Един от начините предприятията да останат конкурентоспособни е да подобрят своите бизнес процеси, както от оперативна, така и от финансова гледна точка. За да направите това, е необходим начин за измерване на конкретния напредък на процеса. „Това, което не може да бъде измерено, не може да се управлява.“Бизнесът не може да управлява процес, ако няма подходящ метод за измерване. Следователно метриките (измерими подробности за процеса) се използват за събиране на данни преди и след внедряването на промените. Анализът на тези показатели предоставя данни, които съобщават размера на подобрението, дължащо се на промените в процеса. За да започнете, първо трябва да изберете показател, който отговаря на процеса, който измервате.
Стъпка
Част 1 от 3: Създаване на система за подобряване на процеса
Стъпка 1. Определете какво трябва да се измери
Тоест какво имате предвид под „подобрение“. Искате ли процес, който е по -надежден, по -бърз, ефективен или по -добър в нещо друго? Това ще изясни вашия проект. Уверете се, че вашият процес произвежда измерима продукция.
Например компания, която иска да увеличи скоростта на доставка на продукти, ще измерва времето за доставка. Компаниите за дигитализиране на данни може да пожелаят да измерват процента на символните грешки в партида или да обработват продукцията
Стъпка 2. Уверете се, че речникът на вашия проект е последователен
Използвайте общоприети термини, за да осигурите точност и последователност на измерванията. Това гарантира надеждността на информацията, споделена с други страни от различни места и съоръжения. Това ще предотврати недоразумения и ще изясни дефинициите на всички измервани променливи.
Например компанията измерва времето в дни. Други клонове на същата компания може да имат различни тълкувания на думата „един ден“. Може би те мислят за това като за 8 -часов работен ден, а не за 24 -часов. Такива неща могат да доведат до недоразумения между клоновете на компанията
Стъпка 3. Решете как ще се събират данните
Данните трябва да се събират по същия начин в цялото предприятие. Например, ако един отдел използва произволна извадка за събиране на данни, всички отдели трябва да последват примера му. В противен случай данните няма да бъдат сравними. Освен това мерните единици също трябва да бъдат еднакви. Уверете се, че използваните мерни единици са еднакви при измерване на изхода.
Например скоростта на доставка може да бъде измерена в минути или часове. Превръщането от една единица в друга е просто загуба на време
Стъпка 4. Определете стандарта за прецизност на изчисленията
Това означава, че един отдел не трябва да закръгля номера, докато няма запетаи, а друг отдел трябва да закръгли до две цифри след запетаята. Разликата в нивото на детайлност в цифрите ще обърка резултатите. Не забравяйте, че по -малките единици са склонни да дават по -точни резултати.
Например всички отдели трябва да се споразумеят как да закръглят числата
Част 2 от 3: Определяне на подходящи показатели за проекта
Стъпка 1. Изберете първичен показател
Ключовите показатели определят резултатите или целите на подобряването на процеса. Например, автомобилен производител може да измери броя на произвежданите автомобили на час. Преди да се извърши подобряване на процеса, първо се взема основата за измерване. В края на проекта процесът се измерва отново. След това се извършва изчисляване на броя на подобренията в процеса.
Стъпка 2. Свържете ключовите показатели с бизнес показателите
Бизнес показателите измерват как подобренията на оперативните процеси постигат една от целите на компанията. Например, ако основният показател е да ускори производството на продукти, бизнес показателят може да увеличи печалбите или да намали постоянните разходи. Между ключовите и бизнес показателите има причинно-следствена връзка. Това несъответствие обяснява причината, поради която подобренията в ключовите показатели също подобряват представянето на компанията.
Стъпка 3. Помислете за възможни неочаквани резултати
Неочаквани товари могат да възникнат в резултат на проекти за подобряване на процеса. Ако първичната метрика измерва какво трябва да се подобри, ще има и други последващи показатели за измерване на това, което не трябва да се променя. Следващите метрични данни трябва да бъдат получени преди, по време и след проекта. От многото възможни последващи показатели в даден проект, само няколко имат голямо влияние върху качеството на продукцията и трябва да бъдат взети под внимание.
Например, компания, която иска да увеличи скоростта на доставка, не трябва да изпитва повишени разходи поради лошо боравене и повреда на продукта. В този случай делът на дефектите на продукта е последваща метрика
Стъпка 4. Определете финансови показатели
Спестяването на пари не е задължително основният показател на компанията. Компаниите обаче трябва да следят финансовите резултати от подобренията на процесите. Това не трябва да се бърка със счетоводните разходи по проекта. Финансовите показатели трябва да бъдат инструмент за анализ на финансовите ползи от предприетите проекти. Много компании продължават да следят финансовите показатели до една година след приключване на проекта.
Например, може да се очаква увеличаване на времето за производство, което да увеличи приходите на компанията. Компанията ще следи приходите, заедно с други фактори, като печалба, от момента на въвеждане на промяната, и ще измерва как ще бъде въздействието на промяната в процеса
Част 3 от 3: Събиране на данни
Стъпка 1. Измерете времето
Времето на процеса измерва продължителността на стъпките в процеса на издължаване на продукт или услуга. Други метрики за време измерват продължителността на времето, през което проектът добавя стойност, или времето, необходимо за отговор на заявка на клиент. Изчисляването на показателя може да бъде процент от времето за доставка.
Доказано е, че стратегиите за намаляване на времето на процеса увеличават бизнеса. Това може да увеличи производството и по -бързото доставяне на продукти или услуги. Ако цената и качеството на стоките или услугите са същите като тези на конкурентите, клиентите ще изберат да купуват стоки или услуги, които се приемат по -бързо. Ако времето за обработка може да бъде намалено, шансовете за получаване на нови поръчки и бизнес ще бъдат по -големи
Стъпка 2. Измерете разходите
Показателят за разходите оценява общите разходи за производствения процес. Този показател също измерва оперативните разходи спрямо нивата на производство. Цената на транзакция измерва разходите за производство на една единица. Спестяването на разходи измерва намаляването на разходите за транзакция. Спестяването на труд измерва намаляването на работното време, необходимо за производството на стоки или услуги.
Стратегията за намаляване на разходите става важна, когато бизнес приходите започнат да намаляват. Например през 2011 г. Bank of America претърпя спад в приходите от заеми и търговия. Следователно те намалиха работната си сила, за да продължат да плащат на акционерите. Банковите мениджъри и консултанти решиха да използват показатели за разходи, за да идентифицират работни места, които могат да бъдат отписани, за да спестят пари, без да навредят на компанията
Стъпка 3. Измерете качеството
Показателите за качество измерват удовлетвореността на клиентите. Данните за удовлетвореността на клиентите могат да бъдат получени чрез анкети, жалби на клиенти и други отзиви. Показателите за качество също оценяват дали процесът добавя стойност за клиента. Този показател разглежда и честотата на грешките и преработката. Процентът на грешките ще се види в нивото на дефектите на продукта. Процентът на завършеност и нивото на точност измерват честотата на процесите без дефекти.
- Здравната индустрия разчита до голяма степен на показателите за качество. Подобряването на качеството трябва да се основава на данни. Анализаторите разглеждат финансови и клинични данни, за да определят вариациите в предоставянето на здравни грижи. Процесът на предоставяне на услуги се разбива и след това се търсят разточителни или излишни области, за да се създаде процес, който осигурява висококачествени резултати. Намаляването на разходите не добавя стойност, ако не може да подобри или поддържа дадено ниво на качество.
- Ключът към подобряване на качеството е повишаване на ефективността без намаляване на ефективността. Ефективността се отнася до размера на ресурсите, необходими за доставяне на продукт или услуга. Ефективността се отнася до това колко добре са постигнати целите на продукта или услугата.
Стъпка 4. Измерете изхода
Изходните показатели измерват количеството на продукт или услуга, предоставени за определен период от време. Производствените цели трябва да бъдат съобразени с изискванията на клиентите. Изходните показатели също разглеждат изоставането и излишните запаси (сумата от двете трябва да бъде минимална). И накрая, текущата работа се измерва, за да се определи броят на продуктите или услугите, които са в процес на производство.
Една стратегия за увеличаване на производството в производството е стандартизирана работа. Например в автомобилната индустрия производителите на автомобили имат стандартни методи за инсталиране на автомобили. Производителите могат да определят стандарти за производствения процес, за да увеличат продукцията. Метриките могат да помогнат да се анализира колко добре процесът подобрява продукцията. Процесът се казва успешен, ако продуктът е направен в рамките на определено време с нов стандартизиран процес, увеличаващ се в брой
Стъпка 5. Измерете сложността на процеса
Този показател измерва броя на стъпките в производствения процес, които трябва да бъдат преминати. Този показател също показва честотата на забавяне на процеса поради смяна на ръцете или искания за одобрение от надзора. Броят на стъпките в процеса се брои заедно със стъпките на процеса на добавяне на стойност. Тези стъпки правят продукта или услугата по -ценни. Метриката също така измерва честотата на връщането на продукта за отстраняване на дефекти.
