Това wikiHow ви учи как да създадете база данни, използвайки данни от електронни таблици на Microsoft Excel, като ги импортирате директно в Access, програмата за управление на бази данни на Microsoft. Можете също да експортирате данни от Excel във формат, който програмите за бази данни могат да отварят. Microsoft Access е програма от пакета програми на Microsoft Office и е достъпна само за компютри с Windows.
Стъпка
Метод 1 от 2: Използване на Microsoft Access
Стъпка 1. Отворете Microsoft Access
Тази програма е маркирана с червена икона с буквата „ А След това ще се отвори страницата с шаблон на Access.
Access е проектиран да работи с Excel и е включен в Excel в планове на Microsoft Office Professional и е достъпен само за компютри с Windows
Стъпка 2. Щракнете върху Празна база данни
Намира се в горния ляв ъгъл на прозореца на програмата.
Ако искате да използвате различен шаблон за вашата база данни на Access, изберете желания шаблон
Стъпка 3. Щракнете върху Създаване, когато бъдете подканени
Намира се в долния десен ъгъл на изскачащия прозорец. След това ще се отвори базата данни на Access.
Стъпка 4. Щракнете върху раздела Външни данни
Този раздел се намира в лентата с менюта в горната част на прозореца за достъп.
Стъпка 5. Щракнете върху Нов източник на данни
Това е най -отляво на лентата с инструменти " Външни данни " След това ще се покаже падащо меню.
Стъпка 6. Изберете Файлове
Тази опция е в падащото меню. След това ще се покаже изскачащо меню.
Стъпка 7. Щракнете върху Excel
Той е в изскачащото меню. След това ще се отвори прозорецът за импортиране.
Стъпка 8. Щракнете върху Преглед
Намира се в горния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 9. Изберете електронна таблица на Excel
Отидете в папката за съхранение на електронни таблици в Excel и щракнете върху електронната таблица, която искате да отворите.
Стъпка 10. Щракнете върху Отваряне
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 11. Определете метода за прехвърляне на данни
Щракнете върху бутона за избор вляво от една от следните опции:
- “ Импортирайте изходните данни в нова таблица в текущата база данни ” - Изберете тази опция, ако създавате нова база данни без таблици или ако искате да добавите нова таблица към съществуваща база данни. Създавайки нова таблица, можете да редактирате информацията чрез Access.
- “ Добавете копие на записите към таблицата ” - Изберете тази опция, ако използвате съществуваща база данни и искате да добавите данни към една от таблиците в базата данни. Като добавите съществуваща таблица, можете да редактирате информацията чрез Access.
- “ Свържете се с източника на данни, като създадете свързана таблица ” - Изберете тази опция, за да създадете връзка в базата данни, която ще отвори базата данни в Excel. С тази опция не можете да редактирате информация чрез Access.
Стъпка 12. Щракнете върху OK
Намира се в долната част на прозореца.
Стъпка 13. Изберете работен лист
В горната част на прозореца щракнете върху името на работния лист, който искате да импортирате от избрания документ на Excel.
- По подразбиране Excel създава работен лист с три работни листа с етикет „Лист 1“, „Лист 2“и „Лист 3“. Можете да изпратите само един работен лист за един процес. Ако съхранявате информация на трите листа, ще трябва да завършите процеса на прехвърляне на първия лист, след това да се върнете в раздела „Външни данни“и да повторите всички стъпки за останалите листове.
- Можете да изтривате, добавяте и редактирате имена на листове в Excel и всички направени от вас промени се показват в базата данни на Access.
Стъпка 14. Щракнете върху Напред
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 15. Активирайте заглавията на колони
Щракнете върху полето „Първият ред съдържа заглавия на колони“, ако листът на Excel има свои собствени заглавия на колони в горния ред (например ред „ А ”).
Премахнете отметката от квадратчето, ако искате Access да създава заглавия на колони
Стъпка 16. Щракнете върху Напред
Стъпка 17. Редактирайте колоните и клетките на електронната таблица, ако е необходимо
Ако искате да импортирате всички клетки от електронна таблица без промени, пропуснете тази стъпка:
- За да редактирате клетки, щракнете върху заглавията на колоните, които искате да промените, след което редактирайте името на клетката, типа данни и/или дали клетката е индексирана или не.
- Ако не искате да импортирате клетки, поставете отметка в квадратчето „Не импортирайте поле (пропускане)“.
Стъпка 18. Щракнете върху бутона Напред
Стъпка 19. Задайте първичен ключ за базата данни
За най -добри резултати оставете настройките по подразбиране такива, каквито са (за да може Access да присвои свои собствени ключове).
Можете сами да зададете ключа, като поставите отметка в квадратчето „Избери моя собствен първичен ключ“и въведете ключа в полето до опцията. Въпреки че не се препоръчва, можете също да изберете „Без първичен ключ“
Стъпка 20. Щракнете върху Напред
Стъпка 21. Добавете име
Въведете името на електронната таблица в полето „Импортиране в таблица“.
Пропуснете тази стъпка, ако искате да покажете базата данни с нейното име по подразбиране
Стъпка 22. Щракнете върху Готово
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 23. Щракнете върху Затвори
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца. След това прозорецът за импортиране ще се затвори и базата данни ще бъде създадена.
Можете първо да поставите отметка в квадратчето „Запазване на стъпките за импортиране“, за да се уверите, че програмата запомня настройките, зададени за тази база данни
Метод 2 от 2: Използване на програма за бази данни на трети страни
Стъпка 1. Отворете документа на Excel
Щракнете двукратно върху документа на Excel, който искате да преобразувате в база данни.
Ако не сте създали документ, отворете Excel, щракнете върху „ Празна работна книга ”И създайте документ, преди да преминете към следващата стъпка.
Стъпка 2. Щракнете върху Файл
Той се намира в лентата с менюта в горната част на прозореца на Excel (Windows) или в горната част на екрана (Mac).
Стъпка 3. Щракнете върху Запиши като
Тази опция е в менюто Файл ”.
Стъпка 4. Щракнете двукратно върху този компютър
Това е в средата на страницата.
Пропуснете тази стъпка за потребители на Mac
Стъпка 5. Изберете файлов формат
Кликнете върху падащото меню „Запазване като тип“(Windows) или „Файлов формат“(Mac), след което изберете една от следните опции:
- Ако използвате компютърно базирано приложение за база данни, щракнете върху Форматиране . CSV ”(Стойности, разделени със запетая).
-
Ако използвате уеб базирано приложение за база данни, щракнете върху Форматиране . XML ”.
Ако документът на Excel няма XML данни, не можете да изберете XML формата
Стъпка 6. Щракнете върху Запазване
Намира се в долната част на прозореца. След това документът ще бъде запазен с предпочитанията, които сте задали.
Стъпка 7. Създайте нова база данни за използваната програма за бази данни
Процесът ще бъде различен, в зависимост от използваната програма. Обикновено обаче трябва да отворите програмата, щракнете върху „ Ново " (или " Файл ” > “ Ново ”) И следвайте подканите, показани на екрана.
Стъпка 8. Потърсете бутона Импортиране …
Този бутон обикновено се показва след щракване върху менюто „ Файл ”, Но използваната програма за база данни може да има свои различия.
Стъпка 9. Изберете файла Excel
Намерете и щракнете двукратно върху файла, който сте експортирали от Excel.
Стъпка 10. Следвайте подканите от приложението за база данни, за да импортирате данните
Стъпка 11. Запазете базата данни
Обикновено можете да отворите менюто „Запазване“, като натиснете Ctrl+S (Windows) или Command+S (Mac).
