Има много събития в живота, които изискват да поискате удължаване на времето. Може би имате нужда от време за домашна работа или имате проблеми с изпълнението на работните проекти навреме. В такива моменти трябва да можете да напишете писмо с искане за удължаване на срока ефективно и по подходящ начин. Помислете за молбата си, например колко време ви е необходимо и защо? След това напишете писмото в официален стил и го изпратете с тракер, за да сте спокойни.
Стъпка
Метод 1 от 3: Съставяне на съдържанието на писмото
Стъпка 1. Пишете възможно най -скоро
След като разберете, че имате нужда от разширение, незабавно подгответе писмо. Трябва да дадете на получателя възможно най -много време, за да реши вашата ситуация. Също така трябва да изглеждате готови, въпреки факта, че искате корекция на графика.
Стъпка 2. Определете колко допълнително време имате нужда
Обмислете всички фактори и направете реалистично искане. Ако заявеното време е твърде кратко, може да се наложи да поискате удължаване по -късно. Когато е възможно, сроковете не трябва да се пропускат. Така че най -добре е вашите изчисления да са малко преувеличени.
- В зависимост от ситуацията, може да искате да разгледате това писмо като част от преговорите. В този случай е добра идея да поискате повече време, така че все още да има място за компромиси и да намерите среда.
- Измерете скоростта си въз основа на текущия си напредък и каква част тепърва ще бъде завършена. Например, ако работите по консултативен проект в продължение на три месеца, трябва да можете да прецените колко работа е все още незавършена.
- Имайте предвид, че получателят на писмото може също да има срок. Може би те също имат срок, който сега трябва да бъде отложен. Например, преподавателите обикновено трябва да оценяват факултета в средата на семестъра и трябва да планират подаването на студентски задачи според крайния срок.
Стъпка 3. Знайте правилата
Знайте точния срок, преди да поискате корекция. Не оставяйте впечатлението, че не можете да управлявате времето си, като поискате удължаване, без да знаете текущата ситуация. Например, някои държавни агенции изискват да подадете заявка в рамките на 24 часа след първоначалния контакт. Ако не можете да го спазите, можете да кажете, че графикът е твърде стегнат.
Стъпка 4. Включете правдоподобно обяснение
Отделяте време за съставяне на писмото и получателят също отделя време, за да го прочете. Така че, осмислете това писмо. Помислете за истинската си причина и я предайте честно на получателя. Не лъжете и не преувеличавайте причините, защото ще загубите себе си.
- Добра причина, която може да бъде посочена, е желанието да се работи старателно и внимателно. Например, ако завършвате проект, който засяга безопасността на голям брой хора, посочването на този факт във вашето обяснение ще ви бъде от полза.
- Ако има няколко причини, изберете най -добрата. Например, ако отлагате предложение за работа, кажете, че искате да направите допълнително проучване на движещите се разходи (ако това е вярно), не казвайте, че чакате и друго предложение.
Стъпка 5. Предоставете някои избрани подробности
Детайлите ще придадат нотка автентичност и умение в писането. Това е особено важно, ако пишете на правителството или на група хора, които никога не сте срещали лично.
- Например, ако дядо ви е починал два дни преди крайния срок за есе за колежа, може да искате да опишете събитието като „семейна авария“, а не просто „спешен въпрос“. Ще трябва също да споменете заминаването на дядо си и малко информация за пътуването ви у дома.
- Подгответе документи, преди да подадете заявка. Може да се наложи да опишете предишното си кандидатстване или работа, особено ако имате работа с правителството или други официални органи. Доказването, че сте следвали всички стъпки на процеса до този момент, ще бъде от полза за вашия случай.
Стъпка 6. Изберете положителен стил и съдържание
Никой не иска да прочете писмо, съдържащо жалба. Вместо това опишете негативното събитие бързо и на ниво, след което преминете към положителното решение, което сте поискали. Например, ако смятате, че офертата ви за начална заплата е твърде ниска, може да напишете: "Имам нужда от известно време, за да разгледам офертата ви. Чувствам обаче, че по -високата заплата ми позволява да работя по -ефективно."
Стъпка 7. Проучете писмото, преди да го изпратите
Отделете няколко минути, за да прочетете отново писмото си, преди да го изпратите. Потърсете редакционни и въвеждащи грешки. Стартирайте програма за граматика и правопис на компютъра. Помолете вашия доверен приятел да го прочете. Не бързайте и не пропускайте тази стъпка, защото ако направите грешка, ще се окажете небрежни и това може да повлияе на крайния резултат.
Метод 2 от 3: Следване на официалните правила за писане на писма
Стъпка 1. Подгответе раздела със заглавието
Датата трябва да е в горния десен ъгъл на страницата. Прескочете един ред под него, след това напишете адреса, също подравнен вдясно. След това прескочете друг ред и запишете пълния адрес на получателя, подравнен вляво.
Ако заявката е изпратена по имейл, можете да пропуснете датата и адресната част и да преминете директно към поздрава. Уверете се обаче, че използвате ефективна и ясна тема. Например, ако изпращате писмо до лектор, напишете темата „Искане за разширяване на яванския исторически документ на Анди Видодо“
Стъпка 2. Използвайте официален и пълен поздрав
Започнете с „Уважаеми“. След това следвайте по заглавие и име. Например „Скъпи. Г -н Баскоро "или" Уважаеми. Г -жа Дармавати ". Понякога трябва да използвате и сложно заглавие, като „Скъпи. Професор Абдурахман "или" Скъпи. Раден Виранинграт ".
- Дори и да знаете неофициално получателя, това писмо все още е официална молба, така че стилът и съдържанието трябва да бъдат официални. Не пишете например „Здравей, Дон“.
- Опитайте се да намерите конкретен човек, който да получи вашето писмо. В противен случай вашето писмо ще изглежда като писмо във формат. Например „Скъпи. Raden Wiraningrat "е по -добре от" До заинтересованите ".
Стъпка 3. Използвайте форматиране на кратки абзаци
Текстът на писмото трябва да се състои само от 1-3 параграфа. В повечето случаи можете да отворите с 1-2 реда, да обясните заявката в 2-4 реда и да завършите с 1-2 реда. Ако трябва да разработите до три пълни абзаца, отделете увода, основната част и заключението.
За да отворите писмото, можете да кажете: „Аз съм Анди Видодо, ученик, който посещава уроците ви по яванска история всеки понеделник сутрин в стая III-C“. Това ще събуди спомена за лектора и той няма да трябва да търси кой сте
Стъпка 4. Обърнете внимание на заключителните думи
Не пренебрегвайте важността на солидните изводи. Използвайте това последно изречение, за да повторите случая си (в един ред) и да благодарите на получателя за отделеното време. Можете да напишете „Благодаря ви за отделеното време и внимание.“
- Затворете писмото с официален поздрав преди името си. Някои от тях са „Искрено“, „Искрено“или „С цялото ми уважение“.
- Ако имате нужда от отговор в рамките на определено време, включете тази информация в края. Можете да го поставите в реда за благодарност. Например „Благодаря за вниманието и очаквам с нетърпение да ви чуя следващата седмица.“Когато пишете този раздел, опитайте се да не създавате впечатление, че натискате или преследвате получателя.
Стъпка 5. Въведете пълното си име и подпис
Под поздрава „С уважение“оставете 3-4 реда празни. След това напишете пълното име, подравнено вляво. Използвайте празния ред, за да добавите оригиналния подпис. Ако това писмо ще бъде изпратено по имейл, можете да изтриете празния ред и просто да въведете името.
Метод 3 от 3: Изпращане на писма до получатели
Стъпка 1. Направете или запазете копие на вашето писмо
След като прочетете чернова и преди да я изпратите, направете снимка на писмото (прехвърлено в PDF), запазете черновата онлайн или го копирайте. Може да се наложи да отбележите датата на доставка, ако тя не е същата като датата на писмото. Съхранявайте това копие на сигурно място за лични файлове.
Стъпка 2. Изпратете със стандартна доставка
Занесете писмото до пощата, предайте го на чиновника или го поставете в пощенската кутия. Ако искате гаранция, че пощата е получена, поискайте услуга за проследяване.
Ако писмото е изпратено по пощата, уверете се, че е отпечатано на висококачествен принтер с добро мастило. Ръкописни молби обикновено не се приемат
Стъпка 3. Изпратете го по имейл
Това е може би най -добрият начин да изпратите заявка, тъй като не отнема много време и е много надежден. Уверете се, че имейл адресът на получателя е правилен и включете вашия идентификационен номер, ако е уместно, в темата.
- Получателят може да види деня и часа, когато сте изпратили имейла. Имайте предвид това, ако често изпращате имейл късно през нощта.
- Уверете се, че вашият имейл е официален с адреса, който използвате. Изпратете от професионално изглеждащ акаунт. Пример за подходящ имейл акаунт за работа е „[email protected]“.
- Ако изпращате писмо по факс, не забравяйте да изчакате страницата за потвърждение, показваща, че писмото ви е изпратено и получено успешно.
Стъпка 4. Направете заявка по телефона вместо с писмо
Ако молбата ви е спешна или наближава последната минута, може да е добра идея да попитате лично по телефона. Ако случаят е такъв, придържайте се към официално отношение и заявете съгласувано своя случай.
Съвети
- Опитайте се да напишете буква от една страница или по -малко. Писмо като това изглежда завършено, но лесно за четене.
- Знайте дали получателят ще изпрати отговор, например писмо за потвърждение.
Внимание
- Обещайте нещо реалистично. Не позволявайте допълнителното ви време да се изразходва за допълнителни задачи.
- Възползвайте се максимално от това разширение. Не позволявайте отново да поискате разширение.
- Уверете се, че сте включили всички необходими формати. Някои организации изискват да използвате формат на писмо, който са дефинирали.
