Работните часове са важна част от изготвянето на изгодна оферта за проект и определяне на цената на завършената работа. Тъй като работната сила съставлява голяма част от повечето договорени работи, точното оценяване и отчитане на работното време е от решаващо значение за успеха на вашия бизнес.
Стъпка
Част 1 от 2: Оценка на работното време за наддаване по проекти
Стъпка 1. Разделете проекта на компоненти
Първата част от изчисляването на работното време за работа е разделянето на проекта на по -малки компоненти. След това изчислете броя на часовете, необходими за завършване на всеки компонент. Тези компоненти трябва да бъдат определени според вида на участващата работна сила. Ако строите жилищен комплекс, ще ви е необходима работна ръка при изкопни работи, строителство, електричество, водопровод и т.н. Уверете се, че оценявате всеки компонент, който е част от проекта.
Стъпка 2. Определете вида на необходимата работна сила
Видът на работната сила е силно зависим от задачите, които трябва да бъдат изпълнени. Не се нуждаете от бригадир за всяка работа. Прости задачи могат да се изпълняват от асистенти или стажанти. Този процес на определяне е по -труден за работни места, които включват комбинация от различни видове работна сила, вариращи от прости до сложни.
Стъпка 3. Оценете времето, необходимо за завършване на всеки компонент
След като определите компонентите и вида на труда за всеки компонент, преценете общия брой човекочасове, необходими за завършване на всеки етап от началото до края. Не включвайте почивки. Броят на отработените часове трябва да отразява продължителността на работното време, отделено за завършване на етап.
- Ако знаете добре типа работа за всеки етап, опитайте да използвате минали проекти като ориентир за оценка на работното време. Например, ако знаете, че отнема десет часа на един работник да инсталира четири нови прозореца или 2,5 часа на прозорец, текущият ви проект може да не е много по -различен.
- Ако етап във вашия проект включва различен тип работна сила, не след като се запознаете, направете проучване, за да подготвите прогнозното си работно време. в зависимост от проекта може да намерите ценна информация в интернет или други изпълнители. Можете също да използвате услугите на консултант, който е запознат с вида работна сила, от която се нуждаете. Консултант може да ви помогне да прецените работното време, необходимо за завършване на определен етап.
- Също така вземете предвид фактори като степента на трудност на работата, когато правите оценки. Ако прозорецът в бъдещия ви проект е на 7-ми етаж, а прозорецът, върху който се работи в предишния проект, е на първия етаж, увеличете съотношението часове на прозорец, за да отчетете тази разлика.
- Включете прогнози за времето, прекарано в административни задачи, изисквани от договора.
Стъпка 4. Включете часовете на ръководителя
Можете също така да включите часовете по проекта за бригадира или мениджъра, който ще ръководи екип от работници и ще управлява подробното отчитане и спазването на графика на проекта. Някои проекти могат да наемат повече от един ръководител или бригадир и да управляват различните компоненти на проекта. Други проекти могат да използват няколко различни нива на надзор. Може да имате бригадир, който да управлява работниците в различни компоненти на проекта, и първичен ръководител, който ръководи всички бригадири.
Стъпка 5. Използвайте прогнозите си, за да подготвите времева линия на проекта
Вашият клиент ще определи времето за завършване на проекта. Може би клиентът ще поиска да посочите колко време ще ви отнеме да завършите проекта. Можете да използвате изчислени етапи и часове, за да разработите времева линия на проекта. Определете компоненти, които могат да бъдат завършени едновременно, и компоненти, които трябва да бъдат завършени на етапи (изходът на един процес става вход на следващия процес). Ако знаете кога всеки етап трябва да бъде завършен, можете да разделите броя часове, необходими за завършване на етап, на 8-часовия работен ден за периода от време на проекта. Може да успеете да удължите или съкратите сроковете на проекта, като добавите или намалите работната сила. Колкото повече работници имате, толкова по -бързо може да бъде завършен етап.
- Някои проекти изискват повече от 8 часа на ден или 40 часа седмично, за да завършат етапите по график. Те се нуждаят от извънреден труд, който трябва да бъде стимулиран.
- Например, ако имате един месец за изграждане на основата на нова къща и знаете, че изграждането на основата изисква 1000 часа на труд, разделете 1000 на 8-часовия работен ден в един месец, за да определите количеството труд, необходимо за завършване този етап в точното време. време (1000 работни часа по проекта / 20 работни дни в месеца = 50 часа на ден; 50 часа на ден / 8 часа на труд = 6,25 необходими труда.)
- Бъдете реалисти за броя на заетите работници в посочения период от време. Би било нереалистично да се нуждаете от 7 електротехници, които да завършат инсталацията на веригата за една седмица, в зависимост от наличието на електротехници във вашия район. Може да се наложи да удължите сроковете, за да отговаряте на наличността на работна сила за вашия проект.
- Ако планирате да завършите няколко етапа едновременно, ще трябва да разделите работната сила, за да завършите всеки етап.
Стъпка 6. Подгответе и изпратете офертата си
Добавете отработените часове за всяка необходима работна сила, за да имате общите отработени часове за всеки тип работна сила. Ако имате нужда само от един вид работна сила, моля, комбинирайте всички часове по проекта в едно число. Ако се нуждаете от различни видове работна сила, офертата ви трябва да посочва броя на отработените часове за всеки тип работна сила. Препоръчваме ви да включите всички разходи за труд, включително данъци и обезщетения. Някои договори могат да определят минимална работна заплата за всеки вид работна сила. Също така включете всички надценки (част от печалбата), които искате да таксувате.
Например, да предположим, че сте избрани да инсталирате нова кухня за къща със среден размер. Ще трябва да разделите проекта на няколко етапа, състоящи се от водопроводни, електрически и общи строителни работи. Вашата оферта трябва да отразява общите работни часове за електротехници, водопроводчици и общи строителни работи, както и ставките на заплатите за всеки вид работна сила
Стъпка 7. Коригирайте очакваното работно време с напредването на проекта
Тъй като прогнозите за време са само приблизителни, трябва да актуализирате прогнозите с напредването на проекта. Може да се наложи да таксувате клиента въз основа на действително отработените часове на екипа, така че периодично да предоставяте актуални прогнози за отработените часове. Това предотвратява изненадата на клиента от свръхексплоатацията на работното време.
- Включете „фактор за измама“, който е увеличаването на приблизителното време поради неизвестното. Количеството фалшив фактор зависи от сложността на работата, наличието на работна ръка, зависимостта от външни агенти и връзката на един процес с друг.
- Повечето изпълнители обясняват, че офертите им са приблизителни. Действителните отработени часове ще варират и клиентите ще плащат според действително отработените часове с напредването на проекта. Възможно е обаче клиентът да иска да плати еднократна сума въз основа на прогнозите и да не плаща за реално отработени часове. Обърнете специално внимание на всички езици на договора, които означават това споразумение, тъй като при такова споразумение изпълнителят трябва внимателно да прецени разходите.
- Ако клиентът ще заплаща на база действително отработени часове, не забравяйте, че офертата ви отразява прогнозите и не бива да таксувате значително по -високи отработени часове, освен ако няма убедителна и доказуема причина. Ако срещнете проблем и се потвърди, че надхвърляте очакваното работно време, уведомете клиента, за да предотвратите недоразумения
- Направете писмено споразумение, в което се посочва произведението, което е най -вероятно да се появи и е извън обхвата на работата. Включете процеси за идентифициране и одобрение на тези промени, като разрешителни и необходима документация.
Част 2 от 2: Отчитане на работното време за работа по договор
Стъпка 1. Съберете информация за работната си сила
Уверете се, че файловете на служителите за цялата работна сила по вашия проект са точни и ги поддържайте. Това включва записи за заплати и всички правни документи. Ако използвате инженери, електротехници, водопроводчици или други лицензирани работници, ще трябва да съхранявате доказателства за техните активни сертификационни файлове. Изисква се за повечето инженерни и строителни работни места, за да се установи дали работната сила е договорена от държавата. Вие носите отговорност да гарантирате, че всички, които работят за вас, са надлежно сертифицирани, включително подизпълнители.
- Можете да плащате заплата на служител, за да работите по проект. Тези подизпълнители работят за вас, изпълнителят, и вие таксувате заплатите на клиента. Дори ако подизпълнителят не е ваш служител, тяхната сертификационна информация трябва да се събира и съхранява в архива. Като изпълнител, ваша отговорност е да гарантирате, че всеки, който работи по проекта, има съответната квалификация, освен ако не е посочено в договора.
- Правителствените договори обикновено изискват допълнителна информация за служители и подизпълнители, за да се гарантира спазването на Закона. Това включва докладване за етническата принадлежност и размера на заплатите, за да се гарантира, че няма дискриминационни практики. Ако имате държавен договор, внимателно прочетете и следвайте всички инструкции относно наемането и докладването, за да предотвратите проблеми със заплатите.
Стъпка 2. Следете работното време
За да можете да изготвяте точни отчети до клиентите, имате нужда от метод за наблюдение на работното време на служителите, работещи по проекта. Можете да използвате часовник или график за време, но тези записи трябва да бъдат проверени, за да се гарантира точността. В зависимост от договорения договор може да се наложи да провеждате периодични одити и да доказвате валидността на отчетения брой отработени часове
- Един от начините да се гарантира точността на отчитането на работното време е да се постави ръководител на всеки служител или група служители. В края на всяка седмица, когато служителят подаде картата за време, ръководителят може да прегледа и подпише картата, за да докаже, че е правилна. Това не позволява на служителите да добавят фиктивни отработени часове.
- Можете също така да опитате да използвате електрическа система за работно време за наблюдение на работното време на служителите. Уверете се, че системата е добре контролирана, за да предотвратите злоупотреба. Ако отчетът за отработените часове е съмнителен, трябва да можете да го докажете.
- Правителствените клиенти са задължени по закон да събират цялата информация, преди да плащат на изпълнители, тъй като заплатите се изплащат от данъци. Нивото на надзор при докладване на сроковете на правителствените проекти ще бъде много високо. Следвайте внимателно и подробно всички инструкции за докладване, както е уговорено.
Стъпка 3. Изпращайте редовно доклади за заплатите на труда на клиентите
Вашият договор трябва да посочва колко често трябва да съобщавате на клиента колко отработени часове, за да получавате заплата. Когато изпращате този отчет, ще прехвърлите информация от вашите разплащателни ведомости и часовникови документи в специфичен за клиента отчет, който сравнява броя на таксуваните часове с прогнозните отработени часове по време на наддаването. Ако има голямо разминаване между прогнозния и действителния брой отработени часове, трябва да можете да предоставите силно обяснение на клиента.
Стъпка 4. Използвайте бележки, за да подготвите прогнози за следващия си проект
В края на проекта информацията за наблюдение на работното ви време ще бъде безценна, тъй като предоставя подробности за продължителността на времето, през което конкретните задачи са изпълнени. Можете да използвате тези данни, за да направите приблизителни оценки, като например броя на отработените часове на брой монтирани плочки или времето за изчакване след изравняване на мокър цимент. Тази информация ще подобри бъдещите ви предложения и ще поддържа бизнеса ви печеливш.
