Архивирането и автоматичното архивиране са функции на Office 2007, които ви позволяват да премествате стари файлове на място в архива в рамките на определен период от време. Като цяло Outlook 2007 архивира файлове автоматично на всеки 14 дни, но можете да архивирате файлове ръчно или да настроите AutoArchive да архивира файлове по график.
Стъпка
Метод 1 от 2: Ръчно архивиране
Стъпка 1. Щракнете върху Файл в горната част на прозореца на Outlook 2007, след което изберете Архив
Ще се появи диалогов прозорец за архивиране.
Стъпка 2. Изберете бутона Архивиране на тази папка и всички подпапки.
Стъпка 3. Щракнете върху менюто до Архивиране на елементи по -стари от, след което изберете желаната от вас дата
Стъпка 4. Щракнете върху Преглед, след което изберете местоположение за запазване на архивния файл
Стъпка 5. Щракнете върху OK
Всички файлове в Outlook, които са по -стари от избраната от вас дата, ще бъдат архивирани.
Метод 2 от 2: Персонализиране на автоматично архивиране
Стъпка 1. Щракнете върху Инструменти в горната част на прозореца на Outlook 2007, след което изберете Опции
Ще се появи диалоговият прозорец Опции.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Други, след което щракнете върху Автоархивиране.
Стъпка 3. Поставете отметка в квадратчето Изпълнение на автоматично архивиране всеки, след което изберете честотата на сканиране от наличното меню
Като цяло Outlook 2007 ще сканира стари файлове на всеки 14 дни.
Стъпка 4. Проверете една или повече от опциите по -долу, ако е необходимо:
- Подкани преди стартиране на автоматично архивиране: Тази функция ще покаже напомнящо съобщение преди процеса на архивиране, така че можете да отмените сесията за автоматично архивиране, ако желаете.
- Изтриване на елементи с изтекъл срок на годност: Тази функция позволява на Outlook да изтрива файлове, след като станат достатъчно възрастни.
- Архивиране или изтриване на стари елементи: Тази функция ви позволява да архивирате или изтривате определени файлове, след като са достатъчно стари.
- Показване на папката за архивиране в списъка с папки: Когато тази функция е включена, директорията „Архив“ще се появи в навигационния прозорец на Outlook, така че можете да разглеждате лесно архивираните файлове.
- Изчистване на елементи, по -стари от: Тази настройка ви позволява да посочите възрастта на файловете за архивиране, от 1 ден до 60 месеца.
- Преместете стари елементи в: Тази функция ви позволява да изберете къде да запазите архивираните си файлове.
- Постоянно изтриване на елементи: Тази функция позволява на Outlook директно да изтрива стари файлове, без първо да ги архивира.
Стъпка 5. Щракнете върху OK. Вашите настройки за автоматично архивиране ще бъдат запазени и активни.
