Сливането на поща е често срещана функция в програмите на Office, за да побере един документ за множество получатели. Можете да организирате и комбинирате всички видове документи, включително пликове, етикети, формулярни писма, имейли, факсове и номерирани купони. Прочетете стъпките по -долу, за да разберете как да използвате Mail merge на компютър.
Стъпка
Метод 1 от 3: Подготовка
Стъпка 1. Създайте файл с данни
Данните могат да бъдат файлове с електронни таблици (работни листове), файлове с бази данни или дори текстови документи в подходящ формат. Файловете на работния лист са най -често използваните; Това ръководство предполага, че използвате работен лист.
-
Данните от файла трябва да включват цялата информация, която ще се промени при всяко копие. Например, ако пишете формуляр, файлът ще включва имената и евентуално адресите на всички хора, на които искате да пишете.
Въведете информация във всяка клетка по реда, така че всеки тип информация (собствено, фамилно, почетно и т.н.) да е в собствена колона
-
Създайте разумни имена на колони. Сливането с поща чете данните във всяка колона и приема, че първият запис във всяка колона с информация е общото име за този тип информация, така че използвайте име, което има смисъл.
Например, започнете полето за първо име, като напишете „име“, след което напишете всички имена под него. Когато бъдете помолени да въведете колона с данни в писмо, ще видите „първо име“като опция и веднага ще запомните какво има в тази колона
- Потребителите на Microsoft Office, които използват Outlook като средство за изпращане на имейл, могат да използват адресната книга на Outlook като файл с данни, ако желаят.
Стъпка 2. Запазете файла с данни
Запазете файла, за да можете лесно да го намерите. Дайте му име, което лесно ще запомните.
Стъпка 3. Напишете основния си документ
Този документ ще включва информация в него. Например, ако пишете формуляр, основният документ е писмото. Всеки елемент, който трябва да бъде обединено по пощата съдържание (като име), в момента остава празен.
Метод 2 от 3: Обединяване на поща в MS Office
Стъпка 1. Отворете прозореца със задачи за сливане на поща
От основния документ щракнете върху прозореца, за да го отворите. Ако не го виждате, отидете в менюто Инструменти и изберете Обединяване на поща от списъка.
Стъпка 2. Отговорете на въпросите, зададени от MS Office
Функцията за обединяване на поща в Office включва няколко стъпки, предназначени да улеснят комбинирането на файлове по -интелигентно и точно.
- Започнете, като изберете типа документ, който пишете. Щракнете върху най -подходящия, след което щракнете върху Напред.
- Изберете началния документ, който искате да използвате. Ако следвате тези стъпки, можете да изберете да използвате този документ. Щракнете върху Напред.
Стъпка 3. Изберете файловете за обединяване
Това е файлът с данни, който сте създали по -рано. Изберете подходящия бутон за избор и след това щракнете върху Напред, за да намерите файла и да го свържете с основния документ.
Ако искате да използвате адресната книга на Outlook, щракнете върху тази опция
Стъпка 4. Изберете какви данни да използвате
Office ви позволява да избирате или премахвате избора на редовете с информация, която искате. Можете да изберете елементите от информацията във файла с данни, които искате да бъдат обединени в основния документ, така че файлът с данни да бъде по -полезен по -късно, ако го използвате за различни неща. След като сте доволни, щракнете върху Напред.
Данните могат да бъдат сортирани, като щракнете върху заглавията на колоните във всяка колона. Това може да бъде полезно, ако искате бързо да търсите в много информация
Стъпка 5. Въведете полетата с данни
На следващата страница от панела със задачи ще бъдете подканени да напишете документ, ако все още не сте го направили, и ще ви бъдат представени различни опции за вмъкване на данни от файла в документа.
-
Въведете колона с данни, като поставите курсора в тази колона с данни и след това щракнете върху съответния бутон на лентата на задачите, за да я вмъкнете там.
Можете да изтриете неправилно поставени или дублирани полета с данни, като натиснете клавиша Delete, точно както обикновените букви или цифри
-
Предварително зададените опции ще се променят леко в зависимост от типа документ, който сте избрали. Office прави всичко възможно да попълни подходящата информация от предоставените от вас данни. Например, ако пишете писмо за бизнес формуляр, може да видите опция за вмъкване на адресен блок, който включва името и фамилията и пълния адрес на всеки получател, подредени добре в няколко реда.
- Някои предварително зададени опции ще отворят допълнителни прозорци, за да попълните съответната информация. Всичко е горе -долу ясно и лесно за разбиране.
- Ако използвате предварително зададените опции и не можете да намерите подходящата информация, щракнете върху бутона Match Fields, за да определите собственото си име на колона с данни, което съответства на името по подразбиране. Например, можете да посочите категорията „Фамилия“във файл с данни, за да попълните данните „Фамилия“в адресния блок.
- За да използвате своя собствена колона, щракнете върху още опции. Ще можете да видите имената, които сте дали на всяка колона и вместо това да ги използвате.
Стъпка 6. Проверете пощата
Сливането на поща няма да показва конкретна информация в полетата, които прилагате към основния документ, докато не го отпечатате, но Office предлага функция за предварителен преглед, която ви позволява да проверите и да се уверите, че информацията, която се показва, ще съответства на колоните, които искате Документът. Моля, използвайте ги, докато не сте доволни от показаната поръчка.
Стъпка 7. Завършете сливането
Последният екран на панела със задачи за обединяване на поща ще ви уведоми, че всичко е наред и е готово за отпечатване на вашия документ. Всеки набор от информация ще се показва във всеки отпечатан документ и програмата ще отпечата толкова копия от набора от информация, колкото има.
Ако искате сами да редактирате конкретни букви, можете да го направите и от този екран на лентата на задачите, като първо кликнете върху „редактиране на отделни букви“
Метод 3 от 3: Обединяване на поща на OpenOffice.org
Стъпка 1. Създайте база данни
Стъпка 2. Въведете полетата с данни
Вече сте свързали информацията си с база данни, която OpenOffice.org може да разбере, а използването на базата данни за обединяване на поща е лесно, стига да знаете къде да търсите.
- От менюто Вмъкване изберете полета, а след това друго … от подменюто. Като алтернатива можете да натиснете Ctrl+F2.
- В прозореца, който се показва, щракнете върху раздела База данни.
-
Щракнете върху бутона Преглед в долния десен ъгъл на прозореца и намерете файла на базата данни, който току -що създадохте.
След като бъде избрана, базата данни ще се появи в списък, озаглавен избор на база данни в дясната страна на прозореца
- От списъка с типове в лявата част на прозореца изберете полета за обединяване на поща.
- Щракнете върху „+“до вашата база данни и под нея ще се появи файл с работен лист. Щракнете върху „+“ до нея и ще видите името на колоната с данни, която сте избрали при създаването на работния лист.
-
Изберете коя колона с данни искате да вмъкнете, след което щракнете върху Вмъкване, за да поставите колоната с данни в основния документ.
- Не забравяйте да поставите курсора там, където искате да вмъкнете колоната с данни, преди да щракнете върху Вмъкване, в противен случай ще трябва да го преместите на правилната позиция.
- Точно както в Office, текстовите полета се третират като буквено -цифрови знаци в основния документ. Можете да го преместите с помощта на интервала и да го изтриете с клавиша Delete.
Стъпка 3. Завършете сливането
Проверете разположението на всяка колона с данни. След като приключите, отпечатайте основния си документ. Сливането с поща ще отпечата едно копие за всеки набор от записи във файла, обединен в документа.
Съвети
- Програмите за текстообработка обикновено имат шаблони, които можете да използвате за създаване на основния документ.
- Не забравяйте да разделите колоните на най -специфичните ключови думи. Например, можете да използвате псевдоними (г -н, г -жа, госпожица), име и фамилия за имена. Използвайте три отделни колони за името с по един тип колона с данни във всяка колона.
