Изборът на правилния формат на писмо зависи главно от вида на писмото, което искате да напишете, и към кого се обръщате. Форматът на писмото, който можете да използвате, когато пишете на приятел, ще бъде много различен от формата, използван за писане на официални писма. Нещо повече, традиционният формат на писмо, изпратен по пощата, е различен от формата, използван за имейл. Продължете да четете, за да научите повече за това как правилно да форматирате писмо, което можете да използвате, за да напишете следващото си писмо.
Стъпка
Метод 1 от 4: Форматиране на бизнес или официално писмо
Стъпка 1. Напишете вашето име и адрес в горната част на писмото си
Включете адреси, градове, провинции и пощенски кодове в блокове, подравнени вляво и с единични интервали.
- Градът, провинцията и пощенският код се изписват на един ред, докато адресите на улиците се изписват на отделен ред.
- Ако изпращате писмо с бланка, което вече включва тази информация, пропуснете тази стъпка. Не включвайте адреса за връщане два пъти.
Стъпка 2. Напишете датата точно под адреса си
Напишете датата, на която писмото е написано или датата, на която писмото е завършено, зависи от вас.
- Датата е изписана вляво, същото като изписването на адреса, който е точно над нея.
- Напишете датата във формат „месец-ден-година“. Напишете месеца с букви, но използвайте цифри, за да напишете деня и годината. Например: 9 февруари 2013 г.
Стъпка 3. Оставете празен ред между датата и следващата част на писмото
Това ще отдели адреса от следващия раздел, което ще улесни четенето.
Стъпка 4. Запишете референтната линия, ако е необходимо
Ако писмото е написано с препратка към определена точка, това може да помогне на читателя да напише референтен ред, който започва с „Re:“
- Референтните редове са написани подравнени вляво и се опитват да се състоят само от един ред.
- Запишете референтната линия, когато отговаряте на писма, обяви за работа или изисквате информация.
- Ако пишете референтен ред, оставете празен ред след него, за да отделите референтния ред от останалата част на буквата.
Стъпка 5. Запишете адреса на получателя
Запишете името и заглавието на получателя, както и името на компанията, уличния адрес, града, щата и пощенския код.
- Цялата тази информация е подравнена вляво и на единични интервали. Името на получателя е изписано на отделен ред, заедно със заглавието на получателя, името на компанията и адреса на улицата. Градът, провинцията и пощенският код се изписват на един ред.
- Ако изпращате писмо до друга държава, напишете името на страната с главни букви на отделен ред под адреса на получателя.
- Адресирайте писмото до конкретно лице, ако е възможно, и напишете името на лицето с подходящо заглавие, като „г -н“или „майка“. Ако не знаете пола на получателя, не е нужно да записвате заглавието.
- Оставете празен ред под пълния адрес на получателя.
Стъпка 6. Започнете основната част на вашето писмо с вежлив поздрав
Обичайният поздрав обикновено започва с „Уважаеми господине“, последван от заглавието и фамилията на получателя. Поставете запетая след фамилното име на получателя.
- Поздравите са написани подравнени вляво.
- Ако не знаете пола на получателя, можете да се обърнете към него с пълното му име или да запишете длъжността на получателя, последвана от фамилията му.
- Оставете празен ред след поздрава.
Стъпка 7. Напишете тема, ако желаете
Напишете темата с главни букви под поздрава, подравнена вляво.
- Дръжте темата кратка, но описателна. Опитайте се да се състои само от един ред.
- Трябва да се отбележи, че това е нетрадиционно и не трябва да се използва често.
- Не включвайте тема, ако вече сте включили референтна линия.
- Оставете празен ред след темата, ако включите ред за тема.
Стъпка 8. Започнете основната част на писмото с кратко въведение, обясняващо целта на вашето писмо
Параграфите на писмото са написани подравнени вляво, но началото на всеки параграф е написано с отстъп.
Стъпка 9. Следвайте въвеждането на писмото с по -дългото тяло на писмото
Този раздел трябва да обяснява целта на писмото и също така да включва заключение, обобщаващо всичко, написано в писмото.
Напишете накратко основния текст на писмото. Всеки параграф е с единични интервали, но оставете един празен ред между всеки параграф и след последния абзац
Стъпка 10. Завършете писмото си с любезен заключителен поздрав
Примерите за любезни заключителни поздрави включват „Искрено“, „Поздрави“или „Благодаря“. Не забравяйте да напишете заключителния поздрав, подравнен вляво и последван от запетая.
Само първата буква от първата дума на заключителния поздрав се пише с главни букви
Стъпка 11. Следвайте заключителния поздрав с вашето име
Оставете обаче три празни реда под затварящия поздрав, преди да напишете пълното си име, последвано от заглавието на длъжността ви в реда по -долу.
Стъпка 12. Избройте прикачените файлове в самия край на вашето писмо
Ако прикачвате прикачен файл, напишете „Приложения“/ „Прикачен файл“на един ред под името и заглавието си и запишете всички прикачени файлове, включени в писмото.
- Имайте предвид, че това не е задължително, ако не включите прикачени файлове.
- Прикачените файлове са подравнени вляво и на единични интервали.
Стъпка 13. Въведете инициалите на машинописеца, ако желаете
Ако някой друг пише буквата, а вие диктувате, избройте името и фамилията на пишещия в най -долната част на вашето писмо, един ред под прикачения файл.
Стъпка 14. Подпишете писмото след отпечатване
Подпишете писмото с химикалка между заключителния поздрав и вашето име. Подписването на писмо с химикалка показва на получателя, че отделяте време да му изпратите това писмо и че това е важно.
Метод 2 от 4: Форматиране на писмо до близък приятел или роднина (лично писмо)
Стъпка 1. Запишете датата
Включете датата на писане на писмото или датата на завършване на писмото горе вдясно на писмото.
- Напишете датата във формат „месец-ден-година“. Писането на месеца с букви обикновено е стандартният формат, но за този тип писма можете да напишете цялата дата в цифри.
- Датата е изписана вдясно.
Стъпка 2. Напишете приятелски поздрав
Поздравът „Уважаеми“все още е най -често използваният поздрав, но в зависимост от отношенията ви с получателя може да успеете да напишете името на получателя без никакви формалности.
- Поздравите се пишат подравнени вляво и последвани от запетая.
- Когато пишете на приятел или колега, обикновено можете да напишете само тяхното име. Например: „Скъпа Джейн“.
- За още по -лично писмо може да искате да замените „Скъпи“с непринуден поздрав като „Здравей“, „Здравей“или „Хей“.
- Ако пишете на родител или на някой, когото наистина трябва да уважавате, включете личното заглавие и фамилията на получателя. Например: „Уважаема госпожо Робъртс“
- Оставете празен ред между поздрава и основния текст на писмото.
Стъпка 3. Напишете увода, тялото/заключението към основния текст на вашето писмо
Въвеждането и заключението трябва да бъдат само по един кратък абзац всеки, но основният текст на писмото обикновено е много по -дълъг.
- Основният текст на писмото е подравнен вляво, но първият ред на всеки параграф е с отстъп.
- Целият основен текст на писмото е с единични интервали. Обикновено не оставяте абзаци между параграфите в лично писмо, но можете, ако това улеснява четенето на вашето писмо.
- Оставете празен ред след последното изречение на основния си текст, за да отделите основния текст от заключителния поздрав.
Стъпка 4. Затворете с подходящ затварящ поздрав
„С уважение“все още се използва доста често, дори за лични писма. Ако писмото е достатъчно случайно, можете да включите по -малко конвенционален затварящ поздрав. Опитайте нещо като „Ще се видим по -късно!“или „Ще се видим по -късно!“ако пишете на близък приятел.
- Поставете запетая след затварящия поздрав, но не въвеждайте името си след него.
- Заключителният поздрав се изписва успоредно на главата на буквата.
Стъпка 5. Подпишете писмото си
Подпишете писмото си под заключителния поздрав. Обикновено името ви се изписва на ръка, вместо да се отпечатва на принтер.
Ако обикновено си наричате имена с получателя на писмото, можете просто да запишете собственото си име и да приключите с него. Ако обаче получателят може да не знае кой сте от вашето име, уверете се, че сте включили и фамилията си
Метод 3 от 4: Форматиране на официален или бизнес имейл
Стъпка 1. Започнете, като напишете кратко, но точно описание на целта на вашия имейл
Това описание се намира в темата на вашия имейл, а не в тялото на имейла.
Ако вашият имейл е изчакван от получателя на имейла, това описание може да бъде само препратка към темата, която се обсъжда. Ако този имейл не се чака, писането на описание може да бъде малко трудно. Целта на писането на описание е така, че читателите да могат да отгатнат за какво е вашият имейл, когато го отворят и прочетат. Това означава, че описанието трябва да мотивира читателите ви да отворят и прочетат вашия имейл
Стъпка 2. Започнете да пишете имейла с официален поздрав
Обикновено започва с „Уважаеми“и е последвано от официалното заглавие на получателя на имейла или компанията, на която изпращате имейл.
- Ако е възможно, изпратете писмото до конкретен получател. Избягвайте изпращането на писма до анонимни получатели. Използвайте „Към кого може да се отнася“само ако няма друга опция.
- Всъщност най -подходящият пунктуационен знак след поздрав все още е двоеточие. В днешно време обаче повечето хора използват запетая след поздрава при писане на официални имейли.
- Ако не сте сигурни дали да поздравите получателя с „мама“или „баща“, просто напишете пълното име на получателя.
- Оставете празен ред след официалното поздравление.
Стъпка 3. Напишете основния текст на писмото, като го поддържате кратък, но информативен
Както всеки тип писмо, основният текст трябва да включва въведение, текст и заключение. Дръжте всички части, включително частите на тялото, възможно най -кратки и прецизни.
- Основният текст е подравнен вляво.
- В началото на всеки параграф не е необходимо да се прави отстъп.
- Основният текст е с единични интервали, но оставете празен ред между всеки параграф и след последния абзац.
Стъпка 4. Използвайте любезен затварящ поздрав
Въведете „С уважение“или друг също толкова учтив затварящ поздрав след основния текст на вашето писмо и го последвайте със запетая.
- Не забравяйте да напишете заключителния поздрав, подравнен вляво и само първата буква от първата дума на поздрава се пише с главни букви.
- Други официални заключителни поздрави, които могат да се използват, включват „Благодаря“, „Поздрави“и „Поздрави“.
Стъпка 5. Въведете името си точно под заключителния поздрав
За разлика от писмата, написани/отпечатани на хартия, няма да можете да подписвате имейлите си с химикалка.
Името ви е подравнено вляво
Стъпка 6. Напишете данните си за контакт най -долу
Оставете празен ред след името си, след което въведете вашия физически адрес, телефонен номер, имейл адрес и вашия уебсайт или блог, ако имате такъв.
Цялата информация е написана подравнена вляво и на единични интервали. Всяка информация за контакт се въвежда на отделен ред
Метод 4 от 4: Форматиране на имейли за приятели
Стъпка 1. Започнете, като напишете кратко, но точно описание на темата на имейла си в раздела за темата на имейла
Това описание позволява на получателите да разберат с един поглед темата на имейла ви, преди да го отворят, и им дава достатъчно информация, за да могат да отгатнат за какво е вашият имейл.
Стъпка 2. Започнете, като напишете любезен поздрав или поздрав в текстовия раздел на имейла
Можете да запишете какъвто и да е любезен поздрав, който харесвате, например „Скъпи”. Следвайте това с името на получателя.
- Поздравите са написани подравнени вляво.
- Ако пишете на близък приятел, можете да оставите поздрава напълно отстранен и просто да започнете с първото му име, последвано от запетая.
- Оставете празен ред между поздрава и текста на вашия имейл.
Стъпка 3. Въведете тялото на имейла си
Подобно на всички видове писма, основният текст на вашия имейл трябва да включва въведение, текст и заключение. Ако обаче пишете имейл на близък приятел, този тип формат може да не е необходим.
Стъпка 4. Завършете имейла си със заключителен поздрав
Когато затваряте имейл за приятел, затварящият поздрав не трябва да е официален, но трябва да е знак, че вашият имейл приключва.
Ако пишете на много близък приятел, понякога е добре просто да завършите имейла си с вашето име, вместо изобщо да пишете заключителен поздрав
Съвети
- Трябва да се отбележи, че има малки разлики между официалните писма в САЩ и официалните писма в Обединеното кралство (Великобритания). Във Великобритания адресът за връщане и датата са подравнени вдясно, а темата, ако има такава, е центрирана. Освен това датата се записва във формат „ден-месец-година“и след поздрава се пише запетая, а не двоеточие.
- Ако не ви харесва описаният тук формат, който понякога се нарича блок формат, можете също да използвате модифицирания формат на блока и формата на полублока. Тези формати съдържат по същество една и съща информация и само местоположенията са различни.
