Как да управлявате събития (със снимки)

2024 Автор: Jason Gerald | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-16 10:56

Управлението на събития е страхотно преживяване, независимо дали става въпрос за частно парти, корпоративно събитие, за семейството и приятелите, или сватба и други официални събития. Тази работа е много трудна за изпълнение, но и много удовлетворяваща. Наистина можете да промените хората, които ще оценят вашето гостоприемство и усилията ви да организирате рожден ден, годишнини, самата сватба или друг празник. Стъпките по -долу ще ви научат как да бъдете добър мениджър на събития, ще предоставите предложения за отстраняване на неизправности и ще избегнете всички проблеми чрез внимателно планиране.

Стъпка

Част 1 от 5: Овладяване на основите

Стъпка 1. Определете целите и задачите, които искате да постигнете

Всичко това изглежда твърде логично, но трябва да го запишете, за да разберете какъв размер на мястото ще работи най -добре, правилния бюджет, целта на събитието, броя (или вида) на гостите и какви стратегии да следвате вашето конкретно събитие. Какъв е идеалният краен резултат? Какво искате да постигнете?

• След като решите какво събитие ще организирате (празник, набиране на средства, образование, продажби, предложение и т.н.), помислете защо го правите. Познаването на мотивацията ви може да ви помогне да останете съсредоточени и заредени с енергия.
• Поставянето на някои цели също може да ви помогне да стигнете до правилната цел. Не можете да продължите да се опитвате да уцелите неустановена цел! Когато имате само IDR 40,000,000, 00 и искате да достигнете IDR 50,000,000, 00, насочете се към тази сума и ще ви бъде помогнато да стигнете до финалната линия.

Стъпка 2. Изберете датата и часа

Тези два са най -важните фактори при планирането на събития. Не избирайте дата и час, които да попречат на много хора да присъстват, или всичките ви усилия за планиране на събития ще бъдат напразни. Също така, избягвайте да поставяте тези два елемента твърде далеч от настоящето - или дори твърде близо - или гостите ви ще забравят за вашето събитие и ще направят други планове. Не се удряйте от синдрома на Златокоса, докато управлявате събития!

В идеалния случай уведомете гостите две седмици предварително. По този начин те имат време да правят планове и можете да им напомните още един или два пъти, преди да дойде времето. Изпратете покани за събития няколко седмици предварително, ако е възможно

Стъпка 3. Изберете място

След като определите вида и часа на събитието, помислете за мястото. Приближете се до потенциалните места, като подготвите дати и какво ще ви е необходимо. Какъв тип сграда бихте искали да използвате и как би било подредено пространството? Ще седят ли гостите на пейки в редове, на редовни пейки, ще им се даде маса за хранене или килими за пикник на открито? Ще повлияят ли метеорологичните условия? Ще има ли място за танци, трибуна на оратор или сцена? Ако е така, направете план, за да се уверите, че желаното място е достатъчно голямо.

• Винаги посещавайте предварително потенциалните места и нарисувайте карта. Тази карта може да се използва като "план за война" и ви позволява да скицирате и разпределяте пространство за маса, обслужващи маршрути за храна, достъп с увреждания (ако е необходимо) и изграждане на изходни маршрути, както и как ще заредите различното необходимо оборудване. Трябва също така да маркирате местоположението на генератори на енергия, външно оборудване като хладилници, машини за лед, скара или печки и др. Също така проучете местоположението на електрическите контакти и кабели (можете да ги покриете под килим) и всичко друго, което може да представлява опасност за безопасността.
• Ще имате ли законно разрешение за местно самоуправление? В повечето случаи това разрешение се изисква за отваряне на барове, но понякога и за шум, достъп до превозни средства и паркиране, големи конструкции като беседки, тълпи и други цели.

Стъпка 4. Определете броя на хората, които да поканите

Колко души можете да поканите въз основа на бюджета и мястото? Някои събития са строго ограничени до това да позволяват само поканени да присъстват, което улеснява планирането, но много други могат да позволят допълнителни хора, като деца, съпрузи или приятели. Знайте също, че колкото повече гости имате, толкова повече членове на екипажа ще имате нужда.

• За да избегнете логистични проблеми, уверете се, че винаги има достатъчно място хората да се движат в поканените.
• В по-старите заведения те обикновено означават броя на гостите като „pax“, така че ако видите думите „150 Pax“на многофункционална сграда, това означава, че капацитетът е 150 гости.

Стъпка 5. Определете бюджета

В идеалния случай имате няколко души, на които можете да разчитате, за да изчислите колко пари ще ви трябват за това събитие. Ще плащате ли на персонала? Наемане на оборудване и места за срещи? Доставка на храна и напитки? Печат на брошури или пощенски картички? Определете разумна сума и коригирайте плана въз основа на тази сума. Не позволявайте да надвишавате бюджета си, ако не се налага.

Може да сте в ситуация, в която е възможно да получите спонсори или дарения, но повечето от нас обикновено нямат такъв късмет. Ако не можете да предвидите идните допълнителни пари, спестете колкото можете. Вместо да наемате кетъринг услуги, организирайте събитие с късмет (гостите носят собствена храна). Все още можете да приготвите храна, но като цяло всичко, което трябва да направите, е да осигурите маса за хранене, прибори за готвене и хладилник. Вместо да наемате фотограф, заснемете свое собствено събитие. Бъдете креативни, когато е необходимо

Стъпка 6. Съберете екип

Създайте екип за обслужване (дори ако този екип включва приятели и роднини или други доброволци), който да обработва различните съответни раздели, дори ако не ръководите събитието професионално и организирате само малки семейни събития. Същността на доброто мащабно управление на събития е да накарате хората да ръководят конкретни области и да се уверите, че всички членове на екипа знаят големия план.

Вашият екипаж трябва да бъде информиран за важни въпроси възможно най -рано, както всички останали екипи, за които плащате, и всички гости, които каните. Информирайте всеки член на екипажа за задачата възможно най -скоро и им дайте възможности, когато е възможно. Опитайте се също така да вкарате няколко души в режим на готовност - тъй като винаги ще има някои дребни препятствия във всеки аспект на събитието

Стъпка 7. Създайте дневен ред на събитието

Решете какво ще се случи на вашето събитие. Кога ораторите ще започнат да говорят? Ще има ли планирани игри, дейности или презентации? Колко време отнема на яденето на гостите? Определете подробен график за дейности през целия ден.

Винаги оставяйте място за грешки; няма да има нито едно събитие на този свят, което да може да върви точно както е планирано до минута. Хората ще пристигат със закъснение, изказванията ще продължават по -дълго, опашките за храна няма да работят безпроблемно или може да се появят милион други проблеми. Така че, докато трябва да знаете какво се случва, разберете, че това е само за да помогнете за организацията и нищо не е сигурно

Част 2 от 5: Бягащи събития

Стъпка 1. Изпратете поканата

Ако не, как иначе хората ще разберат, че сте домакин на събитие? Изпратете покана! Не пренебрегвайте това. Поканите са основното лице на вашето събитие. Първи впечатления за това, което хората могат да очакват и ги карат да решат дали трябва да дойдат. Тази покана трябва да е добра.

• Помислете за типични покани - под формата на пощенски картички, брошури и т.н. Но също така се опитайте да не използвате хартия: изпращайте имейли, бюлетини или използвайте сайтове като Facebook, Twitter и Eventbrite, за да изпращате покани, броя на гостите и календарите.

  Корекция: ако искате да привлечете възможно най -много хора, използвайте Facebook и Twitter. Ако се опитате да го ограничите само до ВИП гости, избягвайте тези две услуги, в противен случай ще имате проблеми

Стъпка 2. Обърнете внимание на тези, които са потвърдили присъствието си

Ще трябва да броите напред, за да разберете колко и какво ви е нужно, затова си водете бележки! Може да не се показват числата, но все пак ще получите общ преглед. Сайтовете, предназначени за управление на събития, могат да помогнат с това - въпреки че можете да използвате и работни листове във Facebook и Excel.

Стъпка 3. Работете с това, което имате под наем

Трябва ли да намерите, наемете, резервирате или делегирате задачи на фотографи, строители, дизайнери и декоратори, гост -лектори, спонсори, артисти или групи, религиозни водачи или официални лица, танцьори или демонстрационни събития? Вземете предвид всички тези аспекти за местата за сядане и хранене, за да можете да приготвяте ястия и маси за тях, ако е необходимо.

• Ще приготвяте ли храна и напитки? Ако е така, кои членове на екипа ще контролират готвенето, сервирането и хигиената на храната? Какъв вид храна трябва да сервирате? Възможно ли е гостите да имат алергии, да имат вегетариански нужди, диабет, да имат религиозни нужди като халал или кошер, без глутен и т.н.? Ще има ли бебета, малки деца или възрастни/ранени, които не могат да ядат твърда храна?

• Погрижени ли са за развлекателните и логистичните аспекти? Този раздел може да говори за музикално оборудване, павилиони или палатки, както и за декоративни ефекти от управлението на сцената, които ще ви трябват, като например микрофони и усилватели, осветление, електропроводи, проектори и екрани за слайдшоута, димни машини или други магически сценични ефекти., като огледала, фирмени банери и знаци и др.

  Ако наемате подизпълнител, който да управлява развлеченията, консултирайте се с тях, за да се уверите, че те могат сами да доставят и подготвят оборудването, в допълнение към мястото на обслужване, етапа и графика. По този начин можете да знаете какво да направите, за да им помогнете

• Доставчиците на кетъринг услуги, цветя, развлечения и други важни хора се нуждаят от много време за подготовка. Внезапните заявки обикновено ще струват повече. Освен това, ако те не могат да удържат на думата си, ще имате време да потърсите алтернативи.

Стъпка 4. Намерете някой, който ще бъде домакин (MC)

MC не винаги трябва да организира цялото събитие, но той или тя ще го ръководи. MC обикновено е член на партията, който ще състави реч, ще обяви поредица от събития като ядене, танц, важни гости или забавление. Общувайте често с този човек и го поддържайте в течение.

Понякога може да се наложи да сте МС. Ако е така, задачата ви ще бъде много по -трудна, защото трябва да работите, докато цялото събитие приключи. Настройте ръководители на групи за вашия екип за обслужване, така че повечето нормални задачи да могат да им бъдат делегирани

Стъпка 5. Съберете оборудване

Когато наемате екип, проверете отново и се уверете, че имат необходимите елементи със себе си. В някои случаи те могат да приготвят само себе си или определени продукти; Може да се наложи да закупите отделно необходимото им оборудване. Можете да наемете, купите или дори заемете тези инструменти от социалните си мрежи. Проверете списъка с необходимите неща, от салфетки до система от високоговорители и свързващи кабели.

Декорацията е важна част от всяко събитие. Покривки, цветя, подаръци, свещи, балони, банери или фонове за снимки, червени килими и др. винаги трябва да бъдат добре планирани предварително

Стъпка 6. Удовлетворете основните нужди

Едно от нещата, които много начинаещи забравят, е превъзходството на съоръженията на мястото на събитието. Мястото има ли достатъчно удобства? Примери за тоалетни и душове, места за паркиране, лесен достъп за хора с увреждания, съблекални, складови помещения и кухни, канали за вода, охладители за вино, достъп до електричество и др. По този начин можете да предвидите пречките, които могат да възникнат.

Помислете и извън събитието: ще имате ли нужда от транспорт и настаняване за гости извън града/отвъд океана или за представители на хотели? Трябва ли да резервирате място за транспортирането им до и от събитието?

Стъпка 7. Знайте с кого ще се срещнете

Разбирането на социалната йерархия на дадено събитие - дори и да не е вашето събитие - е от съществено значение за това как да се справите с всяка ситуация. Тъй като клиентите трябва да вярват във вас, разберете следните неща:

• Кои са основните гости - това обикновено е лесно да се забележи, когато събитието е празник - например булката и младоженецът на сватба. Клиентът обаче не винаги е ключовият гост, въпреки че все още може да бъде класифициран като една от страните в групата. Или вашият клиент може дори да не присъства изобщо.
• Кои са гостите, които са тип домакин - това са хора, които често действат като домакини на съответните си маси и са склонни да общуват и да мотивират други гости. Те са полезни за поддържане на приятна атмосфера и разговор, когато нещата се успокоят, насърчаване на хората да танцуват или запознаване на хора с други гости за нови приятелства. Те също така обикновено са надеждни и полезни за информиране за събитията, тъй като могат да помогнат или дори да служат като гост -лектор/MC при спешни случаи. Такива хора поддържат едно събитие безпроблемно на преден план.
• Кои са гостите от типа миротворци? Трябва да имате предвид тези хора по всяко време, тъй като те са тези, с които ще се опитвате да се консултирате по проблемите. Вие също ще ги включите в работа и обсъждане, ако е необходимо. Гостите в тази група обикновено са главата на семейството, настойник или шеф на охраната.
• Кой е този, който взема решения. В повечето случаи вземащият решения сте вие като мениджър, но когато трябва да се консултирате с гости, без да включвате ключова група (тъй като те обикновено са фокусирани върху това, че са добри домакини), разберете кого трябва да видите при спешни случаи. Просто казано, този човек ще плаща сметката за вашите услуги или който и да е наричан „клиент“.

Част 3 от 5: Приближаване до финалната линия

Стъпка 1. Запознайте се с мястото

Преди да започне събитието, проверете мястото и решете как ще съберете нещата. Може да се наложи да посочите допълнителни разпоредби, за да приспособите етажния план - например по отношение на окабеляване, осветление и т.н. И ако тези неща са ви трудни за намиране, гостите също могат да изпитат същото, така че помислете за практическия аспект!

Начертайте план за разгръщане и срокове, когато е възможно. Ако нещо не е подходящо, махнете го. Говорете с мениджъра на сайта и разберете какво той или тя може да направи, за да помогне, и ако има някакви правила за зониране, които трябва да спазвате, особено при спешни случаи

Стъпка 2. Помислете за подготовката на подаръци за вашия екип

Членовете на екипажа в него ще работят усилено. За да покажете признателност и да поддържате изпълнение, подгответе малък подарък, който да дадете след края на събитието. Бутилираните напитки, баровете с гранола, шоколадови бонбони, други дребни предмети, каквото ви подхожда, ще ви помогнат да поддържате техния морал.

Помислете и за това да им дадете брошка или маркер за малка партия, за да се почувстват част от събитието и да го запомнят. Също така се уверете, че те се хранят и напояват! Екипът е ресурс, който трябва да можете да използвате и в бъдеще

Стъпка 3. Проверете всички екипи и външни лица

Преди събитието се уверете, че всички са съгласни. Дайте на екипажа ясни инструкции как да стигнете до мястото и предоставете вашия номер за контакт или визитна картичка, за да могат да се обадят за указания. Завършете, като се уверите, че всичко няма въпроси.

Уверете се, че всеки е доволен от задачата. Някои хора може да не искат да кажат това, така че опитайте да ги прочетете. Изглеждат ли уверени и уверени? Ако не, успокойте ги, прегледайте задачите и задайте някои основни въпроси. Когато се съмнявате, сдвоете съмняващия се с по -способен партньор

Стъпка 4. Подгответе вашия списък с контакти и други файлове, ако е необходимо

Личните настройки са също толкова важни, колкото и организацията на събития. Ако винаги сте спретнати, дори някои неща да се объркат, всичко ще бъде наред. Но в противен случай състоянието на събитието ще бъде напълно разрушено. Ето няколко начина да се подготвите:

• Създайте лист за контакти с телефонни номера и адреси. Сладкарницата си помисли, че ти ще дойдеш да вземеш поръчката? Няма значение. Обадете се на член на вашия екип, който живее близо до магазина и го накарайте да го вземе по пътя към мястото на събитието.
• Създайте контролен списък. Ще знаете какви предмети, оборудване и елементи все още липсват въз основа на отчетите на екипа.
• Подгответе съответно доказателство за плащане и нужди за фактуриране. Колкото по -задълбочени сте, толкова по -малко проблеми ще имате в бъдеще.

Стъпка 5. Избягвайте промените в последната минута

Ще има ли редовни артистични промени? Сватбите обикновено са такива, като клиентът иска промяна в дизайна в последния момент, така че не забравяйте да му кажете крайната дата на промяната. Обикновено този срок е 1 седмица преди събитието, за да се запазят клиентите свободни, но също така сте защитени от промени в последната минута, които са тромави и скъпи за извършване.

Ако промените са прости, малки или основни и биха могли да използват вече инсталираните декорации, опитайте се да не отказвате максимално искането на клиента. Уверете се, че отговаряте на нуждите на клиента възможно най -добре в събитие, което може да бъде много емоционално

Част 4 от 5: Управление на реалното събитие

Стъпка 1. Подгответе всичко

Бъдете първи на сцената, за да наблюдавате подготовката. Уверете се, че всички докладват правилно и започнете да се обаждате, ако не го направите. Помогнете на тези, които се нуждаят от помощ, посочете тези, които трябва да бъдат насочени, и се отдръпнете, когато е необходимо. Пазете се от нараняване, докато събитието приключи.

Ще се почувствате малко по -спокойни, ако имате контролен списък. Подгответе този списък за екипаж, външен екипаж, декорация и монтаж и оборудване. След като всичко бъде проверено, можете да си поемете дъх с облекчение

Стъпка 2. Делегирайте задачи

Не се страхувайте да го направите. Основният фактор, предизвикващ стрес в дадено събитие, е времето. За да спестите пари, бъдете готови да разделите работата. Ако някой не работи оптимално, дайте друга задача, която е по -подходяща за него. Не сте поправителен или престъпвате границите; Вие вършите само работата, която е ваше задължение.

Когато делегирате задачи, бъдете твърди, но учтиви. Кажете: "Джон, имам нужда от теб тук, за да помогнеш с кетъринга. Благодаря." Вашият екипаж трябва да е страстен за управлението на събитието. Уверете се, че всичко върви гладко, като сте необходимата лидерска фигура

Стъпка 3. Бъдете гъвкави

Това означава, че трябва да се уверите, че всичко върви по план и да помогнете, или да стартирате резервен план в случай, че нещо се обърка - и да можете да го приемете. Ако започнете да се стресирате, няма да можете да мислите правилно. Когато умът не е ясен, никога няма да постигнете добри резултати. Така че, когато говорителят отнема десет минути твърде дълго и пренебрегва вашите сигнали или се опитва да го разсее, отпуснете се. Просто настройте десертната сесия, никой няма да забележи. Събитието също ще продължи да протича гладко.

Проблемите винаги ще се случват. Не можете да предвидите всичко и колкото по -скоро можете да приемете това, толкова по -добре. Спокоен и стабилен мениджър на събития може да бъде много полезен за всяко събитие; но ако сте напрегнати и не сте спокойни, събитията могат да се развият зле. Затова се отпуснете и продължете с течението - шоуто ви е към своя край

Стъпка 4. Разкажете на всички най -новите разработки

Уверете се, че броят и нуждите на гостите са все още правилни в деня на събитието и уведомете екипа за обслужване за всички промени възможно най -рано. Трябва да сте първите двойки очи, които да забележат, ако нещо не е наред.

Консултирайте се с клиента, за да видите как се чувства; той може да е развълнуван, нервен, притеснен, отегчен или изтощен и да има проблеми. Можете да му помогнете, като проявявате разбиране, казвате мили думи и му помагате практически. Отделете време, за да предизвикате ентусиазъм у гостите и екипа, когато е необходимо

Стъпка 5. Вършете си работата

Доверете се и уважавайте екипа на обслужващия да направи своето - след като им дадете солидна основа, те ще се оправят. Предложете да помогнете, ако е необходимо, но този член на екипа трябва да има достатъчно опит, за да не се нуждае от никаква помощ. Ето няколко неща, които трябва да имате предвид:

• Отначало действайте като рецепционист или рецепционист. Запознайте се и поздравете (ако е необходимо) всеки гост при пристигането му. Прехвърлете ролите на MC, когато събитието започне. Тук ролята ви на мениджър ще бъде по-активна, като решавате проблеми и гарантирате, че цялата задкулисна работа, като приготвяне и сервиране на храна, върви по план.
• Обърнете внимание на гостите и поддържайте връзка с MC. Направете го тайно само в случай, че трябва да промените плановете си.
• Пазете дистанцията си от ключови гости - това предаване е за тях - но се уверете, че сте наблизо, като се регистрирате в определени моменти. Попитайте ги какво чувстват към шоуто, както и всички възможни проблеми, искания или предложения, които имат.

Стъпка 6. За маркетингови събития подгответе сувенири

Уверете се, че всички гости си спомнят хубавите моменти, които са имали. Може дори да искате повече от щастливи спомени: като посещения на уебсайтове, бъдещи дарения, аспекти от уста на уста и т.н. За да сте сигурни, че вашето събитие ще достигне целта, споделете сувенири. Независимо дали става въпрос за картина, плакат или химикалка, даването на гости на нещо, което да напомни на гостите на събитието, е чудесен начин да се уверите, че сте запомнени от тях.

Стъпка 7. Поздравете себе си след края на събитието

Повечето събития са самостоятелни, когато започват, но упоритата работа е в подготвителния период, който никой не осъзнава. Затова поздравете себе си, защото заслужавате да бъдете щастливи!

След събитието отделете време да се срещнете и да благодарите на клиента. Препоръчва се да предложите подходящ и сърдечен подарък, за да запомните времето си с тях, тъй като малките щрихи като тези обогатяват преживяването и им позволяват да предлагат вашите услуги в бъдеще. Ако давате подаръци на събитие, подаръци след събитие, като цветя, снимки на любими моменти на тяхното събитие (напр. Прерязване на лента, кулминация на шоуто, церемония по награждаване, сватбена целувка, духане на свещи за рожден ден и др.) Или други подаръци може да е подходящо

Стъпка 8. Почистете мястото и се приберете

Както казват майките: „Оставете го в същото състояние, в което сте дошли при него“, така са и принципите, които важат за местата. Нещата трябва да бъдат оставени в същото състояние, в което са били преди да дойдете при тях - бизнесът по управление на събития е чувствителен бизнес, който няма много място за грешки. Затова уведомете членовете на екипажа си, че е време да почистите сайта и не ги пускайте у дома, докато всичко не се уреди. Вие също трябва да се намесите!

Освен че е нещо добро, то също така ви предпазва от таксуване на по -скъпи сметки. Много места ще таксуват допълнително за почистване, ако имат възможност да го направят. Така че, направете всичко възможно, за да избегнете скрити такси

Стъпка 9. Завършете бизнеса с промяна, плащане и благодарение на всички участващи страни

Може да се наложи да уредите връщането на наето или взето назаем оборудване и да се консултирате с клиента за неговия опит. Дори и да не ви плащат, отделете време да им благодарите и да кажете, че ви е било приятно да управлявате събитието с тях. Можете ли да си разменяте визитки помежду си?

Благодаря и на членовете на екипажа! Уверете се, че всички страни са платени (и са платили), запазете фактури и свършете нещата. Трябва да сте един от последните хора, които напускат мястото - уверете се, че всичко е наред

Част 5 от 5: Отстраняване на неизправности

Стъпка 1. Знайте как да се държите с гости, които пристигат късно и имат други проблеми

Това е често срещан проблем, така че по -добре се подгответе. Закъснението е неизбежно (напр. Поради непредвидени проблеми с трафика) и обикновено може да бъде толерирано от други гости, които пристигат навреме. Следователно има няколко неща, които можете да направите, за да го предотвратите:

• Уверете се, че часът на събитието е ясно изписан в поканата. Ако използвате RSVP система, също се уверете, че часът е потвърден. Общувайте с (чрез вашия лист за контакт) с МС, съответните гости (обикновено водещият член на партията), артисти и кухненски персонал, след като срещнете препятствие, което не може да бъде лесно разрешено. Ако забавените гости са във фокуса на събитието (например младоженецът и булката), обикновено:
• Трябва да се свържете директно с чакащия гост, за да проверите прогнозния час на пристигане. Свържете се незабавно с кухнята за най -новите разработки, за да могат те да регулират скоростта на готвене според времето.
• Избягвайте да съобщавате, че събитието е отложено поради определени гости (защото партито ще го реши самостоятелно), но уведомете основните гости, че сте наясно със ситуацията. Кажете им какво планирате, но нека им предложи и предложения, тъй като те обикновено познават госта и знаят какво да правят в този контекст.
• Обърнете внимание на времето на речта. Ако ключови гости пристигнат късно, сервирайте допълнителни мезета и/или ранни напитки, за да предотвратите отегчението на другите гости, които пристигат навреме, и да се уверите, че остават заети.
• Ако гостите ще закъснеят много (например при сервиране на храна, която не може да се забави, като суфлета), започнете събитието по план. Когато дойдат, сервирайте следващата порция (дори тази част да е десертна).
• Подгответе се за танци, игри, комедии или друг вид забавление (особено музика) и се уверете, че има допълнителни разсейвания, като групови снимки. Тази стратегия за архивиране трябваше да започне предишния ден.

• За гости, които умишлено пристигат късно, не приемайте това като ваша вина като мениджър. Така че вашата работа е да поканите другите гости на първо място и да се уверите, че техните нужди са задоволени. По същество действайте така, сякаш нищо не е наред и продължете със събитието.

  

  Стъпка 2. Знайте как да се справите с хранителните проблеми

  Проблемите в тази област са редки, особено ако сте планирали внимателно плановете си, но инциденти се случват от време на време (като гост или малко дете, объркало масата за вечеря или инцидент в кухнята). Първо трябва да сте наясно с типовете гости, които ще присъстват, за да можете да прецените кога и къде ще бъде изложена храната (например за ястия на шведска маса) и мястото за сядане на гостите.

  • Всички разливи трябва да бъдат почистени незабавно от съображения за безопасност, дори ако това означава, че трябва да се отървете от червения килим или изисканите декорации и мебели, за да го направите. Скриването на петно, без това да повлияе на външния вид или целостта на даден предмет (като антична мебел), е невъзможно, затова първо се отървете от него. Ако имате резервно копие, използвайте го; в противен случай преместете обекта дискретно, така че гостите да не забележат.
  • Препоръчително е да използвате въжета, завеси или паравани, за да скриете части от храна (например разхвърляна маса или докато приготвяте следващото си ястие), тъй като някои гости могат да възприемат видимата храна като нещо, което може да се консумира свободно по всяко време - макар че това не е задължително да е така според вашето намерение.
  • Смесете менюта. Ако ястие не може да се сервира (например защото е изгоряло), отървете се от всичко или намерете нова алтернатива. Намалете порциите, за да спестите храна, но увеличете порциите други храни, за да ги поддържате балансирани. Информирайте гостите, ако е необходимо.
  • Вегетарианците, придирчивите, страдащите от алергии или хората със специална диета/религиозни хора трябва да се грижат за техните нужди - трябва да можете да направите това с добро планиране. Понякога обаче гостите ще доведат член на семейството, съпруг или близък приятел, без да ви кажат, особено ако поканата е безплатна. Когато това се случи, решението е лесно. Пребройте скорошните гости и когато пристигнат на вратата, попитайте за специални диетични нужди и незабавно уведомете обслужващия и кухненския персонал.
  • За големи групи, които не присъстват на събитието като тъмни гости, изпратете член на екипа в кухнята и го накарайте да преброи наличностите. Ако е необходимо, закупете допълнителни хранителни запаси. Кухненската част обикновено надценява порциите за всеки случай, така че анулирането е по -често от недостига на храна. Ограничени порции също могат да бъдат спестени, ако предоставите допълнителни пълнежи, като например хляб, салати или зеленчукови ястия, съставки, които лесно могат да се получат от местния супермаркет.

  

  Стъпка 3. Знайте как да се държите с малки деца

  Имайте предвид, че много мениджъри често забравят или подценяват интелигентността и нуждите и желанията на децата на събитие. Те са същите като възрастните - искат да се забавляват и да не скучаят. Не забравяйте, че родителите също ще бъдат обидени, ако събитие не може да отговори на нуждите на децата им. Добра идея е да поискате потвърждение за присъствие (RSVP) за всички деца, които може да посещават.

  • По -малките деца (под 10 -годишна възраст) е по -добре да се сервират с храна или закуски предварително, тъй като вечерята може да не бъде сервирана до 20:00 часа. Това време за сервиране обикновено е твърде късно за храненията на повечето деца. Храната, която давате на децата си, също трябва да бъде забавна и здравословна, но все пак специална със специално докосване за тях - това помага на родителите да бъдат подпомагани и могат да се насладят на събитието като гост.
  • Децата на възраст над 10 години обикновено могат да получат храна и порции за възрастни, дори и да не я довършат, но също така да им предложат детско меню (с разрешение на родителите, разбира се), ако изглежда не им харесва. Обикновено тийнейджърите на възраст 13-18 години често искат същите храни като по-малките деца, като хамбургери и пържени картофи, вместо по-официални ястия в ресторанта. Храната за деца обикновено се изписва с термина „Алтернативно меню“. Играйте на сигурно и обсъдете с ключовите си гости плановете си да продължите успешно да задоволявате млади и стари отдавна.
  • Осигурете зона за майки с малки деца. Удовлетворете техните нужди, като почивки в тоалетната, нужди от кърмене и т.н., и подгответе място за почивка за много малки деца, така че да могат да спят, ако са уморени.

  

  Стъпка 4. Знайте как да се справите с пияни или груби гости, натрапници и др

  Тези гости понякога създават проблеми, както на семейни, така и на корпоративни събития. Те носят политика, както и драма и като външен човек може да не го осъзнаете. Така че, винаги бъдете нащрек.

  • Консултирайте се с клиента или ключовите гости преди събитието, за да научите за възможни проблеми като този, или с няколко избрани, ако ключовите гости не трябва да бъдат смущавани. По този начин можете да се уверите, че хората седят на правилното място и че това няма да причини никакви проблеми. Подгответе обслужващия персонал или ключови гости да действат като неформални надзорници, да бъдат нащрек и да помагат, когато е необходимо. Вашата работа е да се уверите, че събитието протича гладко и да стоите настрана от личните въпроси, освен ако не е крайно необходимо. Така че, уверете се, че знаете кой на събитието е класифициран като гост тип „миротворци“(тези, които могат да помогнат за нормалното протичане на събитието).
  • Тъй като отказът да се даде алкохол на пияни гости или справянето с ядосани и груби гости може да бъде трудно, най -добре е да включите гост миротворец. Свържете се с юридически персонал само когато е необходимо и след като сте се консултирали с ключови гости. Все още трябва да сте бдителни, дори когато провеждате малки събития или в задния двор.
  • Непоканените гости са трудна работа. Ако дойдат и вдигат шум, изхвърлете ги, ако е необходимо - консултирайте се с ключовите гости, за да се уверите, че тези хора не са желани. Ако има много насилници, вашата работа е да защитите други гости и да се свържете с охраната или полицията, ако тези бунтовници откажат да напуснат помещенията, след като сте помолени от вас като мениджър и/или ключови гости.
  • Обикновено гостите обичат да преместват визитки около масата, за да могат да седнат до човека, когото искат, или на масата, която искат. Консултирайте се с ключови гости за това колко е разрешено това. Обикновено трябва предварително да подредите планове за маса и да имате одобрението на ключовите гости. Ако се предполага, че позицията на тази маса е правилна, по -добре е да държите гостите далеч от зоната за хранене, преди да дойде времето. Обикновено зоната на бара, фоайето или чакалнята могат да се използват за настаняване на гости. Ако определени групи са особено важни поради семейни въпроси, съберете хората и ги насочете по групи към отделни маси и ги подредете в правилния ред.

  

  Стъпка 5. Знайте как да се справите с лошото време

  По света понякога ще има неочаквано лошо време, като дъжд или сняг. Студените ветрове или горещият въздух също могат да причинят проблеми. Докато времето обикновено няма голямо влияние, когато събитието се провежда на закрито, трябва да сте подготвени за предизвикателствата да бъдете на открито. Ако можете да предвидите лошо време, помислете за промяна на мястото на събитието. Ако не можете, наемете палатка или голям павилион (цената може да е скъпа, особено ако е направена по каприз). Следенето на времето е важно; ако събитието вече е объркано поради него, е почти невъзможно да поправите събитието, затова се възползвайте максимално от това, което вече знаете и притежавате.

  Много части на света вече имат застрахователни полици за лошо време или други проблеми. Ако сте в район, известен с внезапни промени във времето, потърсете потвърждение дали събитието може да бъде разсрочено, така че клиентите да могат да спестят поне разходите за наемане на оборудване, място и обслужващ персонал

  Съвети

  • Подгответе малко пространство, изпълнено с предмети като допълнителни салфетки за избърсване на разливи, пожарогасители, аптечки и други случайни комплекти. Няма да имате нужда от него, ако нещата вървят добре, но е по -добре да сте нащрек за голямо събитие.
  • На гостите и лекторите, които са уморени или изпитват джет лаг, трябва да се осигури тяхната годност. Ако е необходимо, консултирайте се директно с тях или техните помощници, за да поръчате спа и масажни процедури или други начини за освежаване на тялото. Можете също да им изпратите храна, ако не са яли от известно време, или лекарства, ако се чувстват малко зле (като главоболие от летене или нервност, или болки в стомаха). Обърнете се към лекар, ако е необходимо. Уморените гости и говорители могат да провалят събитие, въпреки че всички други предизвикателства, които може да успеете да преодолеете.
  • Уверете се, че всеки може да види и чуе сцената, музиката или речта.
  • Не забравяйте също, че работата с чужди събития е чест. Въпреки че това може да изглежда много стресиращо и трудно, вашият принос може да зарадва много хора, така че те ще запомнят събитието до края на живота си. В допълнение, вие също сте свикнали да имате способности, които са полезни в ежедневието.
  • Като мениджър може да се наложи да действате като импровизиран водещ или дори партньор за танци, за да сте сигурни, че събитието протича гладко. Развивайте умения за говорене и танци, но в същото време делегирайте управленски роли на други членове на екипа, които могат да заемат вашето място временно. Целта тук е да се уверите, че никой не седи неподвижно на масата.