Работата и бизнесът, особено в офис среда, изискват определено ниво на сътрудничество. Например, важните решения често изискват повече от гледна точка на един индивид и като цяло успехът на важна работа изисква експертния опит на редица хора. Срещите са начин за създаване на структурирано и организирано сътрудничество, но без цел или контрол, срещите лесно могат да станат твърде дълги и неефективни. Знанието как да планирате, подготвяте и ръководите срещи може да направи разликата между ефективна и губеща време среща.
Стъпка
Част 1 от 3: Подготовка за срещата
Стъпка 1. Обсъдете предстоящата среща с участниците
Когато разберете, че ще председателствате предстояща среща, едно от първите неща, които трябва да направите, е да отделите малко време за разговори с хората, които ще участват (особено важни хора и хора на високо ниво). Попитайте дали има нещо конкретно, което биха искали да обсъдят на срещата. Запишете отговорите им и ги използвайте като ръководство, докато пишете дневния си ред.
Питането на участниците какво биха искали да обсъдят е интелигентен ход, не само за да ви улесни да напишете дневния ред, но и да ги включите в процеса на срещата още преди началото на срещата. Хората са по -склонни да присъстват и да обръщат внимание по време на срещите, когато знаят, че важните за тях въпроси ще бъдат обсъждани
Стъпка 2. Напишете и споделете дневен ред
Дневният ред на срещата е полезен не само за ръководителя на срещата, но и за присъстващите гости. Дневният ред включва полезна информация за срещата, като например кога, къде и кой ще присъства. Най -важното е, че дневният ред очертава и темите за дискусия, които ще бъдат обсъдени, така че всеки да може да се подготви. Изпратете дневния ред преди самата среща - колкото по -важна е срещата, толкова по -рано трябва да изпратите дневния ред.
Едно нещо, което трябва да бъде поставено на дневен ред, е прогнозният срок за всяка дискусия. Наличието на груб график, описан по -рано, може да ви улесни при настройването на срещата. Докато някои от събитията във вашия дневен ред ще отнемат повече време (а други по -бързо), графикът ще ви улесни при организирането и коригирането на общото време
Стъпка 3. Направете малко проучване по темата на предишни дискусии и срещи
Хората, присъстващи на срещата, може да не знаят цялата информация по темата, която планирате да обсъдите - някои може да не са присъствали на последната среща, а други да са забравили. Добра идея е вие като председател на срещата да знаете историята на дискусията досега. Опитайте се да говорите с хора, които са посещавали важни срещи преди, за да откриете всички нерешени проблеми, за да можете да ги обсъдите на срещата. Също така ще трябва да получите протоколите от последната среща от длъжностното лице, което съхранява бележките, за да ви помогне да организирате плановете си.
Протоколите от предишни срещи могат да бъдат важен ресурс за вас като лидер. Протоколите обобщават дискусиите и решенията, настъпили по време на последната среща, така че можете да намерите цялата важна информация сравнително бързо и лесно. Може да се наложи да споделите важни протоколи от срещите с участниците заедно с дневен ред
Стъпка 4. Подгответе предварително мястото на срещата
В деня на срещата трябва да се уверите, че стаята или мястото, което ще се използва, е чисто, подредено и готово за настаняване на участниците в срещата. Трябва да сте сигурни, че всички компоненти на технологията за срещи (като презентации, проектори, визуални устройства и т.н.) функционират правилно и са готови за използване - техническият безпорядък може да загуби ценно време и да наруши гладкото протичане на срещата.
Ако използвате електронна презентация (като PowerPoint и т.н.), отделете време да се запознаете с дистанционното управление или щракване, което ще се използва в презентацията. Със сигурност не искате да губите време да се забърквате с тези контролери, докато обсъждате важни въпроси
Част 2 от 3: Действа като лидер по време на срещите
Стъпка 1. Отворете срещата официално
Когато изтече определеното време и присъстват всички участници (или поне всички важни участници), обърнете внимание на всички в стаята. Представете се като лидер и каква е целта на срещата. Задайте времева рамка, като посочите кога планираната ви среща приключва - можете да имате дълга или кратка среща, но посочването на времеви лимит преди време ще ви помогне да поддържате срещата навреме. Ако някои от участниците не се познават, отделете време, за да прочетете накратко имената на участниците и да представите важните участници.
Трябва да се отбележи, че някои предприятия и организации имат строги и редовни процедури за откриване и провеждане на срещи. Например, има някои организации, които откриват срещи с чук на чук
Стъпка 2. Предоставете съответните резюмета на предишни срещи
В началото на среща, която е част от дълготраен проект, трябва да предоставите кратка информация за проекта, като предоставите кратко резюме на събитията или решенията на предишната среща. Не всички участници знаят толкова много за темата за обсъждане като вас, така че тази стъпка може да бъде полезна, за да направи срещата ефективна и ефикасна.
- Вместо да обобщавате сами резултатите от предишни срещи, може да искате да помолите секретаря на заседанието или длъжностното лице, което води бележки, да прочете протоколите от предишни срещи, за да придаде на резюмето формално усещане.
- Трябва също да помислите за четене на важна кореспонденция или съобщения, възникнали след предишната среща.
- Трябва да се отбележи, че ако предоставите на участниците копия от протокола/кореспонденцията, тяхното четене може да не е необходимо.
Стъпка 3. Позволете на важни участници да докладват за общата ситуация
След това поканете хора със съответни познания да ви информират за новостите, настъпили след последната среща. Това може да бъде всичко - например нови проблеми, пред които е изправен бизнесът или организацията, промени в персонала, развитие на проекти и промени в стратегията, които могат да бъдат обсъдени тук. Участниците в срещата също искат да чуят за резултатите от конкретни действия, предприети в резултат на предишни срещи.
Стъпка 4. Завършете всички незавършени дела
Ако има нерешени въпроси и решения, които не са взети от последната среща, опитайте се да ги разрешите, преди да обсъдите нови въпроси. Колкото по -дълго предишният брой е задържан, толкова по -малко участници ще искат да поемат отговорност за него, затова се опитайте да определите и разрешите всеки незавършен бизнес по време на срещата. Обикновено незавършеният бизнес е специално отбелязан като „нерешен“или „изпратен за по -нататъшно обсъждане“в протокола от предишното заседание.
- В зависимост от културата и разпоредбите, в които работите, вашият бизнес или организация може да има специфични процедури за вземане на решения-например участниците в срещата може да се нуждаят само от постигане на консенсус на мнозинството или може би група от най-високо ниво е натоварена да направи всички решения. решение.
- Имайте предвид, че някои неща са твърде големи, за да завършите по време на среща. Не е нужно да мислите за дългосрочния напредък на недовършените проекти. Трябва обаче да повдигнете решение или проект, който изисква действия в този момент.
Стъпка 5. Обсъдете новия бизнес
След това измислете всички нови въпроси, притеснения и въпроси, които трябва да бъдат обсъдени. Това са неща, които естествено произтичат от развитието, което се случи между предишните и настоящите срещи. Опитайте се да вземете конкретни, категорични решения от участниците - колкото повече неща оставяте без отговор, толкова повече нерешени въпроси ще внесете на следващата си среща.
Стъпка 6. Прочетете заключението на срещата
След като сте решили всичките си стари и текущи проблеми, отделете време да прочетете заключението на срещата за всички присъстващи. Избройте всички решения, които са взети индивидуално, и ако е необходимо, опишете конкретните действия, които се очаква участниците да предприемат преди следващото заседание.
Тази стъпка е от решаващо значение - това е последният ви шанс да гарантирате, че всички напускат срещата, знаейки точно къде стои проектът и какво се очаква от тях
Стъпка 7. Завършете, като изложите основите за следващата среща
Накрая посочете какво ще бъде обсъдено на следващата среща и, когато започнете да планирате, кажете кога и къде ще се проведе срещата. Това помага на участниците да създадат чувство за приемственост от един важен проект или решение към следващото и им дава времева рамка за продължаване или изпълнение на възложената им задача.
Заслужава да се отбележи, че не е нужно да планирате друга среща, ако сте обхванали всички стари и нови въпроси на текущата среща. Ако обаче има достатъчно нерешени въпроси, които изискват допълнително обсъждане или ако искате да видите напредък по конкретен проект, друга среща може да е добра идея
Част 3 от 3: Ефективно водене на срещи
Стъпка 1. Насочете дискусията, но не я доминирайте
Една от вашите роли като лидер на срещите е да поддържате дискусията гладка. Вашата роля не е да предлагате мнение по всички въпроси или да се уверите, че дискусията протича по фиксиран график. Трябва да имате гъвкавост. Позволете на другите участници да говорят свободно и позволете да се появят нови теми за обсъждане, дори ако те не са на дневен ред. Може да се наложи да завършите фино тема или да промените определена тема за обсъждане, за да поддържате дискусията в ход, но не бива да се чувствате така, сякаш трябва да контролирате всички аспекти на срещата. В края на краищата срещите са съвместен процес.
По време на срещата обърнете внимание на дневния си ред. Ако срещата е извън дневния ред, може да се наложи да пропуснете определени теми за обсъждане или да ги отложите за по -късно. Не се страхувайте да направите това, ако дискутираната тема е много важна
Стъпка 2. Насърчете всички участници да участват
Като ръководител на срещата, вашата работа е да осигурите открита и продуктивна среща. Ако забележите, че определени участници, които имат знания, свързани с обсъждания въпрос, не са отворени за групата, насърчете ги да говорят. Не е нужно да ги предизвиквате или да им се обаждате директно-просто кажете нещо от рода на: „Мисля, че опитът на г-жа Мита ще бъде от полза тук“и това е чудесен начин да включите по-малко активните членове в срещата.
Стъпка 3. Уверете се, че всички разбират какво се обсъжда
Трудно е да се запомни, че всеки, който присъства на среща, има еднакъв опит или познания по темата за дискусия. За да сте сигурни, че участниците прекарват времето си разумно в срещата, може да искате да се възползвате от възможността за кратко опростяване на сложен въпрос или тема. Участниците, които не знаят тази информация, със сигурност ще я оценят.
Стъпка 4. Не пренебрегвайте трудни или неудобни въпроси
Ако подобни въпроси не бъдат контролирани от компетентен ръководител, срещата ще бъде непродуктивна. Опитайте се да се уверите, че всички важни въпроси, които искате да обсъдите, са обсъдени на срещата. Не позволявайте на участниците да прехвърлят вината или да дават неясни извинения за нерешени проблеми. Опитайте се да изясните и да получите отговори на въпроси, които никой не иска да обсъжда. Въпреки че участниците може да не го искат, на въпросите трябва да се отговори, за да бъде срещата ефективна.
Уверете се, че всички важни решения са записани (ако имате служител или бележка, делегирайте тази задача на тях). Ако трябва да преминете през трудностите да зададете труден въпрос, ще искате да се уверите, че отговорите ви са добре документирани
Стъпка 5. Гледайте времето си
Има причина срещите да имат лоша репутация-за повечето хора срещите са отнемащи време дейности. За да избегнете среща, която да продължи твърде дълго, използвайте силата си на лидер, за да поддържате дискусията в движение. Не се страхувайте да отложите някои маловажни въпроси или разговори до следващата дискусия, ако срещата изглежда така, сякаш ще продължи по -дълго, отколкото сте очаквали. Трябва да сте подготвени и готови да коригирате графика, за да гарантирате, че времето на участниците не се губи.
