Меморандумът е вид документ, използван за вътрешна комуникация между служителите на компанията. Бележките са изпитан във времето аспект на света на бизнеса, който, когато е написан правилно, може да помогне да се поддържат нещата в течение.
Стъпка
Част 1 от 3: Избор на език и формат
Стъпка 1. Избягвайте прекалено непринуден език
По принцип езикът на бележката трябва да бъде ясен и прост, но професионален. Трябва да избягвате непринудения тон на разговор в бележката.
- Например, не пишете: „Здравейте на всички! Слава Богу, че е петък, а? Искам да говоря по важен бизнес въпрос."
- Вместо това преминете директно към въпроса „Искам да споделя доклад за напредъка на Project Z“.
Стъпка 2. Избягвайте емоционалния език
Трябва също да се опитате да използвате неутрален тон и да избягвате емоционален език. Опитайте се да посочите факти и доказателства в подкрепа на твърденията.
- Например, избягвайте твърдения от рода на: „Мисля, че всички бихме били много по -щастливи, ако ни беше позволено да се обличаме небрежно в петък“.
- Вместо това потърсете информация за проучване дали моралът се увеличава, когато на служителите е позволено да избират дрехи, и споменете тази информация в бележката.
Стъпка 3. Използвайте сигнални фрази
Ако искате да цитирате доказателства или източници, уверете се, че използвате език, който позволява на читателя да знае какво правите.
Например, опитайте фразата „Според нашите констатации …“или „Изследванията, завършени от EPA, показват, че …“
Стъпка 4. Изберете подходящия модел и размера на шрифта
Бележките трябва да бъдат лесни за четене. Така че, избягвайте използването на малки шрифтове, размерът по подразбиране е 11 или 12.
Трябва също да изберете обикновен шрифт, като Times New Roman. Не е моментът да опитвате „смешни“шрифтове като Comic Sans (може да се смеете, че сте избрали този шрифт)
Стъпка 5. Използвайте стандартни полета
Типичният марж за бизнес бележка е 1 инч или 2,54 см, въпреки че някои програми за текстообработка са подготвили шаблони за бележки с малко по -широки полета (например 1,25 инча или 3,18 см).
Стъпка 6. Изберете единично интервал
Бизнес бележките обикновено не използват двойни интервали. За да запазите страницата с лексикон малко, помислете за единични интервали, но добавете разстояние между абзаци или раздели.
Тиретата на абзаци обикновено не се изискват
Част 2 от 3: Подготовка за писане на служебна бележка
Стъпка 1. Решете дали бележката трябва да бъде изпратена
Ако трябва да споделите важни бизнес въпроси с няколко души от вашия екип, добра идея е да изпратите бележка. Бележките също могат да бъдат изпращани, дори ако комуникирате само с един човек, например, или искате да водите запис на кореспонденция.
- В някои случаи обаче е по -ефективно да говорите директно със съответното лице.
- В допълнение, някои данни може да са твърде чувствителни, за да бъдат изпратени в бележка.
Стъпка 2. Определете целта на писането на бележката
Съдържанието и настройките на бележките варират в зависимост от целта. Повечето видове бележки са написани по следните причини:
- Да предложи идея или решение. Например, ако знаете как да решите проблем с графици за извънреден труд, идеята може да бъде записана в бележка и изпратена на шефа ви.
- Да дава заповеди. Например изпращането на бележки също е ефективен начин за делегиране на отговорност за конференция, която вашият отдел е домакин.
- За отчети. Можете също да изпращате бележки, за да информирате колегите за последните събития, да докладвате актуализации на даден проект, да предоставяте отчети за напредъка или да докладвате резултатите от разследването.
Стъпка 3. Стеснете темата
Възможно е да работите с множество проекти и да се изкушите да изпращате бележки до колеги, шефове или клиенти за напредъка на нещата. Не забравяйте обаче, че служебните бележки трябва да се фокусират само върху един въпрос.
Бележките трябва да са кратки, ясни и лесни за бързо четене от заетите хора. Така че, не оставяйте важна информация да бъде игнорирана. Фокусираните бележки помагат да се получи и разбере вашето съобщение
Стъпка 4. Помислете за аудиторията
Съдържанието, стилът и тонът на служебната бележка се определят от целевата аудитория. Така че, помислете внимателно кой ще получи бележката.
Например бележка до колега за планиране на изненада за някой в офиса е различна от бележка до ръководител за резултатите от разследване, което правите в продължение на месеци
Част 3 от 3: Съставяне на служебна бележка
Стъпка 1. Маркирайте го
Има много видове бизнес кореспонденция. Стандартният начин за бележки е изрично да маркирате документа.
- Например, напишете „Бележка“или „Меморандум“в горната част на страницата.
- Позицията може да бъде центрирана или подравнена вляво. За вдъхновение прегледайте получените служебни бележки и копирайте формата.
Стъпка 2. Напишете заглавие
Първата част на бележката трябва да включва важните моменти. Подробна информация за всеки компонент ще бъде описана в следващата стъпка.
- ДО: напишете имената и титлите на хората, получили бележката.
- ОТ: напишете пълно име и заглавие.
- ДАТА: напишете пълната и точна дата, не забравяйте годината.
- ТЕМА: напишете кратко и конкретно описание на съдържанието на бележката.
- Обърнете внимание, че темата обикновено е обозначена с „Re:“или „RE:“(и двете означават отношение).
Стъпка 3. Изберете внимателно списъка с получатели
Включете всички, които се нуждаят от информация или развитие. Ограничете разпространението на бележки до хора, които трябва да знаят.
- По отношение на бизнеса не е разумно да изпращате бележки до всички в офиса, ако само няколко са загрижени или замесени.
- Хората ще бъдат затрупани от много бележки и може да са склонни да игнорират или просто да преглеждат неподходящи бележки.
Стъпка 4. Използвайте правилните имена и заглавия и заглавия за хората в списъка с получатели
Въпреки че вие и вашият шеф сте запознати ежедневно, най -добре е да поддържате официална писмена кореспонденция. Например, може би поздравявате шефа си по име само когато се срещнете в коридора на офиса, но за бележки го поздравете с „г -жа Риана“или „д -р. Риана.
Не забравяйте, че информацията, която пишете, е предназначена за всички в списъка с получатели. Така че, запишете пълното име и заглавието
Стъпка 5. Разберете заглавието на лицето, към което се обръщате във външната бележка
Ако изпращате бележка на някой извън офиса, важно е да определите правилния поздрав. Отделете време да потърсите въпросния профил, личната информация обикновено се описва на уебсайта на тяхната компания.
- Например, вие се съмнявате дали степента е докторска. Ако да, обикновено правилният поздрав е Dr. х
- Каква е неговата позиция? Това заместник -директор ли е или деканът? Ако е така, не забравяйте да го споменете в бележката.
Стъпка 6. Напишете внимателно темата
Уверете се, че темата е кратка, ясна и не прекалено обща.
- Например, темата „Нов бизнес“изглежда неясна и ако някой търси досието седмици или дни напред, може да му е трудно да реши коя от вашите бележки е.
- По -добра тема би била нещо подобно, „Доклад за напредъка при разследване на разширяването на клиентската база“.
Стъпка 7. Помислете за пропускане на поздрава
Вие сте свободни да изберете дали искате да започнете съобщението с поздрав, например „Скъпи. Г -жа Вардани “или„ Скъпи. Колеги. Не забравяйте обаче, че поздравите не се очакват в служебна бележка.
Бележките са бързо и ефективно средство за предаване на важна информация и публиката ясно знае кой е получил и изпратил бележката
Стъпка 8. Съставете въведението
Обяснете целта си за писане и изпращане на бележката.
Например „Уведомявам ви, че …“. Въведението трябва да съдържа обобщение на съдържанието на бележката
Стъпка 9. Поддържайте кратко въведение
Няма нужда да предоставяте всички подробности и/или доказателства в първия раздел.
Няколко изречения или кратък абзац ще бъдат достатъчни
Стъпка 10. Определете настройките на тялото на бележката
След въвеждането служебната бележка обикновено включва два до четири допълнителни параграфа преди заключението. Съдържанието и настройките зависят от темата.
Например, можете да организирате информация по важност. Или, ако описвате процес, разделете тялото на бележката, за да съответства на етапите на процеса
Стъпка 11. Решете дали искате да включите субтитри
Бизнес бележките трябва да се състоят от ясни секции. Обикновено служебните бележки са ясно разделени, така че получателят да може лесно да чете и усвоява информацията. Можете да им помогнете да разберат точките, като маркират подсекциите.
Стъпка 12. Напишете конкретен субтитър
Уверете се, че фокусът на всеки подраздел е ясен за получателя.
Например, включете следните подраздели, когато пишете бележка за планирано преместване в офиса: „Ново местоположение за нашия централен офис“, „Важни указания за офис консумативи“и „График за завършване на офис преместване“
Стъпка 13. Включете тематичното изречение в главния параграф
Първото изречение на всеки подраздел или параграф трябва да предава основната точка на раздела.
Всеки параграф или раздел от бележката трябва да се фокусира само върху една идея
Стъпка 14. Помислете за използване на точки
Ако искате да подчертаете важни моменти, точките или списъците могат да бъдат много полезни. Този формат насърчава читателите да обръщат внимание на важни моменти и им помага да четат бележки по -бързо и ефективно.
Стъпка 15. Дръжте бележката кратка
По принцип служебните бележки не са по -дълги от една до две страници.
Това стандартно ограничение на страниците обикновено е за документи с единични интервали без допълнителни редове между разделите
Стъпка 16. Решете дали имате нужда от обобщаващ параграф
По принцип бележките не изискват обобщение, особено ако те са по -малко от една страница.
Въпреки това, ако описаната информация е сложна или ако бележката е по -дълга от нормалното, е полезно да имате обобщение на ключовите моменти
Стъпка 17. Въведете заключителен раздел или параграф
Дори и да не се нуждаете от обобщена бележка, все пак трябва да я завършите със заключително изречение. Помислете за следното:
- Какво е основното послание на бележката? Искате ли получателят да направи нещо? Трябва ли да отговорят не по -късно от всеки ден? Ако да, заявете ясно.
- Ако не се изискват действия, включете просто заключително изречение, като „Ще се радвам да обсъдим допълнително“или „Моля, свържете се с мен с всякакви проблеми или въпроси“.
Стъпка 18. Подпишете, ако искате
По принцип няма нужда да добавяте име или подпис в края на бележката. Не забравяйте обаче, че е най -безопасно да следвате други примери за бележки във вашата област.
- Ако другият завършва официално (напр. „С уважение, д -р Сари), следвайте примера.
- Въпреки че не изисква подпис, може да се наложи да включите инициалите си в края на документа.
Стъпка 19. Посочете дали има прикачени файлове
Ако бележката включва и прикачени файлове, като таблици, графики или отчети, не забравяйте да споменете прикачените файлове в края на бележката. Например „Прикачено: Таблица 1“.
- Трябва също така да се позовавате на прикачения файл в основната част на бележката.
- Например, за да уведомявате служителите за предстоящо преместване в офиса, можете да напишете информация като следната: „Възнамеряваме да завършим процеса на преместване до края на това тримесечие. Вижте приложената таблица 1 за по -подробен график.”
Стъпка 20. Прочетете отново внимателно написаната бележка
Преди да изпратите, прочетете отново и коригирайте. Уверете се, че граматиката на изречението е правилна, че няма правописни грешки или използване на препинателни знаци и че съдържанието е лесно за разбиране.
- Помислете за отлагане на доставката след първата корекция, ако времето не е проблем. Ако препрочетете бележката час или два по -късно, може да откриете грешки, които първоначално бяха пренебрегнати.
- Ако бележката съдържа чувствителна информация, проверете фирмените правила, за да видите кой може да прегледа бележката вместо вас и да даде окончателно одобрение на нейното съдържание.
