Системата е сравнително лесна за внедряване и въпреки че не е гарантирано, че ще спре кражбата на пари от касата, очевидната кражба може лесно да бъде уловена.
-
Използването на стандартни таблици ще улесни собствениците и надзорниците да внедрят тази система. Включете следните редове в таблицата:
- Начален баланс
- Разпродажба в брой
- Продажби с кредитни карти/чекове
- Общи продажби
- Краен баланс
Стъпка 5. Ако е възможно, използвайте данни от видеозаписи
Ако вашата компания има система за видеонаблюдение, разгледайте кадрите, за да намерите доказателства за кражба, особено ако камерата сочи към място за кражба, като например касов апарат. Използвайте тази информация, за да стесните часа и мястото на инцидента, след което изчакайте скрити признаци на кражба, като например:
- Ръцете на служителите преместват пари от касата в джоба.
- Пари, движещи се от касата към притежателя на бакшиша.
- Странни навици в областта на касата (например нечестен служител може да маркира касовия апарат внимателно, за да запомни колко е откраднал от касата, за да може да коригира финансовите отчети).
- Продажба на стоки, които се преместват в джобове, портфейли, чанти и т.н.
- Предметите, които все още могат да се продават, се преместват в кошчето.
- Неоторизиран достъп до каси, сейфове и др.
- Посещения в офиса извън работно време,
Стъпка 6. Попитайте служителите един по един
Докато крадецът няма да си признае при разпит, честен служител може да ви даде представа. Помислете за повикване на служители във вашия офис за честна и открита дискусия относно кражбите в офиса. Можете да попитате дали знаят за служители, които крадат, или да ги помолите да спрат кражбата. Можете също така да напомните на служителите си за правилата, свързани с кражбите във вашия офис.
- Поканете служители да говорят един по един във вашата стая. Вашите служители може да се чувстват по -сигурни, ако нямат работа с други служители.
- Може също да искате да говорите с възможно най -много служители, дори и с всички служители, ако е възможно. По този начин, ако служителят, който е откраднал, е уволнен, за него ще бъде трудно да разбере кой е изтекъл информация за поведението му.
Стъпка 7. Помислете за провеждане на вътрешен одит с помощта на следовател от трета страна
Собствениците и надзорниците не са сами в решаването на проблема с кражбите в офиса. Много независими консултанти и следователи по сигурността на офиса и предотвратяването на кражби могат да ви помогнат. Въпреки че цената е твърде висока за малък инцидент, ако кражбата продължи и се превърне в голям проблем, услугите на този консултант ще бъдат много значими.
Вътрешният одит е много полезен, когато има измами на счетоводно ниво. Служителите на счетоводството могат да откраднат доста от компания, без да бъдат хванати, така че външните одитори могат да бъдат много полезни
Стъпка 8. Сблъскайте се с крадеца само ако имате убедителни доказателства
Не обвинявайте и не уволнявайте без доказателства, защото това само ще деморализира работниците и ще докаже, че можете да уволнявате произволно, особено ако по -късно се докаже, че служителят, който сте уволнили, не е откраднал. За да избегнете това, изчакайте, докато успеете да докажете кражба, преди да стреляте.
Освен това, ако уволните невинен служител и договорът на служителя съдържа клауза за сигурност на позицията, вашите действия ще включват необосновано уволнение, което може да доведе до наказателно преследване. Повечето трудови договори в САЩ обаче ви позволяват да уволните служител по всяко време, без причина или по причина
Метод 2 от 3: Защита на бизнеса от кражба
Стъпка 1. Настройте анонимна система за обратна връзка
Ако искате да освободите офиса на лоши служители, помогнете на добрите служители да го направят. Наличието на анонимна система за обратна връзка прави вашите служители по -безопасно да съобщават за кражба или друго нарушение на работното място. В допълнение, вашите служители също могат да повдигнат притеснения, критики и предложения, за да подобрят работното си място.
-
Системите за анонимна обратна връзка могат да бъдат внедрени по различни начини, например:
- Кутия за предложения в незабележимо пространство (например в стаята за почивка), така че служителите да могат да пишат бележки, без да бъдат забелязани.
- Имейл акаунт, който автоматично цензурира името на служителя, който изпраща имейл до този адрес.
- Програми за анонимна обратна връзка на трети страни, като 3sixty, Suggestionox и др.
Стъпка 2. Инсталирайте софтуер за обработка на изключения във вашата касова система
Шансовете служители да откраднат от касата ще бъдат по -малки, ако знаят, че използването на функцията за изключение в касата ще бъде докладвано на шефа. Помислете за софтуер, който автоматично отчита изключения или изисква разрешение на мениджъра, преди да могат да бъдат направени изключения, за да пази вашата каса.
- Функциите за обработка на изключения обикновено са част от съвременния софтуер за касови апарати. Ако касата във вашата компания е стара, помислете за надграждане на касата от съображения за безопасност.
-
Препоръчителните програми за касови апарати включват:
- AmberPOS
- POS доставчици
- Lightspeed Retail
- iVend Търговия на дребно
- NCR Counterpoint POS и управление на дребно
Стъпка 3. Инсталирайте система за видеозащита, ако офисът ви още няма такава
За нечестни служители надзорът ще бъде най -високата мотивация да спрат да крадат. Поставете камери на уязвими места (като касови апарати, зони със скъпи стоки и т.н.), за да намалите кражбите и да предоставите убедителни доказателства при кражба.
Доказано е също, че фалшивите камери могат да намалят процента на кражби в офиса. Разбира се, това зависи от това дали вашите служители знаят, че камерата, която инсталирате, е фалшива. Въпреки това, фалшивите камери се препоръчват само за "укрепване" на обхвата на гледане, а не за пълна подмяна на оригиналната камера
Стъпка 4. Обмислете други възможности за правно наблюдение
Видеозаписът не е единственият легален начин за компаниите да наблюдават работата на служителите. Предлагат се и различни други опции за наблюдение и тяхното използване ще зависи от това колко сериозен е проблемът с кражбата във вашия офис. Уверете се обаче, че наблюдението, което използвате, не нарушава законите във вашия район или договорите, които вие и вашите служители сте сключили. Също така се уверете, че вашите служители са запознати с мониторинга, който ще извършвате, преди мониторингът да започне.
-
Допълнителен мониторинг, който можете да направите, може да бъде под формата на:
- Проверка на историята на сърфиране в интернет;
- Сканиране на съобщения за подозрителни ключови думи;
- Мониторинг на съобщения, имейли, Wi-Fi връзки на лични устройства и др.;
- Добавяне на сили за сигурност; и
- Плъзнете регистриране на достъпа до карта в чувствителни области.
- Прекалено внимателното наблюдение на служителите обаче може да бъде опасно. Прекомерният надзор от страна на шефа може да накара служителите да се почувстват уплашени, така че техният морал да бъде разрушен, особено ако вашият надзор е много по -строг от стандартите във вашата бизнес група.
Стъпка 5. Опитайте се да установите лични отношения с всеки служител
Повечето компании познават трите основни причини за кражба на служители: служителят има голям брой спешни нужди, служителят се чувства пренебрегнат от компанията, а служителят краде поради възможност. Докато не можете да контролирате първата причина, а третата може да се справи с по -строго счетоводство и надзор, втората е въпрос на усещане. Накратко, служителите няма да крадат, ако са оценени на работното място и харесват шефа си.
-
Можете да развиете добри отношения със служителите по следните начини:
- Неофициално разговаряйте със служители, за живота, надеждите и т.н.
- Предлага бонуси и награди за добро представяне.
- Опитайте се да разговаряте, макар и малко, с всеки от служителите.
- Помислете за социални събития извън работата (ваканции, семейни излети и т.н.).
- Съчувствайте на оплакванията и разочарованията на служителите.
- Помислете за това: В проучване от 1976 г. почти половината от анкетираните отговориха, че са откраднали от съответните си офиси, без да се чувстват виновни. Не бъдете досаден шеф, за да могат вашите хора да крадат без вина, но бъдете приятел на служителите си, за да не крадат.
Стъпка 6. След уволнение реорганизирайте сигурността в офиса
Въпреки че е рядкост, уволнените служители могат да откраднат от стария си офис, особено ако все още имат ключове, данни за вход и т.н. За да избегнете това, нулирайте системата за сигурност в офиса, след като уволните определени служители. Направете следното, в зависимост от вашия тип бизнес:
- Сменете ключалката на сградата.
- Променете кода за електронно заключване.
- Променете паролата за фирмения си имейл акаунт, паролата за Wi-Fi и т.н.
- Извлечете ключа, кода на ключа или други идентификационни данни за вход на уволнения служител.
Стъпка 7. Опитайте други нестандартни решения
Нарастващият проблем с кражбата предизвика творчески идеи от различни компании за решаването му. Въпреки че не всички от следните идеи отговарят на вашата ситуация, те се оказаха ефективни за предотвратяване на кражби в определени случаи.
- Използвайте прозрачни пластмасови отпадъци. Служителите могат да скрият откраднатите вещи в кошчето, след което да ги обезопасят при изхвърляне на боклука. При бистри пластмасови отпадъци това ще бъде по -трудно.
- Вземете за правило да се уверите, че всяка кутия е изравнена преди рециклиране, за да улесните кражбата чрез метода на кошчето, коментиран по -рано.
- Пренаредете мебелите или реорганизирайте офиса, за да предотвратите невидимо пространство. Ако няма тъмна стая, служителите ще бъдат още по -трудни за кражба.
- Извършете внезапна проверка или одит на касата. Въпреки че служителите не го харесват, този метод е доста ефективен, защото ако знаят, че касата може да бъде одитирана по всяко време, е по -малко вероятно да откраднат.
- Редовно давайте подаръци. Даването на предмети, които не се продават добре на служителите безплатно, е начин за намаляване на кражбите. Например, ако служителите във вашия ресторант често крадат храна, позволете им да приемат храна, която не се продава добре.
Метод 3 от 3: Помогнете за спиране на кражбата като служител
Стъпка 1. Ако забележите нещо подозрително, свържете се с шефа си
Като служител нямате правомощия да променяте системите и да спирате кражбите, но това не означава, че не можете да помогнете. Ако видите, чуете или знаете нещо, което би могло да доведе до кражба, незабавно се свържете с вашия ръководител. Не мълчете, защото в правилата на много компании опитите за мълчание за кражба могат да ви накарат да се влачите.
В много компании, особено тези с ниско ниво на удовлетвореност на служителите или компании с голямо разстояние между висшето ръководство и служителите, може да има култура на мълчание. Служителите, които крадат, очакват кражбата им да не бъде докладвана и могат да тормозят служители, които се осмелят да го направят. В този случай не разрушавайте отношенията си с други служители, като докладвате за поведението им на шефа си на работа. Свържете се с шефа си по имейл, телефон или анонимно по -долу
Стъпка 2. Използвайте анонимна система за обратна връзка
За съжаление, в някои компании е лошо да имаш репутация на „пропусната кофа“за подаване на сигнал за кражба. Ако сте попаднали в тази ситуация, се препоръчва анонимно да подадете сигнал за кражбата. Като докладва анонимно, ръководството може да се справи с проблема с кражбата, но крадецът не може да ви обвини, че сте подавач на сигнали.
-
Нещата, които можете да опитате анонимно да подадете сигнал за кражба, включват:
- Пъхнете анонимна бележка под вратата на кабинета на шефа;
- Пишете информация в анонимна система за обратна връзка;
- Напишете имейл до шефа с адрес за еднократна употреба;
- Разговаряйте с шефа извън работното време, за да обсъдите въпроса за кражбата.
Стъпка 3. Събирайте информация внимателно, но не прекалявайте
Ако видите възможност да запишете кражбата с бележки, снимки или видео, направете го, но бъдете внимателни, когато го записвате. Ако крадецът забележи, че е записан, той може да ви избегне и да ви затрудни да докажете, че е такъв. В най -лошия случай може да бъдете етикетирани като „пропусната кофа“и отношенията ви с други приятели на работното място ще се влошат.
Не забравяйте, че в повечето случаи ще бъде достатъчно да запомните мястото и часа на инцидента и участващите хора. Ако шефът ви се доверява и описанието ви съответства на рекорда му, може да има достатъчно информация, за да действа, дори без допълнителни доказателства
Стъпка 4. Избягвайте да обвинявате импулсивно
Служителите наистина са длъжни да съобщават за кражба на шефа, но обвиняването на други служители без доказателства със сигурност не е разрешено. Освен това, дори ако има доказателства, че кражбата е извършена от определен служител, служителят не трябва да бъде унижаван пред други служители или клиенти.
Освен че са срамни, когато грешат, обвиненията без доказателства могат да понижат и морала. Твърденията без доказателства карат служителите да чувстват, че ръководството може да ги обвинява по всяко време
Съвети
Помислете за разглеждане на академични бази данни, за да намерите научни изследвания и проучвания за кражбите на работното място, за да намерите нови стратегии за предотвратяване на кражби. Например, Google Учен има стотици статии в списания по темата, до които можете да получите достъп
Внимание
- Не се опитвайте да наблюдавате хора, които подозирате, извън работата, тъй като ще бъдете разглеждани като преследвач и може да бъдете съдени.
- Не се опитвайте да съдите крадец на работното място без разрешение от вашия ръководител, защото ако се провалите, крадецът ще се почувства наблюдаван или може да си направите проблеми. Освен това служителите, уловени в кражба, могат да действат импулсивно или да се ядосат и да предизвикат конфликт в офиса. Този конфликт може да намали морала.
