Стандартната оперативна процедура (SOP) е документ, който се състои от информация за стъпките за изпълнение на задача. Съществуващ SOP може просто да се наложи да бъде променен и актуализиран, или може да се окажете в сценарий, в който трябва да пишете от нулата. Може да изглежда като много работа, но това е наистина много, много, "много" изчерпателен списък. Вижте Стъпка 1, за да започнете.
Стъпка
Част 1 от 3: Създаване на вашия SOP формат
Стъпка 1. Изберете вашия формат
Няма правилно и грешно в писането на СОП. Въпреки това, вашата компания може да има няколко SOP, които можете да посочите като ръководство за форматиране, очертавайки предпочитания начин за изпълнение на задача. Ако това е вашият случай, използвайте съществуващ SOP като шаблон. Ако това не е така, имате няколко възможности:
- Формат на прости стъпки. Това е за рутинна процедура, която е кратка, има няколко възможни резултата и е директна. Освен необходимата документация и указания за безопасност, този документ е просто списък с прости изречения, съдържащи заповеди за изпълнение за читателя.
- Формат стъпка по стъпка. Това обикновено е за дълги процедури - процедури, които са повече от десет стъпки, включващи вземане на решения, изясняване и терминология. Този списък обикновено е основните стъпки с подетапи в определен ред.
- Формат на диаграма. Ако процедурата е по -скоро като карта с безкрайни възможни резултати, блок -схемата може да е най -добрият ви залог. Това е форматът, който трябва да изберете, ако резултатите не винаги са предвидими.
Стъпка 2. Помислете за вашите читатели
Има три основни фактора, които трябва да имате предвид, преди да напишете своя SOP:
- Предварителни познания на вашите читатели. Запознати ли са с вашата организация и нейните процедури? Знаят ли терминологията? Вашият език трябва да съответства на знанията и инвестициите на читателя.
- Езикови умения на вашия читател. Има ли шанс хората, които не разбират вашия език, да "прочетат" вашия SOP? Ако това е възможно, добра идея е да включите снимки и диаграми с надписи.
- Вашата читателска аудитория. Ако много хора четат вашия SOP наведнъж (всеки с различна роля), трябва да форматирате документа като разговор в пиеса: потребител 1 изпълнява действието, последван от потребител 2 и т.н. По този начин всеки читател може да види как те стават неразделна част от безпроблемния двигател на бизнеса.
Стъпка 3. Обмислете знанията си
Изводът е: Вие ли сте правилният човек, който да напише това? Знаете ли какво включва този процес? Има ли възможност за грешка? Как да го направим безопасно? Ако не, може би е по -добре да го дадете на някой друг. Лошо написаните SOPs - или дори неточни - не само ще намалят производителността и могат да доведат до организационен провал, но също така могат да бъдат опасни и да имат отрицателно въздействие върху всичко - от вашия екип до околната среда. Накратко, това не е риск, който трябва да поемете.
Ако това е проект, който ви е даден и смятате, че трябва (или сте задължени) да го завършите, не се притеснявайте да поискате помощ от онези, които изпълняват ежедневните процедури. Провеждането на интервюта е обща част от процеса на създаване на SOP
Стъпка 4. Решете между кратки или дълги SOP
Ако пишете или актуализирате SOP за група лица, които са запознати с протоколи, терминология и т.н., и бихте се възползвали от кратък, сбит SOP, който е по -скоро контролен списък, можете да го напишете в съкратена форма.
Освен основните цели и съответната информация (дата, автор, идентификационен номер и т.н.), това е само кратък списък от стъпки. Ако не са необходими подробности или пояснения, ето как трябва да го направите
Стъпка 5. Запомнете целта на вашия SOP
Ясно е, че имате процедури във вашата организация, които се повтарят отново и отново. Но има ли конкретна причина, поради която този SOP е полезен? Трябва ли да се набляга на безопасността? Мерки за съответствие? Този СОП използва ли се за обучение или за ежедневни дейности? Ето няколко причини, поради които вашите SOPs са важни за успеха на вашия екип:
- За да се гарантира спазването на стандартите за съответствие
- За да се увеличат максимално производствените изисквания
- За да се гарантира, че процедурата няма лошо влияние върху околната среда
- За да се гарантира безопасността
- За да сте сигурни, че всичко върви по график
- За да се предотврати провал в производството
-
Да се използва като документ за обучение
Ако знаете какво трябва да подчертае вашият SOP, ще бъде по -лесно да изградите писането си около тези точки. Също така ще бъде по -лесно да видите колко важен е вашият SOP
Част 2 от 3: Написване на вашия SOP
Стъпка 1. Покрийте необходимия материал
Като цяло техническите СОП се състоят от четири елемента, които са „отделни“от самата процедура:
- Заглавна страница. Това включва 1) заглавието на процедурата, 2) идентификационния номер на SOP, 3) датата на издаването или преразглеждането му, 4) името на агенцията/поделението/клона, където е бил приложен SOP, и 5) подпис на тези, които са изготвили и одобрили СОП. Този раздел може да използва всеки формат, стига информацията да е ясна.
- списък на съдържанието. Това е необходимо само ако вашият SOP е достатъчно дълъг, за лесна справка. Тук ще намерите проста стандартна рамка.
- Осигуряване на качеството/контрол на качеството. Процедурата не е добра процедура, ако не може да бъде изследвана. Подгответе необходимите материали и подробности, така че читателите да могат да се уверят, че получават желаните резултати. Този материал може да включва други документи, като например образци за оценка на ефективността.
-
Справка. Не забравяйте да запишете всички използвани или важни справки. Ако използвате други справки за SOP, не забравяйте да прикачите необходимата информация в приложението.
Вашата организация може да има различен протокол от този SOP. Ако има предходен SOP, който можете да използвате, игнорирайте тази структура и следвайте процедурата, която е направена
Стъпка 2. За самата процедура не забравяйте да включите следното:
- Обхват и приложение. С други думи, той описва целта на процеса, неговите ограничения и как се използва процесът. Обхваща стандарти, регулаторни изисквания, роли и отговорности, както и данни и резултати.
-
Методология и процедури.
Същността на въпроса - избройте подробно стъпките, които са важни, включително необходимото оборудване. Включете последователни процедури и фактори за вземане на решения. Посочете "предположението" и възможните смущения или съображения за безопасност.
- Изясняване на терминологията. Обяснете съкращения, съкращения и всички фрази, които не са общи термини.
- Предупреждение за здраве и безопасност. Да се запише в отделен раздел и заедно със стъпките, когато възникне проблем. Не пропускайте този раздел.
-
Оборудване и консумативи.
Пълен списък на необходимите неща и кога и къде да намерите оборудване, стандарти за оборудване и т.н.
-
Предупреждения и прекъсвания. По принцип частта за отстраняване на неизправности. Избройте възможните проблеми, които биха могли да възникнат, на какво да обърнете внимание и какво би могло да повлияе на идеалния краен продукт.
- Дайте на всяка от тези теми свой собствен раздел (обикновено обозначен с цифри или букви), така че вашият SOP да не съдържа объркващи дълги изречения и за лесна справка.
- Това не е пълен списък, а само малка част от процедурните стъпки. Вашата организация може да спомене други аспекти, които се нуждаят от внимание.
Стъпка 3. Поддържайте писането си кратко и лесно за четене
Вероятно вашите читатели не са избрали да прочетат този SOP за забавление. Ще искате този документ да бъде кратък и ясен - в противен случай вниманието им ще се измести и те ще намерят документа за страшен и труден за разбиране. Като цяло дръжте изреченията си възможно най -кратки.
- Ето един лош пример: Уверете се, че сте почистили целия прах от изхода за въздух, преди да започнете да го използвате.
- Добър пример е следният: Отстранете целия прах от изхода за въздух преди употреба.
- По принцип не използвайте думата „вие“. Тази дума трябва да се подразбира. Говорете с активен глас и започнете изреченията си с командни глаголи.
Стъпка 4. Ако е необходимо, интервюирайте служители, участващи в процеса на изпълнение на задача
Последното нещо, което искате да направите, е да напишете напълно неточен SOP. Застрашавате безопасността, ефективността, времето на екипа и обяснявате процеса без надлежно обмисляне - нещо, което вашите съотборници може да намерят за обидно. Ако е необходимо, задавайте въпроси! Ще искате да напишете точната процедура, разбира се.
Можете да попитате различни източници, ако не знаете, за да обхванете всички роли и отговорности. Един член на екипа може да не спазва стандартните оперативни процедури или друг може да участва само в част от процедурата
Стъпка 5. Разбийте дългия текст на диаграми и блок -схеми
Ако включите конкретна стъпка или две, които ви плашат, създайте диаграма или диаграма, за да улесните читателите. Това ще направи документа по -лесен за четене и ще даде на ума пауза, след като се опита да разбере всичко. Освен това вашите документи ще бъдат по -пълни и добре написани.
Не включвайте диаграми или диаграми само за да подсилите SOP; правете го само когато е необходимо или ако се опитвате да преодолеете езиковата бариера
Стъпка 6. Уверете се, че всяка страница има обозначение на контролен документ
Вашият SOP най -вероятно е един от многото - следователно вашата организация вероятно има някаква голяма база данни, която каталогизира всичко със специфична референтна система. Вашият SOP е част от тази референтна система и следователно изисква да се намери определен тип код. Тук ще намерите нотацията за полезна.
Всяка страница трябва да има кратко заглавие или идентификационен номер, ревизионен номер, дата и „страница # от #“в горния десен ъгъл (в повечето формати). Може да се нуждаете от бележка под линия (или да напишете горната нотация в бележка под линия), в зависимост от предпочитанията на вашата организация
Част 3 от 3: Осигуряване на успех и точност
Стъпка 1. Тествайте процедурата
Ако не искате да тествате процедурата си, вероятно не сте я написали добре. Накарайте някой с ограничени познания за процеса (или общ представител на читателя) да използва вашия SOP, за да ги ръководи. Какви проблеми срещнаха? Ако е така, разрешете проблема и направете необходимите ремонти.
- Най -добре е няколко души да тестват вашия SOP. Различните индивиди ще изпитат различни проблеми, позволявайки различни видове отговори (които се очаква да бъдат полезни)
- Не забравяйте да тествате процедурата на някой, на когото досега не е правена процедурата. Всеки, който има предварителни познания, ще разчита на знанията си за изпълнение на стъпките на задачата, а не чрез вашия SOP, така че целта ви не е постигната.
Стъпка 2. Нека вашият SOP бъде прегледан от хората, извършващи процедурата
В крайна сметка мнението на шефа ви за SOP няма особено значение. Този SOP е важен за тези, които действително вършат свързаната работа. Така че, преди да изпратите SOP на шефа, покажете работата на хората, които ще вършат (или са свършили) съответната работа. Какво мислят те?
Ако ги включите и ги накарате да се почувстват част от процеса, ще ги направите по -склонни да приемат вашите SOP. И може дори да имат страхотни идеи
Стъпка 3. Нека вашият съветник и екипът за осигуряване на качеството да прегледат SOP
След като екипът ви даде зелена светлина, изпратете я на вашия съветник. Входът, който те дават за действителното съдържание, може да е по -малък, но те ще ви кажат дали вашият SOP отговаря на изискванията за формат, ако сте пропуснали нещо, както и протокола за формализиране на SOP и въвеждането му в системата.
- Директни SOP за одобрение с помощта на система за управление на документи, за да се осигури одитна следа на тези одобрения. Този процес може да се различава от една организация в друга. По принцип искате нещата да отговарят на насоките и правилата.
- Изискват се оторизирани подписи, въпреки че повечето организации сега нямат нищо против да приемат електронни подписи.
Стъпка 4. След като бъде одобрен, започнете да изпълнявате SOP
Това може да бъде официално обучение за въпросния служител (обучение в класната стая, компютърно обучение и т.н.) или може да означава, че вашата SOP хартия виси в банята. Каквото и да е, разпространете работата си! Работихте усилено, за да успеете. Време е да получите комплименти!
Уверете се, че вашите SOPs са актуални. Ако този SOP е остарял, актуализирайте го, получете актуализации отново одобрени и документирани, след което преразпределете SOP, ако е необходимо. Безопасността, производителността и успехът на вашия екип зависят от тези СОП
Съвети
- Не забравяйте да включвате заинтересованите страни по всяко време, така че документираният процес да е действителният процес.
- Проверете за яснота. Уверете се, че няма двойни тълкувания. Покажете процедурата на някой, който не е запознат с процеса и го помолете да каже какво мисли за процедурата; Може да се изненадате.
- Използвайте блок -схеми и изображения на изображения, така че читателите да могат ясно да видят процеса.
- Използвайте прост индонезийски, за да обясните стъпките.
- Помолете хората да прегледат вашия документ, преди да получат одобрение.
- Уверете се, че историята на документа се записва за всяка промяна на версията.
