Ако работата ви изисква да се свързвате с клиенти по телефона, вероятно ще оставите много гласови съобщения. Какво обаче трябва да се каже след звуков сигнал по телефона? Предаването на цялата необходима информация чрез гласова поща може да бъде обезсърчително, така че много подробности в крайна сметка се пренебрегват. Заменете импровизираното доставяне на гласови съобщения с правилната система. Чрез няколко лесни за запомняне точки можете да гарантирате, че цялата важна информация се предава на получателя, така че шансовете за обратно повикване ще се увеличат.
Стъпка
Метод 1 от 3: Представяне на себе си
Стъпка 1. Използвайте подходящ тон на гласа
Веднага щом съобщението започне да се записва, говорете с ясен и лесно чуваем глас. Не мрънкайте и не говорете прекалено бързо. Опитайте се да накарате гласа ви да звучи привлекателно и енергично, за да привлечете вниманието на слушателя. Дори и да не може да ви види, тонът ви ще бъде ясен. Така че, уверете се, че използвате правилния тон на гласа.
- Произнасяйте всяка дума на глас. Лош сигнал може да замъгли гласа ви, дори да накара думите ви да свършат. Гласът на обикновения разговор може да се чуе неразлично при обаждане.
- Качеството на гласа ви трябва да отразява целта на разговора. Например, можете да оставите силно гласово съобщение, за да поздравите племенницата си за завършването на училище. Ако обаче искате да изразите съболезнованията си, оставете сериозно и уважително гласово съобщение.
Стъпка 2. Кажете името си
Кажете името си в началото на съобщението. По този начин човекът на разговора ще знае кой сте. Прости думи, като „Това (вашият псевдоним)“могат да се използват в различни ситуации. Можете също да използвате по -учтиви изречения, като „Моето име е (пълно име)“, ако обаждащият се никога не ви е срещал. Приятелите и семейството могат да ви разпознаят без допълнителна идентификация. Ако обаждането е свързано с работата, получателят на повикването се нуждае от име, за да знае целта на разговора, за да може да си взаимодейства по -лично.
- Стъпките по -горе звучат тривиално, но те често се забравят от нервните обаждащи се, когато оставят гласови съобщения.
- Ако имате професионално заглавие или себеописание, което може да помогне на обаждащия се да ви идентифицира, посочете го след името си. Например „Казвам се Dr. Ариф, рентгенолог в Обща болница Тангеранг “, или„ Това е Тася, аз съм майката на Селви, която е в същия клас с вашето дете “.
Стъпка 3. Посочете телефонния си номер
Посочете телефонния си номер, след като споменете името. Повечето получатели на телефони изчакват до края на гласовата поща, за да получат информация за контакт, но ако получателят не ги свали веднага, ще трябва да започнат съобщението отново. Не забравяйте да говорите бавно и ясно, когато споменавате телефонния номер, така че получателят да може да го чуе добре.
- Един прост начин да кажете телефонен номер в началото на съобщение е да кажете нещо като „Това е (вашето име), моят номер (вашият телефонен номер)“или „Това е (вашето име) от номера (вашия телефонен номер)).”
- Въпреки че функцията за идентификация на обаждащия се позволява на получателя да види вашия номер, все пак се препоръчва да споменете телефонния номер в случай, че вашият номер не е запазен или искате получателят да ви се обади на друг номер.
Стъпка 4. Направете връзката
Когато чуете свързани с бизнеса гласови съобщения от непознати податели, хората ще започнат да се чувстват подозрителни или да загубят интерес, ако не знаят кой сте и каква е целта на обаждането. Успокойте ги, като посочите името на познат приятел или лицето, което е дало номера. Отново този метод може да накара разговора да се почувства по -личен. Гласовите съобщения няма да бъдат подозирани и най -вероятно ще получите отговора, който очаквате.
- Опитайте се да направите кратко въведение, за да уведомите слушателите, например „Получих този номер от Анди, който каза, че ще продадете лодката си“.
- Дори и да не се обаждате по работа, установяването на лична връзка може да накара получателя да се чувства по -комфортно. „Това е Боб, вашият съсед от другата страна на къщата“звучи по -приятелски от „Това е Боби Рахмадика Сетиаван“.
Метод 2 от 3: Обясняване на вашите нужди
Стъпка 1. Помислете какво да кажете предварително
Преди да напуснете гласова поща, трябва да знаете какво се опитвате да предадете. Това не е проблем, ако имате предвид конкретна цел, но чуването на звукови сигнали, които сигнализират, че се записва гласова поща, може да изнерви всеки. Разбийте информацията, която искате да предадете в няколко точки, след което обяснете всичко, преди да затворите.
- Специално за много важни гласови съобщения, можете да напишете груб скрипт, преди да запишете съобщението.
- Ако внезапно заеквате, съсредоточете се върху кратко споменаване на вашето име, информация за контакт и причина за обаждане.
- Представете си, че изпращате гласово съобщение, за да оставите романтично съобщение относно среща предната вечер. Представянето на гласовото съобщение, което ще изпратите, преди да го запишете, може да ви даде хладно, спокойно и комфортно чувство, вместо да сте нервни и срамежливи.
Стъпка 2. Дръжте съобщението си кратко
Ограничете гласовата си поща до 20-30 секунди. Рядко ще ви е необходимо гласово съобщение, по -дълго от тази продължителност. Не искате получателите да се уморяват да чуват твърде дълги и многословни съобщения. Останете съсредоточени и насочете посланието директно към въпроса. Кратките съобщения могат да предизвикат любопитство, така че получателят да се заинтересува да се обади обратно.
- От друга страна, ако гласовата ви поща е твърде кратка, получателят може да сметне за маловажен и след това да я изтрие, без първо да бъде изслушан. Това е вероятно да се случи, ако се обадите от неизвестен номер.
- Целта на оставянето на гласова поща е да накарате някой да се обади обратно, а не да споделя цялата информация, която бихте искали да дадете при директно обаждане.
Стъпка 3. Стартирайте гласовата поща с най -важната информация
Не бийте около храста с причините си да се обадите. Ако просто искате да попитате как сте, просто го кажете. Ако искате да предложите конкретен артикул или да потвърдите среща, кажете го. Слушателите бързо ще загубят интерес и ще изтрият съобщението, ако не споменете целта на разговора в началото на съобщението.
- Имате много малко време да предадете съобщението. Ако говорите прекалено много, слушателите могат да заглушат съобщението, преди то да получи важна информация.
- По -добре е да съобщавате лоши новини, като например „Татко е в болницата“, и след това да използвате останалото време, за да предадете съчувствие и обяснения, вместо да се въртите наоколо, докато слушателят не се притеснява.
Стъпка 4. Оставете съобщения лично и органично
Устоявайте на желанието да говорите толкова твърдо, колкото когато сте по телефона. Бъдете приятелски настроени, бъдете себе си и говорете естествено. Хората могат да забележат продавач, който се опитва да ги накара да купят нещо, и е по -вероятно да слушат гласовата ви поща, ако се чувстват приближени по учтив начин.
Говорейки така, сякаш четете сценарий, ще създадете впечатлението, че слушателят е само един от многото хора, на които се обаждате, за да предложите едно и също нещо
Метод 3 от 3: Затваряне на гласова поща
Стъпка 1. Въведете конкретен въпрос или заявка
Когато приключвате съобщението, обяснете защо искате получателят да се обади обратно. Задайте конкретен въпрос или направете искане, което ще го мотивира да вдигне телефона. Ако получателят се чувства объркан или несигурен за вашата дестинация, след като чу гласовото съобщение, съобщението е неуспешно.
- Опитайте да използвате фрази като „Кажете ми, ако ви харесва представената рецепта“или „Ще ми е интересно да чуя вашите идеи по това предложение“.
- Хората са по -мотивирани да се обадят, ако направите конкретна заявка, вместо просто да кажете „Обадете се, добре“.
Стъпка 2. Повторете вашето име и информация за контакт
Завършете съобщението, като повторите вашето име и телефонен номер. Повторете телефонния си номер два пъти, така че получателят да не чуе грешно и да може да си прави бележки. Не забравяйте да включите всички полезни подробности, когато получателят се обади обратно, например когато имате време и кога е най -доброто време за обаждане.
- Казването на телефонния номер повече от два пъти в края на съобщението е твърде много и може да бъде обидно за получателя на съобщението.
- Не е нужно да практикувате тази стъпка, ако съобщението се предава небрежно на приятели или семейство.
Стъпка 3. Не завършвайте съобщението дословно
Когато е време да затворите телефона, не продължавайте да бърборите или да удължавате съобщенията излишно. Ако получателят не е човек, който ви интересува, няма нужда да оставяте сладки думи. Колкото по -дълго е вашето съобщение, толкова по -малко внимание ще получи от получателя. Така че, не губете фокус в края. Благодарете му за отделеното време и го оставете да продължи комуникацията.
- Заключителните думи като „Ще чакам с нетърпение да чуя от вас“са много по -топли и по -ефективни от сирените търговски думи, като „Приятен ден“.
- Не прибързвайте със заключенията и не обобщавайте съобщението си в края. Ако получателят трябва да репетира определени подробности, той или тя може да повтори съобщението ви по -късно.
Съвети
- Спомнете си, когато получихте гласова поща, която ви накара да си помислите „Какво иска този човек?“Оставете гласово съобщение, което искате да чуете.
- Посочете имейл адрес или информация за контакт в допълнение към телефонния си номер, ако това все още е от значение за взаимодействието ви с получателя на съобщението.
- Не забравяйте да споменете датата, ако оставите съобщение с информация, свързана с времето.
- Усмихни се! Усмивката ви ще бъде предадена, дори и да не се вижда.
- Ако се обаждате, за да се обърнете към чувствителна тема, ограничете споделената информация в гласовата поща, така че никой друг да не може да чуе.
- При спешен случай или природно бедствие използвайте гласова поща, за да покажете, че сте добре.
Внимание
- Ако се опитвате да накарате някой да се обади отново, не му казвайте за предишните си неуспехи при разговори. Това ще дразни слушателя и той няма да се чувства комфортно да прави бизнес с вас.
- В професионален план винаги трябва да оставяте гласова поща, ако лицето по телефона не отговаря. Виждането на много пропуснати повиквания без гласова поща показва, че вашият бизнес не е важен.
