Наскоро сте направили фатална грешка или сте наранили нечии чувства? Ако е така, не се колебайте да се извините по искрен и ефективен начин, например като напишете писмо. Всъщност писането на извинително писмо - независимо дали е лично или професионално - е доста полезно за коригиране на вашите грешки, както и на отношенията ви със съответното лице. Не забравяйте обаче да приложите различните методи по -долу, за да накарате писмото ви да звучи искрено и по същество.
Стъпка
Метод 1 от 3: Създаване на писмо за лично извинение
Стъпка 1. Попитайте какво можете да направите, за да подобрите ситуацията
Вероятно въпросният човек знае точно какво трябва да направите, за да поправите грешката. Поискането на тяхно мнение показва вашата готовност да направите всичко необходимо, за да приемете извинението им и да подобрите ситуацията.
Например, можете да кажете: „Осъзнавам, че обърках партито ви, защото не дойдох, въпреки че имах уговорена среща. Искате ли да ви почерпя с питие в кафене или да приготвя вечеря в къщата си, така че вече не се ядосваш? Знаеш ли, нашето приятелство е много важно за мен."
Стъпка 2. Предложете възможността за среща, за да се извините лично
Дори ако това наистина зависи от проблема, опитайте да го поканите, за да можете да се извините лично. Преди да завършите писмото, изразете желанието си да се срещнете с него на неутрално място, за да можете да се извините лично. Въпреки че офертата може да бъде отхвърлена от него, все пак я предлагайте.
Например, може да кажете: „Наистина исках да се запознаем, за да мога да се извиня лично. Моля, кажете времето, което ви подхожда, нали?"
Стъпка 3. Използвайте заключителен поздрав, който е в състояние да представи вашите емоции
Ако писмото е лично, не забравяйте да използвате и неформален и емоционален заключителен поздрав. Например, можете да поставите „Поздрави“, „Извинете“или „Поздрави“в края на писмото.
Метод 2 от 3: Създаване на професионално извинение Сурат
Стъпка 1. Предложете решение на свързания проблем
Ако извинението е отправено към вашите бизнес клиенти, уверете се, че те знаят, че сериозно се занимавате с коригирането на грешката. Например, опитайте се да предложите подходящи и работещи решения, вместо просто да искате да бъдете чути от клиентите.
Ако писмото е адресирано до клиент на вашия бизнес, опитайте се да кажете: „За да коригирате грешка при минала доставка, ние ще върнем същия продукт без доставка и ще предложим 30% отстъпка при следващата ви поръчка.“
Стъпка 2. Дайте да се разбере, че подобна ситуация няма да се повтори
В последния параграф опишете различните превантивни стъпки, които сте предприели, за да предотвратите повторение на същите грешки в бъдеще. Бъдете конкретни относно всички методи за превенция, които сте предприели и колко ефективни са били при справянето със същия проблем.
Например, можете да кажете: „Досега съм прилагал различни методи, за да предотвратя забавяне на бъдещи проекти. Един от тях е създаването на онлайн календар, който да ми напомня една седмица, един ден и 8 часа преди проекта крайни срокове., аз също така направих по -подробен списък на отговорностите за работа, така че всеки проект, по който работя, да може да бъде завършен навреме."
Стъпка 3. Поставете подходящ затварящ поздрав
Ако писмото е за служебни цели, уверете се, че използвате официален поздрав като „С уважение“или „Поздрави“, за да затворите писмото.
Метод 3 от 3: Определяне на тона на буквата
Стъпка 1. Използвайте учтив и професионален тон на глас за извинително писмо до бизнес партньор
Ако извинението е отправено към вашия шеф или друг бизнес партньор, поддържайте тона си учтив, официален и професионален. Обяснете ситуацията и се извинете точно, пряко и ясно. Не използвайте прекалено познат стил на говорене с надеждата, че другият човек ще може да ви прости по -лесно след това.
- Например, можете да кажете: "Още веднъж искрено се извинявам за грешката, която се е случила. В бъдеще обещавам да предприема различни превантивни мерки, за да гарантирам, че подобна грешка няма да се повтори."
- Не казвайте: "Наистина съжалявам! Надявам се да ми простиш". Изречението звучи твърде неформално за писмо за професионално извинение.
Стъпка 2. Използвайте искрен и честен тон на гласа
Ако извинението е отправено към някой важен в личния ви живот, уверете се, че тонът на писмото е личен, за да се почувствате по -честни и по -малко принудени.
Например, опитайте се да кажете: „Наистина съжалявам, че нараних чувствата ви, като отидохте твърде далеч, когато се шегувахте. Не мислех преди да говоря, но сега разбирам защо сте ядосани. Съжалявам."
Стъпка 3. Не се оправдавайте
Всяка грешка ще бъде мотивирана от ситуация. Не използвайте обаче ситуацията като извинение, за да оправдаете грешката си! Повярвайте ми, това ще направи вашето извинение да звучи неискрено. Останете фокусирани върху грешката, която сте направили, и извинението си!
Например, вместо да казвате: „Съжалявам, че този проект е пренебрегнат. Но по това време синът ми беше болен и след това времето ми беше заето от семейни ваканции, „опитайте се да кажете:„ Съжалявам, че този проект беше пренебрегнат. Въз основа на този опит съм разработил конкретен план, за да предотвратя повторението на същата ситуация в бъдеще."
Стъпка 4. Не обвинявайте другите
Колкото и изкушаващо да е обвиняването на някой друг във вашето извинително писмо, не го правете! Повярвайте ми, всичките ви думи в тялото на писмото ще бъдат безсмислени, ако го направите. В резултат на това засегнатото лице ще бъде трудно да приеме вашето извинение след това.
Стъпка 5. Подпишете писмото
Отделете време да добавите своя личен щрих (например подпис) към писмото; покажете, че писмото е наистина важно за вас. Трябва да отпечатате и подпишете както лични, така и професионални писма, преди да ги дадете на съответното лице.
- Професионално извинително писмо трябва да бъде изпратено по по -официален канал (като пощенска поща). Междувременно можете сами да изпратите професионално извинително писмо до съответното лице.
- Ако имате проблеми с личното подписване на писмото, включете поне цифров подпис. Някои компютърни програми предоставят специални опции за създаване на цифрови подписи и поставянето им върху различни документи. Ако искате, можете също да поставите подписа си върху лист хартия, да го сканирате, да го запишете на компютъра си във формат на изображение и след това да го поставите в необходимия документ.
