Блок-схемите са идеална помощна програма за разбиване на трудно разбираеми процеси в набор от лесни концепции. Създаването на правилната диаграма ще балансира информацията, необходима за предаването й, и лекотата, с която тя може да бъде предадена. Следвайте това ръководство, за да създадете диаграма в Excel и Word.
Стъпка
Метод 1 от 3: Проектиране на концепция
Стъпка 1. Запишете основната концепция
Ключът към успешната диаграма е, че е лесна за четене. Уверете се, че основните концепции са записани и че развитието между концепциите е обяснено с прости стъпки.
Уверете се, че имате отличителна крайна точка в плана на диаграмата. Това ще помогне за по -лесното четене на диаграмата
Стъпка 2. Решете дали да изберете стандартен или плувен формат
Стандартните блок -схеми разбиват процесите според ключовите концепции и необходимите действия. Ако имате няколко групи, участващи в процеса на блок -схема, форматът за плуване може да ви помогне да посочите кой трябва да го направи. Всяка стъпка от блок -схемата се поставя в „лента“(известна още като път) на групата, отговорна за изпълнението на задачата (маркетинг, продажби, човешки ресурси и т.н.).
- Swimlane обикновено има хоризонтален или вертикален формат. Изходната точка е горният ляв ъгъл на диаграмата.
- Swimlane може да бъде трудно да се проектира, ако има няколко концепции, които трябва да пътуват напред -назад между отделите. Това ще обърка диаграмата.
Стъпка 3. Създайте блок -схема
Преди да започнете да проектирате блок -схема със софтуер, нарисувайте я върху лист хартия. Поставете чернова, започвайки отгоре, и разгънете диаграмата под него.
- Повечето блок -схеми работят на основни двоични принципи. В момента, в който настъпи процесът на промяна, на читателя се поставя въпрос с да или не (известен още като да или не). Отговорът ще насочи читателя към подходящата концепция.
- Използвайте различни форми, за да представите различни видове концепции или решения. Добавянето на визуални сигнали ще помогне за четене и разбиране.
Стъпка 4. Изолирайте сложни процеси
Ако областите на блок -схемата станат твърде плътни, разделете подпроцесите на нова блок -схема. Добавете полето като справка за подпроцес в оригиналната блок -схема и оставете читателя да се върне, докато преминава през разгънатия раздел.
Метод 2 от 3: Създаване на блок -схема в Excel
Стъпка 1. Направете решетка
Работните листове на Excel са форматирани по подразбиране, за да имат клетки, които са по -широки, отколкото са високи. За да стане равномерно, задайте размера на клетката на квадрат. За да направите това, щракнете върху бутона Избор на всички клетки, разположен в горния ляв ъгъл на работния лист.
- Щракнете с десния бутон върху заглавието на всяка колона и изберете Ширина на колоната от менюто. Въведете 2.14 в полето и натиснете Enter. Това ще превърне всички клетки в перфектен квадрат.
- Активирайте Snap to Grid от менюто Align в раздела Layout или Layout Layout. Това ще накара създадения обект да преоразмери, така че да се побере в мрежата, и да създаде еднаква форма.
Стъпка 2. Регулирайте полетата
Ако експортирате работния лист в Word или друга програма, уверете се, че линиите на полетата са подравнени. Използвайте менюто „Маржини“в раздела „Оформление на страница“или „Оформление“, за да регулирате полетата така, че да съответстват на софтуера за експортиране на диаграми.
Можете да регулирате ориентацията на документа (портретна или пейзажна), като използвате менюто Ориентация в раздела Оформление. Диаграма, която се движи отляво надясно, трябва да бъде в хоризонтален формат
Стъпка 3. Създайте формата
Щракнете върху раздела Вмъкване и изберете менюто Форми. Изберете формата, която искате да създадете, и след това нарисувайте размера на полето с помощта на мишката. След като създадете фигура, можете да промените нейния цвят и стил на линия, като използвате инструментите в раздела Формат, който се отваря.
Стъпка 4. Добавете текст
За да добавите текст към фигура, щракнете върху центъра на фигурата и започнете да пишете. Можете да зададете шрифта и стила от раздела Начало. Уверете се, че текстът е кратък и сбит, и се уверете, че е лесен за четене.
Стъпка 5. Свържете всички форми
Отворете менюто Форми от раздела Вмъкване. Изберете стила на линията, който най -добре отговаря на вашите нужди. Задръжте курсора на мишката върху първата форма. Ще видите малка червена кутия, която показва къде могат да бъдат свързани линиите.
- Започнете реда в червения квадрат и го плъзнете до втората форма.
- На втората форма ще се появят червени кутии. Поставете крайната точка на линията на едно от полетата.
- Всички форми вече са свързани. Ако преместите фигурата, линиите ще останат свързани и ще се коригират под правилния ъгъл.
- Добавете коментари към свързващия ред, като въведете текстовото поле, налично в раздела Вмъкване.
Стъпка 6. Изтеглете шаблон
Вместо да създавате блок -схема от нулата, можете да използвате различни шаблони и съветници на Excel, които са достъпни безплатно или платени в интернет. Повечето от тези шаблони ще ви спестят време за графики.
Метод 3 от 3: Създаване на блок -схема в Word
Стъпка 1. Поставете платно
Най -лесният начин да създадете поточна диаграма в Word е първо да създадете платно. С платното сте по -свободни да работите с фигури за рисуване и позволявате някои функции, които обикновено не са налични, като свързващи линии.
Щракнете върху раздела Вмъкване. Изберете менюто Shapes и след това щракнете върху New Drawing Canvas в долната част на менюто. В документа ще се появи пунктирана линия на платното. Можете да регулирате размера на платното, като промените ъгъла му
Стъпка 2. Активирайте решетката
С решетка можете да създадете еднаква форма. За да го активирате, щракнете върху платното, за да го направите активен. В раздела Формат щракнете върху Подравняване и след това изберете Настройки на мрежата. Поставете отметки в квадратчетата, за да покажете линиите на мрежата и да подравните фигурите.
Стъпка 3. Създайте формата
На активното платно изберете раздела Вмъкване и щракнете върху менюто Форми. Изберете формата, която искате да добавите. Използвайте мишката, за да нарисувате форма с желания размер. След като създадете фигура, можете да промените нейния цвят и стил на линия, като използвате инструментите в раздела Формат, който се отваря.
Стъпка 4. Добавете текст
За да добавите текст към фигура в Word 2007, щракнете с десния бутон върху нея и изберете Добавяне на текст от менюто. За Word 2010/2013 просто щракнете върху формата и започнете да пишете в нея. Можете да зададете шрифта и стила от раздела Начало.
Стъпка 5. Свържете фигурите
Отворете менюто Форми от раздела Вмъкване. Изберете стила на линията, който най -добре отговаря на вашите нужди. Задръжте курсора на мишката върху първата форма. Ще видите малки кутии в краищата, показващи къде могат да бъдат свързани линиите.
- Започнете ред вътре в полето, след което го плъзнете до втората форма.
- По краищата на втората форма ще се появят малки квадратчета. Поставете крайната точка на линията на едно от полетата.
- Всички форми вече са свързани. Ако преместите фигурата, линиите ще останат свързани и ще се коригират под правилния ъгъл.
- Добавете коментари към свързващия ред, като въведете текстовото поле, налично в раздела Вмъкване.
