Обратната връзка е един от основните аспекти, които могат да помогнат на служителите и учениците да се подобрят. Освен че се счита за важна, обратната връзка също е задължителен компонент в повечето офиси и класни стаи. Това може да се види особено ако имате служители или ако отговаряте за обучението на другите. Писането на обратна връзка по електронната поща става все по-важно, тъй като все повече работници комуникират и работят от разстояние. Ако сте ръководител на ефективността на служител, напишете обратна връзка за неговото представяне. Ако сте учител, напишете обратна връзка за вашите ученици.
Стъпка
Метод 1 от 3: Писане на обратна връзка за служителите по имейл
Стъпка 1. Кажете причината, поради която изпращате на служителя имейл (имейл)
Можете да му кажете в темата на имейла или в тялото на имейла. Въпреки това е добра идея да го поставите в темата на имейла, така че той да знае какво ще прочете имейла.
Например напишете „Обратна връзка с предложение за проект - страхотен старт!“по темата на имейла
Стъпка 2. Започнете имейла с приятелско изречение
Това ще покаже на служителите, че предоставяте приятелска, а не критична обратна връзка. В допълнение, това увеличава вероятността читателите на имейли да четат и получават конструктивна обратна връзка.
Напишете нещо от рода на „Приятен ден!“
Стъпка 3. Оценявайте работата, която служителят е свършил
Обикновено човекът, получил обратната връзка, е изпълнил задача, която бихте оценили много трудно, затова го похвали в началото на имейла, за да му кажеш, че оценяваш усилията му.
Можете да кажете: „Благодаря ви, че работите толкова усилено по това предложение. Предложението е много добро."
Стъпка 4. Първо дайте на служителите положителна обратна връзка
Положителната обратна връзка ще направи острата критика да звучи по -меко. Бъдете честни, но не забравяйте да му направите и комплимент. Трябва да се съсредоточите върху текущата му работа или върху предишно изпълнена задача.
Кажете: „Това предложение е много добро. Написахте много впечатляваща цел и също така виждам, че има много развитие в използваната методология."
Стъпка 5. Запишете отрицателните отзиви като предложения
Всъщност писането на предложения за това кои точки трябва да бъдат заменени е по -ефективно, но читателят няма да може да приеме този вид съвети много добре. В крайна сметка той можеше да се почувства обезкуражен. Затова запишете обратна връзка от вашата гледна точка и как бихте я променили, ако напишете предложението.
Може да напишете: „Ще разменя първа част за втора, след което обяснявам трета част отново, така че и бюджетната част да може да бъде записана там. Освен това можете да кажете „Ще изтрия втория параграф, но ще приключа преглед на текущия проект в заключение“
Стъпка 6. Обяснете дадената отрицателна обратна връзка
Обяснете проблема, който има и къде е проблемът, ако е необходимо. Ако неговата критика се отнася до промяна в очакванията или посоката, уведомете го. Включете също подробни причини, поради които трябва да има промяна в този раздел.
- Кажете: „Правим големи промени в компанията, така че трябва да напишем по -подробно предложение, като го разработим в няколко части. Вече дадох преглед на това кои части трябва да бъдат разработени допълнително.
- Ако искате да напишете обратна връзка, свързана с отношението на човека, не забравяйте да предоставите конкретен пример за това какво имате предвид. Например, ако искате да критикувате носенето на неподходящи дрехи, когато присъствате на среща с клиент, трябва да дадете пример за грешка, която той или тя е направил. Например: „Последният път, когато видяхме клиент, носехте джапанки, а преди това-тениска. Дрехи като това не отразяват професионализма на компанията, който винаги показваме."
Стъпка 7. Дайте му предложения как може да се подобри
Вашата обратна връзка ще бъде безполезна, ако не му предоставите изход. Тези предложения могат да бъдат всичко - от конкретен списък с входящи данни до общ списък с предложения за постижения.
- Можете да дадете пример, за да може той да реши проблема. Това е отличен вариант, ако имате предвид конкретно предложение. Например, кажете „За следващата си презентация използвайте неутрални цветове и не използвайте преходи между слайдове. Освен това на срещата присъстват клиенти, така че не използвайте и фирмен жаргон.
- Като алтернатива можете да го попитате какви решения би искал да направи, за да отстрани проблема. Тази опция е отличен начин да отидете, ако искате да говорите за проблем, който може да има множество опции за решение. Например „Какви са някои начини, по които можете да подобрите следващата си презентация?“или „Какви промени бихте искали да направите в следващата си презентация?“.
Стъпка 8. Напомнете му за възможните последици
Някои проблеми на работното място могат да повредят името на компанията, така че служителите трябва да бъдат информирани за това. В някои ситуации няма голяма последица, ако служител направи грешка. Има обаче моменти, когато сте загубили клиент или не можете да предоставите ефективно обслужване поради недостиг на служители. Понякога има и последствия за работниците, ако те не подобрят положението. Незабавно уведомете служителите си, ако възникнат проблеми.
- Например, уведомете го, че се притеснявате, че клиентът ще напусне поради грешка в документацията.
- Друга възможност е да кажете на служителя, че той или тя може да не бъде включен в следващия проект, ако няма подобрение в способността му да пише документи.
Стъпка 9. Завършете имейла с оферта за изясняване и обяснение на обратната връзка
Това е добър начин да прекратите имейла и да му покажете, че го подкрепяте. Освен това това също ще го накара да се чувства комфортно, когато иска да поиска разяснения по неща, които не разбира.
Например напишете изречение от рода на „Моля, уведомете ме, ако имате други въпроси или имате нужда от разяснения по този въпрос“
Метод 2 от 3: Писане на обратна връзка за рецензии
Стъпка 1. Определете целите за преглед на ефективността
Това е причината да има оценка. Служителят ще знае какво ще чете, ако знае какви цели имате и ви помага да създадете обратна връзка за него.
- Например, фокусирате ли се върху подобряване на работата на служителите? Провеждате ли оценка за цялата компания, за да определите какво професионално обучение е необходимо? Правите ли тримесечни прегледи?
- Информирайте служителя за тази цел, когато предоставяте обратна връзка за него или нея. Можете да кажете: „Компанията планира да осигури професионални обучения въз основа на нуждите на служителите. Затова предоставям отзиви за ефективността на всеки служител.
Стъпка 2. Прегледайте предишната обратна връзка
Това може да се направи въз основа на предоставените по -рано прегледи, както и на неофициална обратна връзка, предоставена през периода на оценка. Трябва също така да проверите какво е направил служителят, след като е дадена обратна връзка. Използвал ли го е, за да се подобри? Дали обратната връзка влиза само в дясното ухо и напуска лявото ухо?
- Ако той прави промени въз основа на предишни отзиви, включете тази точка в положителна рецензия за него.
- Ако пренебрегне старата обратна връзка, обсъдете с него предишни проблеми и липсата на инициатива да следва предложенията.
Стъпка 3. Опишете положителната обратна връзка и включете конкретни примери
Винаги започвайте сесия за обратна връзка, като оставите положителен коментар. Похвалите служителя за това, което той или тя е направил добре и предоставете конкретни коментари за постиженията. Бъдете честни и се опитайте да дадете същото количество обратна връзка като броя на отрицателните коментари, които давате.
- Дайте пример като: „Вие проявихте инициатива, когато сте доброволно да ръководите проект. В допълнение, вие също демонстрирате добри лидерски умения, когато координирате с членовете на екипа, изслушвате предложенията на другите и възлагате хората на съответните им задачи.”
- Хвалете доброто отношение и трябва да го продължите.
Стъпка 4. Дайте конструктивна критика и дайте конкретни примери
Фокусирайте се върху критиката, която може да осигури най -много ползи за компанията или за целевия служител. Информирайте служителя кои области намира за трудни и защо това е проблем за него.
Дайте конкретни примери. Например „В последните три презентации забравихте да представите прогнозния си бюджет и забавяне на проектите“или „Средният брой проекти, които завършихте през последното тримесечие, беше 6, но този път можете да завършите само 2. Мисля, че представянето ви е под средното”
Стъпка 5. Определете целите за изпълнение за следващия период на оценка
Това ще помогне на служителите да разберат кои области се нуждаят от подобрение. Освен това ще разберете и от какво се нуждае компанията от своите служители. Работникът също ще намери тази обратна връзка за по -полезна, защото въз основа на оценката той знае какво иска компанията от него.
- Целите трябва да са кратки и конкретни. Например „Служителите трябва да продават 4 артикула на ден“, „Служителите трябва да подобрят комуникацията с клиентите“или „Служителите трябва да преминат обучение за лидерство“.
- Уверете се, че ще постигнете тези цели при следващата оценка, защото това очакват служителите.
Стъпка 6. Осигурете възможности за обучение за професионално развитие
Направете препоръки въз основа на конструктивната критика, която сте отправили. Тези препоръки могат да се основават на съществуващи източници, като семинари, курсове за обучение, вътрешно обучение или наставничество между служители. Освен това можете да предложите безплатни курсове, достъпни онлайн, ако нямате достатъчно ресурси.
- Бъдете отворени, ако трябва да промените предложение след разговор със служител. Например, служителите могат да поискат професионално обучение, за което никога не сте мислили.
- Помислете за работните цели на служителя. Например, ако вашите служители искат да преминат на ръководни позиции, можете да изберете обучение за лидерство като вариант за професионално обучение. Като алтернатива, ако се интересува от графичен дизайн, позволете му да вземе курс, за да може да използва уменията си за вашата компания.
Стъпка 7. Насърчете служителя да завърши сесията за обратна връзка
Без значение колко блестящ е прегледът на работата на служителя, никой не обича да му се казва какво му липсва или какво трябва да се подобри, така че приключете сесията, като насърчите служителя да го накара да се чувства по -комфортно и по -малко обезкуражен или претоварен.
Кажете нещо от рода на: „През последното тримесечие имахме някои непредсказуеми трудности, но вие свършихте отлична работа, регулирайки натоварването. Обичаме вашата работа и очакваме с нетърпение да видим повече от този вид работа през текущото тримесечие.”
Стъпка 8. Насърчете отговора на слушателя
Този отговор може да бъде устен, след като сте го обсъдили, или можете да предоставите формуляр за обратна връзка, който да попълните. Ще получите по -добър отговор, ако на служителите бъде дадено време да помислят за своите отзиви за ефективността и да напишат отговорите си във ваше отсъствие.
Помолете човека за обратна връзка относно прегледа, който сте оставили за него. Например: „Имате ли предложения за мен, какво трябва да подобря, когато давам обратна връзка? И „Моята обратна връзка беше ли ясна и достатъчно полезна?“
Метод 3 от 3: Даване на обратна връзка на учениците
Стъпка 1. Съсредоточете се върху представянето на учениците
Целта на предоставянето на обратна връзка е да се помогне на учениците да се учат. Така че, давайте положителни коментари, които го насочват да подобри усилията си, вместо да критикува грешките си. Използвайте тази сесия, за да давате инструкции, а не да ги критикувате.
Можете да предоставите писмена обратна връзка за студентските задачи, включително писмени задачи, презентации и проекти
Стъпка 2. Дайте обратна връзка относно съдържанието и механизма за изпълнение на заданието
И двете са важни за ученика, защото той или тя трябва да знае как да подобри тези два компонента. Освен това има много ученици, които се представят по -добре в една област, отколкото в друга. Например, един ученик може да има ярка идея с добра идея, но не може да изписва правилно, не може да използва пунктуацията правилно и има много непълни и неточни изречения.
- Ако предоставяте обратна връзка за устен проект или презентация, не забравяйте да предоставите обратна връзка за всеки раздел от заданието.
- Например устните презентации се нуждаят от обратна връзка относно съдържанието и уменията за публично говорене. Междувременно проектите изискват обратна връзка по отношение на съдържанието, креативността и методите за доставка.
Стъпка 3. Дайте конкретна положителна и отрицателна обратна връзка
Коментари като „добра работа“, „подобрение“или „подобрение“не се считат за достатъчно конкретни; учениците не знаят кои части да подобрят и кои неща са достатъчно добри. Кажете на учениците кои области се нуждаят от подобрение и кои са достатъчно добри.
- Напишете нещо от рода на: „Тезата е ясна, добре написана и използва формата, който изучавахме. Първото изречение обаче трябва да бъде коригирано, защото не е свързано с вашата теза”.
- Предложете: „Вашата идея е добре развита, но ви препоръчвам да вземете допълнителни сесии, за да подобрите използването на запетаи и да практикувате писането на перфектни изречения“.
- Дайте комбинация от положителни коментари и конструктивна критика.
Стъпка 4. Предложете как да подобрите способността, вместо да коригирате грешката
Може да сигнализирате за някои грешки, но не редактирайте твърде много от студентските работи. Запишете всички проблеми, които виждате в работата на учениците, като прекомерно използване на запетаи. След това предложете какво може да се подобри с него.
Например: „Използвахте твърде много запетаи в есето си. Моля, проверете отново правилата за използване на запетаи и как да комбинирате изречения със запетаи. Ако дойдете на допълнителна сесия, можем да практикуваме как да напишем добър параграф заедно
Стъпка 5. Дайте приоритет на следващата си чернова или задача
Поставянето на такива приоритети ще помогне на учениците да се съсредоточат върху други неща, които трябва да бъдат постигнати. Можете да дадете приоритет на вашите учебни цели или нужди на учениците, в зависимост от работата ви.
Кажете: „Сега трябва да се съсредоточите върху използването на активни изречения и да не използвате непълни изречения.“
Стъпка 6. Ограничете обратната връзка до една област или една способност, ако това е основният проблем
Съсредоточете се върху текущите учебни цели или нуждите на учениците, които оценявате. Уверете се, че ученикът знае, че оценявате само някои части от есето му, за да не предполага, че останалата част от есето е перфектна.
- Маркирайте областите, които ще бъдат във фокуса на вашите отзиви.
- Преди да върнете студентската работа, информирайте ги, че предоставяте само обратна връзка за определени части от заданието.
- Можете да позволите на учениците да избират кои умения или раздели да коментират.
Стъпка 7. Не претоварвайте учениците
Ако има твърде много грешки, не ги поправяйте всички в една сесия за обратна връзка. Ако оставите твърде много коментари в една сесия, учениците могат да се почувстват претоварени и в крайна сметка да се обезсърчат. Така че, оставете коментар за най -лесното и основно нещо за коригиране.
- Например, можете да започнете с начини да избегнете писането на несъвършени изречения и да търсите думи в речника, ако той не знае как да ги изписва.
- Освен това можете да се съсредоточите и върху учебните цели за задачата.
Стъпка 8. Мотивирайте учениците да продължат да учат
Завършете сесията за обратна връзка с положителни думи и го насърчете да продължи да се опитва. Можете също така да му напомните за постиженията му в други задачи, така че той ще продължи да се опитва още повече.
