Това wikiHow ви учи как да използвате функцията „Обединяване на поща“в Microsoft Word. Функцията за обединяване на поща ви позволява да използвате лист с информация за контакт, за да зададете автоматично различен адрес, име или информация за всяко копие на документ. Тази функция е полезна, когато трябва да персонализирате бюлетин или декларация, тъй като не е необходимо ръчно да пишете всяко различно име или адрес в горната част на всеки документ.
Стъпка
Част 1 от 3: Създаване на лист за контакт
Стъпка 1. Отворете Microsoft Excel
Иконата на приложението Microsoft Excel прилича на бял „X“на бял фон. След това ще се покаже страницата "New".
Ако вече имате лист с контакти в Excel, преминете към стъпката за зареждане или импортиране на контакти в Excel
Стъпка 2. Щракнете върху Празна работна книга
Намира се в горния ляв ъгъл на страницата „Нова“. След това ще се отвори нов документ на Excel.
Стъпка 3. Добавете заглавката на контакта
Започвайки от полето А1 ”Вдясно, въведете заглавие или заглавие, както следва:
- "FirstName" - Името на контакта трябва да бъде въведено в това поле (поле " А1 ”).
- „Фамилно име“- Фамилното име на контакта трябва да бъде въведено в това поле (поле „ В1 ”).
- ”Tel” - Телефонният номер за контакт ще бъде добавен в това поле (поле “ C1 ”).
- „StreetAddress“- Адресът за контакт трябва да бъде въведен в това поле (поле „ D1 ”).
- „Град“- родният град/местоживеенето на контакта трябва да се добави към този контакт (поле „ E1 ”).
- „Държава“- Провинцията на произход на контакта ще бъде добавена в тази колона (поле „ F1 ”).
- „ZIP“- Пощенският код, където живее контактът, трябва да бъде добавен към тази колона (колона „ G1 ”).
- „Имейл“- Имейл адресът на контакта ще бъде въведен в това поле (поле „ H1 ”).
Стъпка 4. Въведете информацията за контакт
Започвайки от колона А на поле 2, въведете информацията за контакт за всяко лице, което искате да добавите към инструмента за сливане на поща.
Уверете се, че въведената информация е точна, преди да преминете към следващата стъпка
Стъпка 5. Запазете документа
За да го запазите:
- Windows - Щракнете върху „ Файл ", избирам " Запази като ", кликнете два пъти " Този компютър ”, Изберете място за съхранение на файл в лявата част на прозореца, въведете име на документ в полето„ Име на файл”и щракнете върху„ Запазване ”.
- Mac - щракнете върху „ Файл ", избирам " Запази като… ”, Въведете името на документа в полето„ Запазване като “, изберете място за съхранение, като щракнете върху полето„ Къде “и изберете папка, след което щракнете върху„ Запазване ”.
- Запомнете местоположението, за да запазите избрания файл. След това ще трябва да намерите листа с контакти на Excel на това място.
Стъпка 6. Затворете прозореца на Excel
Кликнете върху бутона х ”В горния десен ъгъл на прозореца на Excel (Windows) или червения кръг в горния ляв ъгъл на прозореца (Mac). Сега можете да създавате или използвате функцията за сливане на поща в Microsoft Word.
Част 2 от 3: Импортиране на контакти в Word
Стъпка 1. Отворете Microsoft Word
Иконата на приложението Microsoft Word изглежда като бяло „W“на тъмно син фон. Както в Microsoft Excel, страницата "New" ще се покаже след отваряне на програмата.
Ако вече имате документ на Microsoft Word, към който искате да добавите контакти от Excel, ще трябва да щракнете двукратно върху документа, за да го отворите. Пропуснете следващата стъпка, ако вече имате персонализиран документ
Стъпка 2. Щракнете върху Празен документ
Това е бяло поле в горния ляв ъгъл на страницата. След това ще се покаже празен документ на Microsoft Word.
Стъпка 3. Щракнете върху раздела Пощенски пратки
Този раздел е в горната част на прозореца на Microsoft Word. След това лентата с инструменти ще се появи точно под реда на разделите.
Стъпка 4. Щракнете върху Избор на получатели
Това е в секцията „Стартиране на сливане на поща“в лентата с инструменти “ Пощенски пратки След това ще се покаже падащо меню.
Стъпка 5. Щракнете върху Използване на съществуващ списък…
Тази опция е в падащото меню. След това ще се отвори нов прозорец.
- Ако искате да използвате контакти от Outlook, можете да изберете опцията „ Изберете от контактите на Outlook ”От падащото меню.
- Можете също да въведете временен списък с информация за контакт в Word, като изберете „ Въведете нов списък " Тази функция е полезна, когато трябва само да създадете информация за контакт.
Стъпка 6. Изберете листа с контакти на Microsoft Excel
От лявата страна на прозореца щракнете върху папката, която съдържа листа с контакти на Excel. След това щракнете върху листа на Excel, за да го изберете.
Стъпка 7. Щракнете върху Отваряне
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 8. Потвърдете избора си
Щракнете върху името на листа на Excel в изскачащия прозорец, след което щракнете върху „ Добре ”, Който е под прозореца. Вашият лист в Excel ще бъде избран като местоположение на източника на контакт.
Уверете се, че квадратчето „Първият ред данни съдържа заглавки на колони“в долната част на прозореца е отметнато
Част 3 от 3: Използване на функцията за обединяване на поща
Стъпка 1. Отидете до мястото или точката, където искате да вмъкнете информация за контакт
Намерете мястото, където искате да добавите информация за контакт (например главата на документа) и кликнете върху него, за да поставите курсора.
Стъпка 2. Щракнете върху Вмъкване на поле за сливане
Тази опция е в раздела „Записване и вмъкване на полета“на раздела „. Пощенски пратки След това ще се покаже падащо меню.
Може да се наложи да кликнете върху раздела „ Пощенски пратки ”Още веднъж, преди да следвате тази стъпка.
Стъпка 3. Изберете типа информация
В падащото меню щракнете върху името на едно от заглавията или заглавията на информация от документа на Excel, за да го вмъкнете в документа на Word.
Например, ако искате да добавите етикет за име на контакт, щракнете върху „ Първо име ”В падащото меню.
Стъпка 4. Добавете друга информация, ако е необходимо
Тази информация включва адрес, фамилия, телефонен номер за контакт и др.
Стъпка 5. Щракнете върху Finish & Merge
Това е най -вдясно на лентата с инструменти на раздела. Пощенски пратки След това ще се покаже падащо меню.
Стъпка 6. Определете опциите за сливане
Щракнете върху една от следните опции:
- “ Редактиране на отделни документи ” - Тази опция ще отвори всеки документ за получател, за да можете да коригирате отново документа.
- “ Печат на документи… ” - Тази опция ви позволява да отпечатате копие на документа за всяко лице, посочено в листа за контакти.
- “ Изпращане на имейл съобщения … ”-Тази опция ви позволява да изпращате документа като имейл. Имейл адресът на контакта ще бъде избран като целевия имейл адрес.
Стъпка 7. Следвайте инструкциите, показани на екрана
Възможно е да имате допълнителни формуляри за преглед, в зависимост от избраните опции (напр. Ако изберете „ Електронна поща ”, Трябва да въведете заглавие и да кликнете върху„ Добре ). След това процесът на обединяване на поща е завършен.
