Excel е чудесен за таблици и данни, но как можете да го използвате и структурирате така, че да отговаря на вашите нужди? Инструментът за сортиране ви позволява бързо да сортирате колони с различни формати или можете да създадете свои собствени формати за множество колони и типове данни. Използвайте функцията Сортиране, за да организирате данните си и да улесните разбирането и използването.
Стъпка
Част 1 от 3: Сортиране по азбучен ред или по номер
Стъпка 1. Изберете вашите данни
Можете да щракнете и плъзнете (щракнете и плъзнете), за да изберете колоната, по която искате да сортирате, или можете да щракнете върху клетка в колоната, за да направите тази клетка активна и да позволите на Excel да сортира данните автоматично.
Всички данни в колона трябва да бъдат подредени според типа им, за да бъдат сортирани (пример: текст, числа, дати)
Стъпка 2. Потърсете бутона Сортиране
Този бутон се намира в раздела Данни в секцията Сортиране и филтриране. За да сортирате бързо, използвайте бутоните "AZ ↓" и "AZ ↑".
Стъпка 3. Сортирайте колоните си, като щракнете върху съответния бутон
Когато сортирате числа, можете да ги сортирате от най -ниското към най -високото ("AZ ↓") или от най -високото до най -ниското ("AZ ↑"). Когато сортирате текст, можете да го сортирате по азбучен ред ("AZ ↓") или в обратен азбучен ред ("AZ ↑"). Когато сортирате дати или часове, можете да ги сортирате от най -ранните до най -новите ("AZ ↓") или от най -ранните до най -ранните ("AZ ↑").
Ако освен колоната, която сортирате, има друга колона, съдържаща данни, ще се появи прозорец с въпроси дали искате да въведете данните за сортиране. Резултатът от поръчката все още се основава на избраната от вас колона, но данните до тази колона ще следват реда според данните в избраната колона
Стъпка 4. Проблем с колона, която няма да сортира
Ако срещнете съобщение за грешка при опит за сортиране, най -честата причина е проблем с форматирането на данните.
- Ако сортирате числа, уверете се, че всички клетки са форматирани като числа, а не като текст. Цифрите могат случайно да бъдат „импортирани“или да се четат като текст от определени счетоводни програми или приложения.
- Ако сортирате текст, грешки могат да възникнат поради наличието на интервали или неправилно форматиране на данни.
- Ако сортирате по дата или час, проблемът обикновено възниква от формата на данните. За да може Excel да сортира по дата, трябва да се уверите, че всичките ви данни са форматирани като дати.
Част 2 от 3: Сортиране по множество критерии
Стъпка 1. Изберете вашите данни
Да предположим, че имате електронна таблица със списък с имена на клиенти и техните градове. След това искате да сортирате градовете по азбучен ред, след това да сортирате всеки клиент по азбучен ред също във всеки град. Можете да направите това, като създадете персонализирано сортиране.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Сортиране
Намира се в секцията „Сортиране и филтриране“на раздела Данни. Ще се появи прозорец, който ви позволява да създадете определена последователност с различни критерии.
Ако колоната ви има заглавки в първата клетка, например „Град“и „Име“, не забравяйте да поставите отметка в полето Моите данни имат заглавки в горния ляв ъгъл на прозореца Сортиране, който се показва по -рано
Стъпка 3. Направете първите си настройки
Щракнете върху менюто Сортиране по, за да изберете колоната, която искате. В този пример първо ще сортирате града, така че изберете подходящата колона от менюто.
- В менюто "Сортиране по" изберете "Стойности".
- Подредете реда „А до Я“или „Ж до А“по ваш вкус.
Стъпка 4. Направете втората настройка
Щракнете върху бутона Добавяне на нива. Това ще добави още една настройка под първата настройка. Изберете втората колона (Име на колона в този пример), след това коригирайте настройките (за по -лесно четене изберете същото меню с настройки, както в първата настройка).
Стъпка 5. Щракнете върху OK
Вашият списък ще бъде сортиран по настройките, които сте направили по -рано. Можете да видите градовете, сортирани по азбучен ред, и имената на клиенти, сортирани по азбучен ред във всеки град.
Този пример е прост пример и включва само две колони. Можете обаче да създадете сложни последователности и да включите няколко колони, ако желаете
Част 3 от 3: Сортиране по цвят на клетката или буква
Стъпка 1. Изберете вашите данни
Можете да щракнете и плъзнете (щракнете и плъзнете), за да изберете колоната, по която искате да сортирате, или можете да щракнете върху клетка в колоната, за да направите тази клетка активна и да позволите на Excel да сортира данните автоматично.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Сортиране
Той се намира в раздела Данни в секцията „Сортиране и филтриране“. Ще се появи прозорецът Сортиране. Ако имате друга колона, съдържаща данни до колоната, която сте избрали, ще бъдете попитани дали искате да въведете тези данни.
Стъпка 3. Изберете „Цвят на клетката“или „Цвят на шрифта“в менюто „Сортиране на“
Това ще ви позволи да изберете първия цвят, който искате да сортирате.
Стъпка 4. Изберете кой цвят искате да сортирате първо
В менюто Поръчка можете да използвате падащото меню, за да изберете кой цвят искате да поставите първи или последен в поръчката. Можете да изберете само цвета, който е в колоната.
Няма настройка по подразбиране или настройка по подразбиране за сортиране на цветове. Трябва сами да направите уговорките
Стъпка 5. Добавете друг цвят
Ще трябва да добавите други настройки за всеки сортиран цвят. Щракнете върху Добавяне на ниво, за да добавите настройки. Изберете следващия цвят, по който искате да сортирате, след това задайте поръчките за подреждане в реда, в който искате да ги направите.
Уверете се, че всяка команда за настройка е еднаква за всяка настройка. Например, ако сортирате отгоре надолу, уверете се в менюто Поръчка за всяка настройка, която сте избрали отгоре
Стъпка 6. Щракнете върху OK
Всяка настройка ще влезе в сила поотделно, а колоните ще бъдат сортирани според цвета, който сте задали.
Съвети
- Опитайте да сортирате данните по различен начин; Различните гледни точки могат да покажат различни аспекти на представената информация.
- Ако вашата електронна таблица съдържа суми, средни стойности или друга информация за рекапитулация под информацията, която искате да сортирате, внимавайте също да не ги сортирате.
