Microsoft Access е програма за изграждане на бази данни, която позволява на всеки да създава и управлява бази данни. Тази програма е подходяща за малки проекти до големи предприятия и работи много визуално. Това го прави отличен за въвеждане на данни, тъй като не е нужно да работите с таблици или работни листове. Вижте първите стъпки по -долу, за да започнете да извлечете максимума от Microsoft Access.
Стъпка
Част 1 от 6: Създаване на нова база данни
Стъпка 1. Щракнете върху раздела Файл и изберете „Ново“
Базата данни е място, където вашите данни се съхраняват в различни форми. Можете да изберете да създадете празна база данни или да изберете от съществуващ шаблон.
- Празната база данни е стандартната база данни на Access и се препоръчва за локална употреба. Създаването на локална база данни ще включва таблица.
- Уеб базите данни са проектирани да бъдат съвместими с уеб устройства на Access. Създаването на уеб база данни ще включва таблица.
- Шаблоните са бази данни, които са проектирани за различни приложения. Изберете шаблон, ако не искате да отделяте време за проектиране на базата данни.
Стъпка 2. Дайте име на базата данни
След като сте избрали типа база данни, дайте му име, което отразява съдържанието му. Това е особено полезно, ако ще работите с много различни бази данни. Въведете името на вашата база данни в полето „Име на файл“. Изберете „Създаване“, за да създадете нов файл с база данни.
Част 2 от 6: Добавяне на данни към база данни
Стъпка 1. Определете най -добрата структура за вашите данни
Ако създавате празна база данни, ще трябва да помислите как да организирате данните си и да добавите подходящи структури от данни. Има различни начини за форматиране и взаимодействие с вашите данни в Access:
- Таблици - Таблиците са основният начин за съхранение на данни във вашата база данни. Таблиците могат да се сравняват с работни листове в Excel: данните са организирани в колони и таблици. Следователно импортирането на данни от Excel и други програми за обработка на номера е лесен процес.
- Формуляри - Формулярите са начин за добавяне на данни към вашата база данни. Въпреки че можете да добавяте данни към базата данни директно в таблици, използването на формуляри ще ускори визуалното въвеждане на данни.
- Отчети - Отчетите са полезни за обобщаване и показване на данни от вашата база данни. Отчетите се използват за анализ на данни и отговор на конкретни въпроси, като например каква печалба е направена или къде са най -много клиенти. Докладите са предназначени за отпечатване.
- Заявка - Заявката е начинът, по който получавате и сортирате данни. Можете да го използвате за показване на конкретни записи от различни таблици. Можете също да използвате заявки за добавяне и актуализиране на данни.
Стъпка 2. Създайте първата си таблица
Ако стартирате празна база данни, ще започнете с празна таблица. Можете да започнете да въвеждате данни в тази таблица, ръчно или като ги копирате от друг източник.
- Всяка част от данните трябва да се съхранява в собствена колона (поле), докато данните трябва да бъдат поставени в свой собствен ред. Например данните на всеки клиент се съхраняват в ред, докато наличните полета са различна информация за този потребител (име, фамилия, имейл адрес и т.н.)
- Можете да дадете имена на етикетите на колоните, за да ви е по -лесно да знаете името на всяко поле. Щракнете двукратно върху заглавката на колоната, за да я преименувате.
Стъпка 3. Импортирайте данни от други източници
Ако искате да импортирате от поддържан файл или местоположение, можете да настроите Access да приема информацията и да я добавя към вашата база данни. Това е полезно за получаване на данни от уеб сървъри или други споделени източници.
- Щракнете върху раздела Външни данни
- Изберете типа файл, който искате да импортирате. В секцията „Импортиране и свързване“ще видите няколко опции за типове данни. Можете да щракнете върху Още, за да видите още опции. ODBC означава Open Database Connectivity и включва бази данни като SQL.
- Разгледайте местоположенията с данни. Ако данните са на сървъра, трябва да въведете адреса на сървъра.
- В следващия прозорец изберете „Посочете как и къде искате да съхранявате данните в текущата база данни“. Изберете „OK“. Следвайте стъпките за импортиране на вашите данни.
Стъпка 4. Добавете друга таблица
Ще искате да съхранявате различни записи в различни бази данни. Това ще направи вашата база данни да работи безпроблемно. Например може да имате таблица с информация за клиента и друга таблица за информация за поръчки. След това можете да свържете таблицата с информация за клиента към таблицата с информация за поръчката.
В секцията „Създаване“на раздела Начало щракнете върху бутона „Таблица“. Нова таблица ще се появи във вашата база данни. Можете да въведете информация по същия начин като първата таблица
Част 3 от 6: Управление на връзките между таблиците
Стъпка 1. Разберете как работят ключалките
Всяка таблица ще има уникален първичен ключ за всеки запис. Първоначално Access създава колона с идентификатор, чийто брой се увеличава с всеки запис. Тази колона ще действа като "първичен ключ". Таблиците могат да имат и полета с „външен ключ“, които са свързани полета от други таблици в базата данни. Свързаните полета ще имат същите данни.
- Например в таблицата „Поръчки“може да имате поле „ИД на клиент“, за да запишете какво е поръчал клиентът. Можете да създадете връзка за това поле с полето ID в таблицата „Клиенти“.
- Използването на връзки между таблици ще помогне за последователността, ефективността и лекотата на достъп до вашите данни.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Инструменти за база данни, след това щракнете върху бутона Връзки в раздела Връзки
Това ще отвори нов прозорец с визуализация на всички таблици в базата данни. Всяко поле ще се показва под името на всяка таблица.
Трябва да създадете поле за "външен ключ", преди да създадете връзка. Например, ако искате да използвате ИД на клиента в таблицата Поръчки, създайте поле с име Клиент в таблицата и оставете полето празно. Уверете се, че форматът е същият като полето, към което свързвате (например числа)
Стъпка 3. Плъзнете полето, което искате да използвате като чужд ключ, до полето, което сте създали за външния ключ
Щракнете върху Създаване в прозореца, който се показва, за да зададете връзката между полетата. Ще се появи ред между двете таблици, свързващи двете полета.
Поставете отметка в квадратчето „Прилагане на референтна цялост“, когато създавате връзка. Това означава, че ако данните се променят в едно поле, данните в други полета също ще се променят. Това ще направи вашите данни по -точни
Част 4 от 6: Създаване на заявка
Стъпка 1. Разберете ролята на заявките
Заявките са действия, които ви позволяват бързо да преглеждате, добавяте и редактирате данни в база данни. Има много видове заявки, вариращи от прости търсения до създаване на нови таблици въз основа на съществуващи данни. Заявките са важни при генерирането на отчети.
Заявките са разделени на два основни типа: Избор и Действие. Първата заявка извлича данни от таблицата и може да ги изчисли, докато втората може да добавя, редактира и изтрива данни от таблицата
Стъпка 2. Използвайте съветника за заявки, за да създадете основна заявка за избор
Ако искате да използвате основна заявка за избор, използвайте съветника за заявки, за да ви преведе през стъпките. Можете да получите достъп до съветника за заявки от раздела Създаване. Това ви позволява да показвате конкретни полета от таблица.
Създаване на заявка за избор с критерии
Стъпка 1. Отворете Дизайн на заявки
Можете да използвате критерии за минимизиране на заявката Ви за избор и показване само на необходимата ви информация. За да започнете, щракнете върху раздела Създаване и изберете Дизайн на заявки.
Стъпка 2. Изберете вашата маса
Ще се отвори полето Показване на таблица. Щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате, и щракнете върху Затвори.
Стъпка 3. Добавете полетата, в които ще бъдат извлечени данните
Щракнете двукратно върху всяко поле в таблицата, което искате да добавите към заявката. Полето ще бъде добавено към списъка за проектиране.
Стъпка 4. Добавете критерии
Можете да използвате различни видове критерии, като текст или функции. Например, ако искате да покажете цена по -висока от $ 50 от полето Цена, въведете
=50
по критериите. Ако искате да покажете само клиенти от Великобритания, въведете
Великобритания
в полето Критерии.
Можете да използвате множество критерии във всяка заявка
Стъпка 5. Щракнете върху "Run", за да видите резултата
Този бутон е в раздела Дизайн. Резултатите от вашата заявка ще бъдат показани в прозореца. Натиснете Ctrl+S, за да запазите заявката..
Създаване на заявка за избор с параметри
Стъпка 1. Отворете Дизайн на заявки
Заявката с параметри ви позволява да зададете какви данни искате да получавате всеки път, когато стартирате заявка. Например, ако имате база данни с клиенти от различни градове, можете да използвате заявка с параметри, за да попитате за кой град искате да показвате данни.
Стъпка 2. Създайте заявка за избор и дефинирайте таблицата
Добавете полетата, за които искате да извлечете данни в заявката, като щракнете двукратно върху визуализацията на таблицата.
Стъпка 3. Добавете параметри в раздела Критерии
Параметрите са маркирани със знаци "" около тях. Текстът в скоби ще се показва на заявката, която се появява, когато заявката се изпълнява. Например, за да поискате въвеждане на град, щракнете върху клетката Критерии за полето Град и въведете
[В кой град?]
Можете ли да завършите параметрите с? или:, но не с! или
Стъпка 4. Създайте заявка с много параметри
Можете да използвате множество параметри, за да създадете персонализирани интервали в резултатите от заявката си. Например, ако предпочитаното от вас поле е Дата, можете да получите резултати между конкретни дати, като въведете код> Между [Начална дата:] и [Крайна дата:]. Когато изпълните заявката, ще получите две подкани.
Създаване на заявка за създаване на таблица
Стъпка 1. Щракнете върху раздела Създаване и изберете Дизайн на заявки
Можете да използвате заявка, за да извлечете конкретни данни от съществуваща таблица и да създадете нова таблица с тези данни. Това е много полезно, ако искате да разделите определена част от вашата база данни или да създадете формуляр за конкретна част от базата данни. Първо ще създадете обикновена заявка за избор.
Стъпка 2. Изберете таблицата, от която искате да извлечете данни
Щракнете двукратно върху таблиците. Можете да изберете няколко таблици наведнъж, ако е необходимо.
Стъпка 3. Изберете полето, от което искате да извлечете данни
Щракнете двукратно върху всяко поле, което искате да добавите от визуализацията на таблицата. Това поле ще бъде добавено към вашия списък със заявки.
Стъпка 4. Задайте критериите
Ако искате да посочите определени данни в поле, използвайте секцията Критерии, за да ги зададете. Вижте раздела „Създаване на заявка за избор с критерии“за подробности.
Стъпка 5. Тествайте заявката си, за да се уверите, че резултатите отговарят на вашите нужди
Преди да създадете таблица, изпълнете заявка, за да се уверите, че тя извлича правилните данни. Коригирайте критериите и полетата, докато получите правилните данни.
Стъпка 6. Запазете заявката, като натиснете Ctrl+S
Заявката ще се появи в навигационната рамка вляво на екрана. Щракнете върху заявката, за да я изберете отново, и щракнете върху раздела Дизайн.
Стъпка 7. Щракнете върху „Направи таблица“в секцията „Тип заявка“
Ще се появи прозорец с искане за ново име на таблица. Въведете име на таблица и щракнете върху OK.
Стъпка 8. Щракнете върху Изпълни
Вашата нова таблица ще бъде създадена въз основа на заявката, която сте създали. Таблицата ще се появи в рамката за навигация вляво на екрана.
Създаване на заявка за добавяне
Стъпка 1. Отворете заявката, създадена по -рано
Можете да използвате заявка за добавяне, за да добавите данни към съществуваща таблица от друга таблица. Това е полезно, ако трябва да добавите данни към таблица, която сте създали чрез заявка за създаване на таблица.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Добавяне в раздела Дизайн
Това ще отвори прозореца за добавяне. Изберете таблицата, към която искате да добавите данни.
Стъпка 3. Променете критериите на заявката си по желание
Например, ако създадете таблица с критерии "2010" в полето "Година", променете я на годината, която искате да добавите, например "2011".
Стъпка 4. Задайте къде искате да добавите данните
Уверете се, че сте задали правилните полета за всяка колона, към която добавяте данни. Например, използвайки горните промени, данните трябва да бъдат добавени в полето Година в реда „Добавяне към“.
Стъпка 5. Изпълнете заявката
Кликнете върху „Изпълнение“в раздела „Дизайн“. Заявката ще бъде изпълнена и данните ще бъдат добавени към таблицата. След това можете да добавите таблица, за да проверите дали данните са въведени правилно.
Част 5 от 6: Създаване и използване на формуляри
Стъпка 1. Изберете таблицата, за която искате да създадете формуляра
Формулярите ви позволяват да преглеждате данни във всяко поле и да се движите между записи и да създавате нови записи бързо и лесно. Формулярите са много важни, ако въвеждате данни за дълъг период от време, тъй като много хора ги намират за по -лесни за използване от таблиците.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Формуляр в раздела Създаване
Това автоматично ще създаде формуляр въз основа на полетата в таблицата. Access създава полета с достатъчен размер, но можете да преоразмерявате и премествате елементи във формуляра по желание.
- Ако не искате определени полета да се показват във формуляра, можете да щракнете с десния бутон на мишката и да изберете Изтриване.
- Ако вашата таблица има връзка, ред данни ще се появи под всеки запис, който показва свързаните данни. Това ви позволява да редактирате свързаните данни по -лесно. Например всеки продавач във вашата база данни може да има данни за клиенти, свързани с тяхното въвеждане.
Стъпка 3. Прегледайте формуляра си
Бутоните за насочване в долната част са полезни за придвижване между записи. Кутиите във формуляра ще бъдат запълнени с вашите данни, докато се придвижвате между записи. Можете да използвате бутоните в ъгъла, за да преминете към първия или последния запис.
Стъпка 4. Щракнете върху бутона на листа с данни, за да използвате таблицата
Този бутон е горе вляво и ще ви позволи да започнете да променяте съдържанието на вашите данни с формуляра.
Стъпка 5. Променете направените от вас записи
Можете да редактирате текста в цялото поле за всеки запис, за да промените съществуващите данни в таблицата. Направените промени ще се появят веднага в таблицата и свързаните данни.
Стъпка 6. Добавете нов запис
Щракнете върху бутона „Добавяне на запис“близо до бутоните за навигация, за да създадете нов запис в края на реда. Можете да използвате кутии, за да въвеждате данни в празни полета в таблицата. Това е лесен начин за добавяне на информация, вместо да използвате табличен изглед.
Стъпка 7. Запазете формуляра, когато приключите
Запишете формуляра, като натиснете Ctrl + S, за да имате достъп до него на по -късна дата. Формулярът ще се появи в навигационната рамка вляво на екрана.
Част 6 от 6: Изготвяне на доклад
Стъпка 1. Изберете таблица или заявка
Отчетите ще ви позволят да покажете обобщение на вашите данни. Отчетите често се използват за отчети за заплати и доставки и могат да бъдат персонализирани за всяка употреба. Отчетите извличат данни от създадени от вас таблици или заявки.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Създаване
Изберете типа отчет, който искате да създадете. Има няколко начина за създаване на отчети, които можете да направите. Access може автоматично да генерира отчети за вас, а също така можете да създавате персонализирани отчети.
- Отчет - Това ще генерира автоматичен отчет с всички данни от вашия източник. Тук няма групиране на данни, но за малки бази данни този тип отчет може да е подходящ за вашите нужди.
- Празен отчет - Това ще създаде празен отчет, който можете да попълвате по свое желание. Можете да избирате от наличните полета, за да създадете персонализиран отчет.
- Съветник за създаване на отчет - Съветникът за създаване на отчет ще ви преведе през процеса на създаване на отчет, като ви позволява да избирате и групирате данни и да форматирате данните.
Стъпка 3. Изберете източника на данни за вашия празен отчет
Ако решите да генерирате празен отчет, трябва да изберете източника на данни. Първо щракнете върху раздела Подреждане и изберете Лист с свойства. Или можете също да натиснете Alt+Enter.
Щракнете върху стрелката надолу до Източник на запис. Ще се появи списък с вашите таблици и заявки. Изберете таблица или заявка и вашите опции ще бъдат избрани за отчета
Стъпка 4. Добавете полета към отчета си
След като имате източниците, можете да добавяте полета към отчета си. Щракнете върху раздела „Форматиране“и кликнете върху „Добавяне на съществуващо поле“. Вдясно ще се появи списък с полета.
- Щракнете и плъзнете полетата, които искате да добавите към рамката за проектиране. Записът ще се появи във вашия отчет. Когато добавите допълнителни полета, те ще бъдат зададени автоматично със съществуващите полета.
- Можете да промените размера на поле, като щракнете върху ъгъла му и го плъзнете с мишката.
- Премахнете поле от отчета, като щракнете върху неговото заглавие и натиснете Delete.
Стъпка 5. Групирайте отчетите си
Групирането ви позволява бързо да обработвате информация от отчети, тъй като свързаните данни вече са организирани. Например, може да искате да групирате продажбите по региони или по продавачи. Групирането ви позволява да направите точно това.
- Щракнете върху раздела Дизайн и кликнете върху „Групиране и сортиране“.
- Щракнете с десния бутон навсякъде в полето, което искате да групирате. Изберете „Group On“в менюто.
- Ще бъде създадена глава за групата. Можете да персонализирате заглавия на заглавки за групи етикети.
Стъпка 6. Запазете и споделете отчета
След като отчетът ви бъде завършен, можете да го запазите и споделите или отпечатате като всеки друг документ. Използвайте отчети, за да споделяте отчети за ефективността с инвеститорите, информация за контакт за работници и др.
Съвети
Microsoft Access се отваря в режим "Backstage View", който предоставя опции от менюто, които ви позволяват да отворите база данни, да създадете нова база данни или да получите достъп до команди за редактиране на вашата база данни
Внимание
Някои функции в Access не винаги са налични в зависимост от типа на базата данни, която създавате. Например, не можете да споделяте настолна база данни в мрежата и някои функции на работния плот, като например брой заявки, не са налични в уеб базата данни
== Източник ==
- https://office.microsoft.com/bg-bg/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
