Когато използвате електронна таблица на Microsoft Excel с много данни, възможно е да намерите същите записи. Функцията „Условно форматиране“в Microsoft Excel може да ви покаже къде са дублиращите се записи, докато функцията „Премахване на дубликати“ще премахне дублиращите се записи. Прегледът и премахването на дубликати гарантира точността на вашите данни и представяне.
Стъпка
Метод 1 от 2: Използване на условно форматиране
Стъпка 1. Отворете файла
Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете всички данни, чиито дубликати искате да намерите.
Стъпка 2. Щракнете върху клетката в горния ляв ъгъл на групата данни
Това стартира процеса на избор на данни.
Стъпка 3. Натиснете и задръжте клавиша Shift, след което щракнете върху последната клетка в долния десен ъгъл на групата данни
Това ще избере всички данни, които сте посочили.
Можете да направите това в друг ред (например щракнете първо върху долния десен ъгъл, след което маркирайте следващите данни от там)
Стъпка 4. Потърсете секцията „Стилове“в лентата с инструменти
Тази област има инструменти за форматиране на документи, включително функция „Условно форматиране“.
Стъпка 5. Кликнете върху „Условно форматиране“
Това ще покаже падащо меню.
Стъпка 6. Изберете „Правила за маркиране на клетки“, след което щракнете върху „Дублирани стойности“
Уверете се, че вашите данни все още са подчертани, когато го правите. Това ще отвори прозореца на програмата с опциите за настройки в друго падащо меню.
Стъпка 7. Изберете „Дублирани стойности“от падащото меню
Ако искате да се покажат всички стойности, които нямат дубликати, изберете „Unique“
Стъпка 8. Изберете желания цвят на осветяване
Цветът за подчертаване ще покаже дубликатите. Първоначалният цвят е розов с тъмночервени букви.
Стъпка 9. Кликнете върху „OK“, за да видите резултата
Стъпка 10. Изберете дублиращо се поле, след което натиснете клавиша Delete, за да го изтриете
Може би не искате да премахнете тези дублирани стойности, ако всяка информация представлява нещо (например проучване).
След изтриване на дубликат, двойката двойка губи вниманието си
Стъпка 11. Кликнете отново върху „Условно форматиране“
Независимо дали сте премахнали дубликатите или не, ще трябва да се отървете от форматирането, преди да затворите документа.
Стъпка 12. Изберете „Изчистване на правилата“, след което щракнете върху „Изчистване на правилата от целия лист“, за да се отървете от форматирането
Това ще премахне открояването на всички дубликати, които не сте изтрили.
Ако има няколко части от електронната таблица, които са форматирани, можете да изберете конкретни области и да кликнете върху „Изчистване на правилата от избраните клетки“, за да премахнете акцентите
Стъпка 13. Запазете промените в документа
Ако сте доволни от промените, успешно сте намерили и премахнали дубликати в Excel!
Метод 2 от 2: Използване на функцията за премахване на дубликати в Excel
Стъпка 1. Отворете файла
Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете всички данни, чиито дубликати искате да намерите.
Стъпка 2. Щракнете върху клетката в горния ляв ъгъл на групата данни
Това стартира процеса на избор на данни.
Стъпка 3. Натиснете и задръжте клавиша Shift, след което щракнете върху последната клетка в долния десен ъгъл на групата данни
Това ще избере всички данни, които сте посочили.
Можете да направите това в друг ред (например щракнете първо върху долния десен ъгъл, след което маркирайте следващите данни от там)
Стъпка 4. Щракнете върху раздела „Данни“в горната част на екрана
Стъпка 5. Намерете секцията „Инструменти за данни“в лентата с инструменти
Този раздел има инструменти за промяна на избраните данни, включително функция „Премахване на дубликати“.
Стъпка 6. Кликнете върху „Премахване на дубликати“
Това ще отвори прозореца с настройки на програмата.
Стъпка 7. Щракнете върху „Избор на всички“, за да се уверите, че са избрани всички колони
Стъпка 8. Поставете отметка в колоната, която искате да проверите с помощта на този инструмент
При първоначалната настройка са избрани всички колони.
Стъпка 9. Щракнете върху опцията „Моите данни имат заглавки“, ако използвате заглавки
Това ще каже на програмата, че първият запис във всяка колона е заглавка, така че тези записи ще бъдат пропуснати от процеса на изтриване.
Стъпка 10. Щракнете върху „OK“, след като сте доволни от избора си
Това автоматично ще премахне всички дубликати, които сте посочили.
Ако програмата ви каже, че дубликати не са намерени, особено ако знаете, че има такива, проверете полетата в прозореца на програмата "Премахване на дубликати". Проверката на колоните една по една ще разреши всички грешки в този раздел
Стъпка 11. Запазете промените в документа
Ако сте доволни от промените, успешно сте премахнали дубликатите в Excel!
Съвети
- Можете също да намерите дубликати, като инсталирате допълнителни инструменти на трети страни. Някои от тези инструменти подобряват функцията „Условно форматиране“на Excel, така че можете да използвате различни цветове за идентифициране на дубликати.
- Изтриването на дубликати е подходящо за проверка на списъци с гости, адреси или други подобни документи.
