С нарастването на популярността на имейла като по -лесна, по -евтина и по -бърза алтернатива на ролята на писмата се увеличава и броят на поканите за сватби, рождени дни и дори социални събирания, изпратени чрез тези онлайн медии. Като цяло поканените ще изпратят имейл със системата RSVP, за да измерват броя на гостите, които могат да присъстват на събитието. Но за съжаление системата RSVP не е много популярна в Индонезия, така че има голяма вероятност трудно ще реагирате. Не се безпокой! Тази статия съдържа различни съвети за определяне на правилния начин и време за отговор, създаване на правилния отговор и проверка дали вашият отговор е получен от поканения.
Стъпка
Част 1 от 3: Определяне на правилния начин и време за реакция
Стъпка 1. Вземете решение
Първата стъпка, която трябва да направите, е да вземете решение да присъствате или да не присъствате на събитието, посочено в поканата. Помислете за това веднага щом получите RSVP имейл.
- Помислете за местоположението на събитието и помислете дали трябва да пътувате извън града или не. Например, за да присъствате на събитие, проведено извън града, разбира се, трябва да похарчите повече, за да си купите самолетен билет, нали?
- Уверете се, че не е нужно да присъствате на друго събитие по време на събитието.
- Уверете се, че вашият партньор и най -близките роднини също могат да присъстват. Не забравяйте, че наличието на най-близките ви хора също ще повлияе на процеса на вземане на решения.
Стъпка 2. Определете естеството на събитието
Всъщност естеството на различните събития ще изисква различни тонове на отговор и нива на официалност. Следователно, първо трябва да разберете естеството на събитието, преди да изпратите отговор, за да предотвратите появата на нежелани грешки.
- Ако събитието е неформално, като например покана за барбекю в къщата на съсед, обикновено ще трябва да дадете неофициален отговор. Освен това времето, което трябва да изпратите, е по -кратко.
- Ако събитието е официално, като покана за сватба, рожден ден или друго важно тържество, обикновено трябва да дадете отговор, който също е официален.
Стъпка 3. Осигурете ефективен отговор
След като прочетете подробностите за събитието и вземете решение, незабавно дайте ефективен отговор. С други думи, чрез отговора, който давате, потвърдете дали ще се съобразите с поканата или не.
- Прочетете датата на RSVP, посочена от канещия. Не забравяйте, че трябва да отговорите преди крайния срок!
- Отговорете възможно най -скоро. Дори ако поканителят ви даде месец или два, за да отговорите, това не означава, че трябва да се възползвате от възможността да забавите отговор! Вместо това, отговорете веднага след като сте взели решение да приемете или отхвърлите поканата.
Част 2 от 3: Изработване на отговори
Стъпка 1. Посочете темата на имейла
След като определите как и кога да отговорите, структурирайте съобщението си. За да започнете, включете тема в имейла, която показва вашия отговор и е подходяща за естеството на събитието.
- За официални покани използвайте изречения, които също са официални. Например напишете „Роджър и Анна отказват поканите за бала и вечерята на 11 май“.
- За неформални покани, като например замразени покани до вашите сложни съседи, просто напишете „Не мога да дойда на 11-то барбекю“.
Стъпка 2. Включете поздрав
Важно е да отворите имейла с подходящ поздрав, защото именно поздравът ще зададе тона за вашия отговор. В допълнение, правилният поздрав също ще подчертае вашите чувства и гледна точка към поканения.
- Някои примери за подходящи поздрави са „До“, „Към моя най -добър приятел“или прости поздрави като „Добро утро/следобед/вечер/вечер“,
- За неофициални събития просто кажете кратък и прост поздрав, като например „На Джон и Марси“.
Стъпка 3. Съставете съобщението в тялото на имейла
Съобщението, написано в основната част на имейла, може да е най -важната част от отговора ви, особено след като ще завърши отговора ви и ще отрази естеството на събитието. Някои примери за изречения, които можете да използвате, за да приемете или отхвърлите покана:
- Дайте неофициален отговор на такава покана. Например „Благодаря за поканата за барбекю, Том. Но съжаляваме, не успяхме да присъстваме, защото този ден трябваше да сме извън града."
- Дайте официален отговор на покана от такова естество. Например „Хигинсоните получиха покана да присъстват на сватбата на Джош и Белинда на 5 ноември 2019 г.“Друг пример е: „Джон и Сара Епълби с удоволствие приемат поканата ви за рождения ден на Марта Родригес.“
- Пример за официална присъда за отхвърляне би бил: „Семейство Паркър не можа да присъства на сватбата на Джош и Белинда на 5 ноември 2019 г.“
Стъпка 4. Напишете заключителен поздрав и включете името си
След като напишете съобщението, завършете отговора с подходящ затварящ поздрав. Всъщност, изписването на заключителен поздрав не е просто формалност, но в същото време може да представлява вида на връзката, която имате с човека и как се чувствате към него.
- Изберете официален заключителен поздрав като „Поздрави“или „Благодаря“.
- Изберете неформален затварящ поздрав като „Поздрави“или „Поздрави“.
- Съпоставете заключителния поздрав с вашия отговор. Например напишете „С голямо съжаление“, ако откажете поканата, или „Благодаря“, ако приемете поканата.
- Напишете името си в края на имейла. За неофициални събития просто запишете своя псевдоним и тези на другите поканени хора. За по -официално събитие обаче е добра идея да напишете пълното си име и това на други поканени гости. Ако вие и поканеният имате много близки отношения, просто напишете „Семейство Смит“.
Част 3 от 3: Справяне с автоматизирани имейли и отстраняване на възможни проблеми
Стъпка 1. Кликнете върху „отхвърляне“или „приемане“, ако в имейла има автоматичен бутон
Днес много хора се интересуват повече от използването на автоматизирана RSVP услуга, която се изпраща под формата на имейл за официални покани. Най -вероятно автоматизираният RSVP имейл е бил препратен чрез трета страна и има бутон с опция „отхвърляне“или приемане в него.
- Ако получите такъв имейл, не е нужно да изпращате личен имейл на поканения.
- След като поканата бъде приета или отхвърлена, отговорът ще бъде изпратен на трета страна и ще бъде препратен на канещия.
- Автоматичните имейл услуги често се използват за полуформални събития като рождени дни, събития, социални събирания и др.
Стъпка 2. Щракнете върху опцията „разписка за връщане“в тялото на имейла
Направете това, така че вашият доставчик на имейли да ви изпрати имейл, потвърждаващ дали въпросното лице е получило или отворило вашия отговор. По този начин ще знаете дали съобщението е изпратено.
- Имайте предвид, че различните доставчици на електронна поща също могат да имат различни правила относно опцията „разписка за връщане“.
- Някои доставчици на имейл услуги дори не предоставят тази опция.
Стъпка 3. Изпратете последващ имейл, ако плановете ви се променят
Всъщност промяната на плановете е неизбежна възможност. Ако трябва да откажете покана, която е била приета по -рано или обратно, уверете се, че предавате промяната в отговор директно на поканещия.
- Ако случайно сте натиснали опцията „Приемам“на автоматизиран имейл, изяснете грешката чрез личен имейл на заинтересованото лице.
- Ако искате да отхвърлите покана, която сте получили преди това, изпратете отхвърлянето директно на поканещия. Например, изпратете имейл с темата „RSVP Changes“, който казва „Съжалявам, по една или друга причина, Сара и аз не успяхме да присъстваме на 20 -ата ви годишнина от сватбата на 14 -ти. Надяваме се да се срещнем отново в близко бъдеще, добре!”
- Ако искате да приемете покана, която преди това сте отхвърлили, изпратете промените директно на поканещия. Например изпратете имейл с темата „RSVP Changes“, който казва „Здравейте! Ако квотата за покани все още е налична, ще се радвам да присъствам на вашето събитие“.
- Промените в отговора трябва да бъдат съобщени възможно най -скоро. Ако предстоящото събитие е неофициално или полуформално, е по-вероятно да промените отговора си известно време предварително. Ако обаче събитието е официално (например сватба), промените в отговора трябва да се направят предварително, поне един месец предварително.
