За да можете да общувате по -ефективно, трябва да можете да предавате конкретно нещата (особено за да се избегне неяснотата на изреченията или объркването на другия човек). Ясната и описателна информация - независимо дали е писмена или устна - не само ще ви помогне да предадете по -ясно точките, които се съобщават, но и ще улесни другия човек да ги разбере. Няма нужда да бързате; отделете време за структуриране на вашето съобщение и се насладете на предимствата на по -конкретното общуване.
Стъпка
Част 1 от 2: Решаване каква информация да се предаде
Стъпка 1. Изберете тема, в която сте добри
Колкото повече знаете по темата, толкова по -лесно ще бъдете да предадете конкретни факти и цифри.
- Ако не сте запознати с темата, направете малко проучване (прочетете книга, разгледайте интернет страници и т.н.), за да можете да предадете или пишете по темата по -подробно. За да създадете изчерпателен материал за писане или реч, трябва да направите малко проучване.
- Ако не се чувствате уверени във вашите способности, опитайте да свържете темата с нещо познато. Можете също така да мислите за подтема, която разбирате по -добре. Например, ако бъдете помолени да говорите за изменението на климата, опитайте се да изберете един конкретен аспект, който разбирате и в който сте добри, но това попада в обхвата на темата за изменението на климата (като вашата любов към полярните мечки и въздействието на изменението на климата в местообитанията им).
Стъпка 2. Определете своя „призив за действие“
Тази стъпка може да звучи сложно, но си струва да се опитате да стесните фокуса на аргумента си и да подчертаете целта на вашето писане или реч пред слушателя или читателя. С други думи, ясно посочете какви действия трябва да предприеме читателят или слушателят, след като чуе или прочете вашия аргумент. Независимо от вида на материала, който избирате (независимо дали е измислен или философски аргумент), не забравяйте да помислите каква реакция очаквате да има слушателят или читателят. Не забравяйте тази стъпка, докато подготвяте материала.
- „Призив за действие“е термин, често използван в света на маркетинга, но може да се приложи и към процеса на съставяне на писмен или речев материал. Каквато и да е вашата тема, помислете как есето може да се използва като маркетингов елемент за предаване на конкретно послание и насърчаване на хората да действат според вашите очаквания.
- Някои призиви за действие с общо предназначение: информирайте нещо, насърчете някой да направи нещо, препоръчайте нещо, обсъдете нещо, подкрепете аргумент, обяснете нещо, инструктирайте нещо и се борете с нещо.
- Ако искате да пишете за полярните мечки и изменението на климата, вашият призив за действие вероятно ще се отнася до действия, които слушателите или читателите могат да предприемат, за да се справят с въздействието на изменението на климата.
Стъпка 3. Уверете се, че отговаряте на въпросите по темата
Каквато и да е целта ви (отговор на въпрос, опровержение на аргумент или изпълнение на задача), помислете внимателно за конкретните въпроси, на които трябва да отговорите по темата. Разбира се, можете да добавите допълнителна информация, която все още е от значение. Но първо се уверете, че първо сте отговорили на основните въпроси.
Помислете за въпросната дума, която започва въпроса. Например, ако бъдете помолени да опишете какво правите на работа, може да се изкушите да обясните други неща, свързани с темата, например как сте се представили на работа или защо сте избрали тази работа. Тази информация - макар и интересна и важна за чуване - не е основната информация, която трябва да представите. Преди да добавите друга информация, не забравяйте да отговорите на основния въпрос
Стъпка 4. Помислете за продължителността на вашето писане или реч
Ако имате право да напишете максимум 500 думи или да говорите за 15 минути, уверете се, че сте в състояние да предадете цялата важна информация и аргументи в тези граници. Ако продължителността на писане или говорене не е посочена, помислете внимателно какво послание трябва да предадете, какви теми искате да повдигнете и кой е вашата целева аудитория или читател. Това ще ви помогне да определите продължителността на времето за писане или говорене. Уверете се, че цялата важна информация може да бъде предадена, без да правите слушателя или читателя скучен и труден за слушане.
- Опитайте принципа на обърната пирамида. Обърната пирамида поставя цялата важна информация в горната част и по -малко важната информация в долната част. Ако ви е грижа за обхвата на вниманието на слушателя, научете се да прилагате този принцип. Разбира се, този принцип не се прилага за всички видове писане или реч. Но поне ако искате да се научите да съобщавате някои важни моменти, принципът на обърнатата пирамида си струва да опитате.
- Ако ви остава време (вербална комуникация) или страници (невербална комуникация), не добавяйте само безсмислени думи. Опитайте се да измислите друга информация или примери, които са от значение за вашата тема; предават подробности, които са полезни за слушателя или читателя.
- Предоставете подходяща основна информация. Неуместните подробности само ще направят аргумента ви по -малко фокусиран.
Стъпка 5. Дайте пример
Независимо дали са вербални или невербални, и двете изискват да изградите аргумент и да предоставите примери в подкрепа на този аргумент. Не забравяйте, че конкретната информация винаги изисква проверка.
- В политическа реч или научна работа например примерите трябва да бъдат представени в директен и специфичен формат, като например „Пример …“. Докато в по -непринудени жанрове, като творческо писане, примерите се предоставят в по -неявен формат. Например, за да обясните, че вашият герой е много моден, трябва да опишете какви дрехи носи или кой е любимият й магазин за дрехи.
- Не прекалявайте с примери. Ако дадете твърде много несвързани примери, има вероятност вашите слушатели или читатели да забравят основната ви тема. Избягвайте тази възможност, като оцените всички подробности от примера, който ще представите; уверете се, че има ясна връзка между примера, който предоставяте, и основния ви аргумент.
Стъпка 6. Обяснете колкото е възможно повече всички въпросителни думи
Освен ако вашият материал не е много кратък, помислете за изясняване на въпросите кой, какво, кога и къде във вашия материал. Този метод е особено важен за прилагане в бизнес комуникацията. Ако искате нещо от някого, разбира се, трябва да предадете това, от което се нуждаете, кой се нуждае от него, кога трябва да бъде изпълнено и къде може да бъде изпълнено.
Въпросните думи „как“и „защо“могат или не могат да бъдат важни (в зависимост от съдържанието на вашето съобщение). Помислете внимателно как слушателите или читателите ще тълкуват вашето съобщение; никога не предполагайте, че ще разберат, ако не им кажете
Стъпка 7. Не обобщавайте темата
Обобщенията често се правят, когато не знаете какво друго да кажете (обикновено се случва при невербална/писмена комуникация). Някои често срещани примери са изреченията „От много отдавна …“или „Много хора мислят …“. Може да се каже, че тези фрази са твърде абстрактни и широки, така че е трудно да се оправдае истината.
Например, вместо да започнете есето си с думите: „Технологиите влошават съвременния живот“, бихте могли да кажете: „Според някои експерти технологията причинява комуникационни проблеми между хората и увеличава чувството за самота на човек“
Част 2 от 2: Избор на думи
Стъпка 1. Използвайте подходящи прилагателни и наречия
Описателните изречения обикновено ще улеснят слушателя или читателя да разбере какво имате предвид. Освен това такива изречения обикновено ще бъдат по -интересни за слушане или четене. Не използвайте обаче описателни изречения твърде често; опасява се, че тези изречения всъщност ще бъдат излишни и ще имат по -малко въздействие върху слушателите или читателите.
- Помислете как слушателят или читателят ще си представи вашия избор на думи. Ако думите ви не създават ясна картина в съзнанието им, има шанс да изберете думи, които са твърде двусмислени. Например, ако просто кажете „Този човек се прибра вкъщи“, на слушателя вероятно ще му е трудно да си го представи. Вместо това опитайте да кажете: „Умореният старец се прибра в тъмната си и празна къща“; такова описание ще направи много по -лесно слушателя или читателя да разбере ситуацията.
- Изречението „Той заеква и заеква“съдържа излишно наречие, защото думата „заекване“вече може да се тълкува като нарушение на речта, което кара човек да говори с прекъсвания.
- Ако не сте сигурни дали използваният език е достатъчно описателен, помолете някой близък до вас да прочете и оцени вашето писане. Попитайте ги дали вашето писане е достатъчно подробно и дали езикът, който използвате, е достатъчно ясен.
- Вместо да описвате всеки обект, който споменавате, фокусирайте се само върху най -важните обекти в съобщението си.
Стъпка 2. Използвайте правилното съществително
Не оставяйте своите читатели или слушатели объркани; винаги се опитвайте да споменете конкретно име, заглавие и местоположение.
Стъпка 3. Предоставете подробности за часа
Уверете се, че слушателят или читателят е в състояние да разбере наречието за времето, което предавате; Вместо да казвате „следващата седмица“или „скоро“, използвайте по -конкретни термини като „в понеделник“или „преди половин шест“.
Стъпка 4. Използвайте техниката на писане „покажи не казвай“
В творческото писане използването на описателни думи и фрази се основава на петте сетива: зрение, обоняние, вкус, слух и допир. Този метод е полезен и за други видове писмена или устна реч, особено след като е възможно слушателите или читателите да „преживеят“ситуацията и да стигнат до собствените си заключения.
- Например изречението „Deshawn е много щастлив“все още липсва в детайли. Читателите няма да разберат щастието като това, което чувства Дешоун. Вместо това опитайте да пишете: „Дешоун почувства как сърцето й подскочи, когато най -накрая срещна Ерика. Той няма търпение да сподели добрата новина, която току -що е чул, със стария си приятел. "Тези конкретни и конкретни подробности за чувствата на Дешоун позволяват на читателя да разбере по -добре емоциите на Дешоун.
- За да можете да обясните нещата по -добре, научете се да наблюдавате нещата по -подробно. Започнете, като наблюдавате малките детайли в ежедневието си; изостри петте си сетива.
Стъпка 5. Знайте кога да перифразираме
Ако искате да цитирате думите на някой друг, помислете за цитиране на действителното изречение. За съжаление, този метод работи само ако цитатът е ясен и кратък. Ако изречението, което цитирате, е твърде сложно или трудно за разбиране, помислете за перифразиране (повторно обясняване със собствените си думи), за да улесните слушателите или читателите да разберат.
Диалогът е съществен елемент, необходим за развитието на сюжет и характер в творческото писане. Затова не забравяйте да го напишете под формата на диалог, а не да перифразирате
Стъпка 6. Разширете речника си
Широкият речник може да ви помогне да общувате по -добре. Колкото повече думи знаете, толкова по -лесно ще бъде да изберете думите, които най -добре съответстват на детайлите, които искате да предадете.
- В определени ситуации може да се наложи да използвате сложен избор на думи. Но не забравяйте да избягвате думи, които не са често срещани и трудни за разбиране. Не забравяйте, че важен елемент от комуникацията е съобщението, а не изборът на речник. Също така трябва да бъдете внимателни при избора на технически жаргон; има опасения, че жаргонът не е познат в съзнанието на слушателите или читателите.
- Езиковите речници и тезаурусът са обекти, които наистина ви помагат да обясните нещо. Ако не сте сигурни в думите, които сте избрали, винаги проверявайте значението на думите в речника.
Стъпка 7. Избягвайте прекалено сложните структури на изреченията
Уверете се, че поставяте всяка дума в правилния ред. Уверете се също, че използвате правилната структура на изречението, така че вашето съобщение да се чувства плавно, ясно и сбито. Опитайте да сравните изреченията по -долу:
- „Индустриалният шпионаж, заедно с нарастващото използване на компютри за съхраняване и обработка на корпоративна информация, се разраства бързо.“Това съобщение изглежда неясно, защото вмъкнатите клаузи всъщност объркват основната идея на изречението.
- "Индустриалният шпионаж се разраства бързо с нарастващото използване на компютри за съхраняване и обработка на корпоративна информация." Това съобщение се чувства по -ясно, защото основната идея е предадена в началото на изречението.
