Бележките обикновено се използват за предаване на определена информация на група хора, например за дейности, политики или налични ресурси, и за да ги помолите да предприемат действия. Думата „меморандум“означава нещо, което трябва да се запомни или да се обърне внимание. Можете да напишете добра, лесна за разбиране бележка, като изучите тези съвети.
Стъпка
Част 1 от 4: Писане на бележки
Стъпка 1. Въведете „MEMORRANDUM“в горната част на хартията, за да напишете бележка
Първо, обяснете, че този документ е меморандум. Напишете думата „MEMORDUM“на 3 см от горния ръб на хартията с удебелени букви като първи ред. Тази дума може да бъде поставена в центъра или вляво от по -голямата буква.
Пропуснете два празни реда, преди да напишете следващия ред
Стъпка 2. Запишете правилно името на получателя на бележката
Тъй като бележката е официално средство за бизнес комуникация, получателят също трябва да бъде официално посочен. Запишете пълното име и заглавието на получателя на бележката.
Ако тази бележка е адресирана до целия персонал, напишете: „До: Всички служители“
Стъпка 3. Запишете и другите получатели в реда „CC“
Редът „CC“(което означава Courtesy Copy) се използва за изписване на името на лицето или лицата, които ще получат копие от бележката, а не на този, на който ще бъде изпратена бележката. Името, посочено в реда „CC“, е страната, която трябва да бъде уведомена за политиката или проблема, описани в бележката.
Стъпка 4. Напишете името си в реда „От“
Името на автора и изпращача на бележката трябва да бъде в заглавката на бележката. Напишете пълното си име и заглавие в този ред.
Стъпка 5. Въведете датата
Запишете датата на изготвяне на бележката изцяло с датата на формата, месеца, годината. Например: „Дата: 9 декември 2015 г.“или „9/12/2015“.
Стъпка 6. Определете темата на бележката и я напишете като отделен ред със заглавието „За“
Темата на бележката ще ви даде представа какво се обсъжда в бележката. Изберете конкретна, но кратка тема.
Например, вместо да пишете „Мравки“като тема, изберете нещо по -конкретно, например: „Проблемът с мравките в офиса“
Стъпка 7. Познайте добре формата на заглавката на бележката
Заглавката на бележката трябва да е в горната част на лявата страна. Можете да използвате главни или малки букви за думите „До:“, „От:“, „Дата:“и „За:“.
-
Заглавката на бележката ще изглежда като следния пример:
До: Име и титла на получателя
От: Вашето име и заглавие
Дата: Дата на писане на бележка
Тема: Теми, включени в бележката (използвайте удебелен или определен цвят за неща, които смятате за важни).
- Когато пишете заглавка на бележка, поставете интервал след двоеточието, за да изглежда по -добре.
- Когато приключите с писането на заглавката на бележката, прескочете ред, преди да продължите да пишете бележката, за да отделите заглавката на бележката от тялото на бележката.
Част 2 от 4: Писане на тялото на бележката
Стъпка 1. Помислете за аудиторията, която ще получи бележката
За да напишете бележка, която да заинтересува хората да четат и отговарят, трябва да определите стила, дължината и формалността на вашето обяснение в основната част на бележката въз основа на аудиторията, която ще я чете. За това трябва да знаете кой ще получи и прочете тази бележка.
- Разберете какви са приоритетите и притесненията на получателя на бележката.
- Опитайте се да предвидите въпросите, които читателите на бележката ще зададат. Подкрепете вашето обяснение, като предоставите някои примери, доказателства или друга информация, която би могла да повлияе на читателя.
- Като вземете предвид аудиторията, която ще чете бележката, можете да предадете правилната информация или мнения в бележката.
Стъпка 2. Не поздравявайте официално
Бележката не трябва да започва с поздрав като „Уважаеми г -н Анвар“. Вместо това просто напишете начално изречение, за да обясните темата, която искате да обхванете.
Стъпка 3. Посочете проблема или проблема в първия параграф
Накратко опишете предисторията на действието, което искате да предприемете. Както при изпращането на теза, обяснете темата и посочете причините, поради които това действие е важно. Можете да използвате това уводно изречение като резюме или резюме.
Като общо ръководство, началният раздел трябва да бъде написан в един параграф
Стъпка 4. Например в началото на бележката можете да напишете:
„Считано от 1 януари 2016 г. PT XYZ ще приложи нова политика за опазване на здравето. Всички служители и членовете на техните семейства ще получават здравни обезщетения от BPJS клас 1 всеки месец “.
Стъпка 5. Опишете контекста на проблема, който повдигнахте в бележката
Читателите може да се нуждаят от информация за предисторията на проблема, който представяте. Обяснете накратко контекста и кажете само важното.
Ако е уместно, продължете да пишете бележката, обяснявайки защо искате тази политика да се прилага. Например напишете: „Правителството издаде наредба, че всяка компания е длъжна да регистрира служители и членове на техните семейства като участници в BPJS Kesehatan“
Стъпка 6. Подкрепете плана си, като дадете обяснение в раздела за дискусии
Опишете накратко действието, което ще предприемете. Предоставете доказателства и логически причини в подкрепа на вашето предложение. Започнете с предаване на най -важната информация, след това предоставете конкретни или подкрепящи факти. Посочете какви ползи ще получи читателят от предложеното от вас действие или вредата, която ще настъпи, ако това действие не бъде предприето.
- Ако искате да създадете по -дълга бележка, представете и подходящи и убедителни графики, списъци или диаграми.
- За по -дълги бележки можете да предоставите кратко заглавие, което описва съдържанието на всеки раздел. Например, вместо да създавате заглавие „Политика“, напишете „Нова политика за всички служители“. Направете заглавието конкретно и кратко, така че важните неща в бележката да могат да бъдат незабавно познати от читателя.
Стъпка 7. Предложете действия, които читателят трябва да предприеме
Чрез бележка вие молите другите да действат по конкретен въпрос, независимо дали става въпрос за съобщение за нов продукт, нова политика за отчитане на разходите или изявление за това как компанията решава проблем. Обяснете какви действия трябва да се предприемат в заключителен параграф или изречение.
- Например напишете: „Всички служители трябва да използват новата счетоводна система от 1 март 2016 г.“.
- Представете и подкрепящи доказателства за вашето предложение.
Стъпка 8. Затворете бележката, като предоставите положително и подкрепящо резюме
Последният параграф трябва да опише следващата стъпка, която би могла да реши проблема. Също така предайте послание за подкрепа относно организационната солидарност.
- Можете да кажете: „Готов съм да обсъдя това предложение по -нататък и да приложа решението, за което се договорихме взаимно“.
- Или можете да затворите бележката, като напишете: „Много сме развълнувани от плана за добавяне на производствена линия. Вярваме, че този план ще развие компанията и ще гарантира непрекъснатостта на нашия бизнес”.
- Затворете бележката само с изречение или две.
Част 3 от 4: Прекратяване на бележката
Стъпка 1. Познайте добре формата на бележката
Използвайте стандартния формат на бележка за по -лесно четене. Въведете бележката с шрифт Times New Roman или Arial, размер 12 с 3 см ляво, дясно и долно поле.
Използвайте формат на абзаца, подравнен вляво. Пропуснете двата празни реда в края на абзаца и не е необходимо да оставяте интервал в началото на абзаца
Стъпка 2. Проверете бележката си
Прочетете отново и редактирайте бележката, за да се уверите, че тя е правилна, ясна, сбита и убедителна. Уверете се, че използвате правилния стил на писане. Премахнете ненужните научни термини или жаргон.
- Проверете отново, за да видите дали все още има правописни, граматически и дискусионни грешки. Обърнете внимание на изписването на имена, дати и числа.
- Уверете се, че бележката ви е достатъчно кратка и премахнете излишната информация.
Стъпка 3. Инициализирайте до името си
Бележката не трябва да бъде подписана, но трябва да я инициализирате с химикалка в челото на бележката точно до името си. Инициалите показват, че сте одобрили тази бележка.
Стъпка 4. Използвайте хартия с бланки
Има хартии с букви, които са отпечатани с бланки, специално предназначени за бележки, или просто използват обикновена хартия с букви.
Ако сте създали бележката на компютър (и сте я изпратили по имейл), създайте своя собствена бланка с помощта на програмата Word с логото на компанията и показаната информация за контакт. Използвайте този шаблон за бележки за бъдещи изпращания на бележки
Стъпка 5. Решете как да изпратите бележката
Изберете най -добрия начин за разпространение на бележката. Можете да го отпечатате и споделите или да го изпратите по имейл.
За изпращане на бележки по имейл можете да конвертирате бележката от документ на Word в HTML или в PDF и да я изпратите като прикачен файл към имейл
Част 4 от 4: Използване на шаблони за бележки
Стъпка 1. Потърсете шаблон за бележка
Бележките могат да се създават с помощта на шаблони, вместо да се изграждат от нулата. За това потърсете добри шаблони за бележки в интернет, например в Microsoft Word. Използваните формати обикновено са почти еднакви, но размерът на шрифта, дължината и дизайна могат да варират.
- Изтеглете шаблона, който най -добре отговаря на вашите нужди.
- Не забравяйте да прочетете правилата, преди да използвате шаблони от който и да е уебсайт.
Стъпка 2. Отворете шаблона, който сте изтеглили на компютъра си
След като щракнете върху бутона за изтегляне, шаблонът или ще бъде директно изтеглен на вашия компютър, или трябва да направите няколко стъпки. Ако резултатът е компресиран файл, първо трябва да разархивирате този файл и след това да го отворите в Microsoft Word.
Препоръчваме ви да използвате най -новата версия на програмата Microsoft Word, за да не изпитате проблеми и този шаблон ще работи добре за вас. Ако все още използвате по -ранна версия на програмата Microsoft Word, актуализирайте я, преди да изтеглите файлове
Стъпка 3. Определете собствената си бланка
Всички шаблони могат да се променят. Всяка част от шаблона за бележки можете да персонализирате според вашите нужди. Например, добавете лого и търговска марка към шаблона в раздела с бланки. Щракнете върху раздела с бланки, за да въведете информацията за компанията.
Стъпка 4. Попълнете полетата на шаблона в заглавката на бележката
Трябва да попълните полетата „До“, „От“, „CC“и „Информация“. Бъдете внимателни, когато попълвате всяко поле, за да не се объркате, пропуснете или въведете грешно в този раздел.
Стъпка 5. Въведете съобщението си
Напишете въведението, контекста, дискусията и обобщението в основната част на бележката. Можете да напишете бележки под формата на списък, за да предадете информация по точка.
- Използвайте същия формат на шаблон, за да поддържате всички абзаци в бележката добре подредени с правилните полета и размерите на шрифта.
- Можете да използвате шаблона за бележки за показване на таблицата, ако е необходимо. Това може да бъде по -полезно, особено ако бележката, подготвена в списък или друг формат, изглежда небрежна или трудна за четене.
- Не забравяйте да изтриете думите, които вече са в шаблона. Проверете отново внимателно, преди да изпратите.
Стъпка 6. Също така проверете краката за скрап
Краят на бележката е в долната част на бележката, която обикновено се използва за предоставяне на допълнителна информация, например за писане на информация за вашата компания или телефонен номер. Проверете внимателно дали цялата тази информация е въведена правилно. Разбира се, искате да изпратите добра бележка без неправилна информация за контакт или липсваща информация.
Стъпка 7. Настройте дисплея
Едно от предимствата, които можете да получите от шаблона, е възможността да промените цвета на документа. Показването на бележката може да се регулира според личността и да я направи по -привлекателна. Освен това можете да изберете цвета, който най-добре отговаря на настоящата ситуация, за да го направите по-привлекателен за внимание, но все пак професионален.
Стъпка 8. Запазете бележката като нов документ
Не забравяйте да запазите копие на този файл с бележки, така че да има цифрово архивиране като доказателство за всяка бизнес комуникация, която сте имали.
Стъпка 9. Запазете този шаблон, за да можете да го използвате отново
Винаги, когато трябва да създадете бележка с малко по -различна тема, заменете информацията в нея с темата на бележката, която искате да изпратите. В допълнение към спестяването на време, можете да създавате бележки в последователен формат, така че да изглеждат професионални. По този начин читателите ще обърнат повече внимание и ще прочетат внимателно бележката, която изпращате.
Съвети
- Не давайте твърде много причини. Трябва да обясните защо трябва да се предприемат определени действия, но не прекалявайте.
- Обяснението/информацията, записана в бележката, трябва да бъде представена накратко.
Свързана статия
- Как да напиша служебна бележка
- Как да напиша писмо
- Как да общуваме ефективно
- Как да напиша читателско писмо
