Касовите апарати се използват за записване на данни за плащания и съхраняване на получените парични средства през целия работен ден. Има няколко вида касови апарати, включително електронни каси, каси Square iPad и различни компютърни каси. Всеки тип има свои собствени специалитети, както и прилики помежду си.
Стъпка
Част 1 от 4: Настройка на касата
Стъпка 1. Оставете касата и я свържете към електрическата мрежа
Поставете го върху твърда, равна повърхност. В идеалния случай касата се поставя на каса, която е достатъчно широка, за да може купувачът да постави продуктите, за които ще плати. Свържете касата директно към източник на захранване (не използвайте допълнителен захранващ кабел).
Стъпка 2. Инсталирайте акумулатора на двигателя
Батерията осигурява резервна памет за касата в случай на прекъсване на захранването, така че тя трябва да бъде инсталирана, преди да стартирате някоя програма на касата. Отворете капака на хартията за разписка и намерете отделението за батерията. Може да се нуждаете от малка отвертка, за да отворите капака на отделението за батерии. След това поставете батерията в посоката, посочена на машината. След това отново затворете отделението за батерията.
- При някои видове касови апарати отделението за батерията се намира под държача за хартия за касова бележка.
- Сменяйте батерията веднъж годишно, за да сте сигурни, че касата винаги работи правилно.
Стъпка 3. Инсталирайте хартия за разписка за плащане
Отворете капака на държача на хартия за разписка за плащане. Уверете се, че краищата на ролката хартия са отрязани направо, така че да могат лесно да се поберат в ролките. Поставете ролката хартия в ролката, така че да стигне чак до предната част на касата, за да можете да разкъсате разписката за плащане, която да дадете на клиента. Натиснете бутона FEED за машината, за да изсмуче хартията и да извърши процеса на търкаляне.
Стъпка 4. Отключете чекмеджето за плащане
Това чекмедже за пари обикновено има ключалка, която обезпечава парите, платени от купувача. Внимавайте да не загубите този ключ. Можете да поставите този ключ в чекмеджето, когато е отключен, за да можете лесно да го намерите, когато трябва да го заключите.
Стъпка 5. Включете касата
На някои касови апарати превключвателят за включване/изключване се намира отзад или отстрани на машината. При други видове касови апарати този бутон се намира в горната предна част на машината. Стартирайте двигателя или завъртете ключа в положение REG (регистър).
По -новите видове касови апарати нямат физически бутон, но имат бутон РЕЖИМ. Натиснете бутона MODE и намерете опциите REG или режим на работа
Стъпка 6. Настройте програмата на вашата каса
Повечето касови апарати имат бутони, които могат да бъдат програмирани да групират подобни подробности в категории. Тези групи или категории могат да бъдат определени въз основа на това дали данните са обложени с данък или не. Можете също да зададете настройки за показване на дата и час.
- Функциите за програмиране обикновено могат да бъдат достъпни чрез завъртане на диска за избор на опция PRG или P или чрез натискане на диска за избор на режим към PROGRAM. Някои касови апарати имат ръчен лост, разположен под корицата на хартията за разписка. Този лост може да бъде преместен в опциите на програмата.
- Повечето касови апарати имат поне 4 данъчни бутона. Тези бутони могат да бъдат програмирани за различни данъчни ставки, в зависимост от това дали сте обект на фиксирана данъчна ставка върху продажбите (както е на някои места) или сте облагаеми със специфична за системата данъчна ставка (например GST, PST, или ДДС, в зависимост от вашето местоположение).
- Следвайте конкретните инструкции в ръководството на вашата каса, за да програмирате различните функции.
Част 2 от 4: Осъществяване на продажби
Стъпка 1. Въведете защитния код или парола, за да започнете да използвате касата
Много касови апарати изискват код на каса или друг вид код за сигурност, преди да могат да бъдат използвани. Кодът на касата е полезен за предоставяне на информация за това кой касиерът обработва всяка платежна транзакция. С този код можете да проследявате всяка транзакция при продажба и да се справяте с всички възникнали грешки.
- Ако работите в ресторант, може да се наложи да въведете кода на служителя заедно с номера на масата и броя на гостите на масата.
- По -новите видове касови апарати (например квадратни каси) може да изискват от вас да влезете с имейл адреса и паролата си.
Стъпка 2. Въведете първия номер на цената на продукта
Използвайте цифровите клавиши, за да въведете цената за този продукт. Обикновено не е необходимо да въвеждате десетичен номер, тъй като касата ще го въведе автоматично.
Някои касови апарати имат функция за сканиране (скенер), така че не е нужно да въвеждате ръчно номерата на цените. Този скенер ще прочете баркода и автоматично ще въведе информация за продукта. Ако вашата каса е от този тип, не е необходимо да натискате бутоните за категория или отдел в следващата стъпка
Стъпка 3. Натиснете бутона за съответната категория/отдел
Повечето касови апарати изискват да натиснете бутон след въвеждане на номера на цената, за да определите към коя категория принадлежи всеки продаден продукт (напр. Облекло, храна и т.н.).
- Бутоните за категория/отдел могат да бъдат програмирани в зависимост от това дали продажбата е обложена с данък или не. Проучете вашето ръководство за касов апарат, за да научите как да програмирате данъчни ставки за бутоните.
- Наблюдавайте хартията за получаване на плащането: натиснете стрелката или бутона FEED, за да накарате машината да навие хартията, за да можете да прочетете общия брой транзакции, записани на хартията.
- Всеки продукт, който добавите, също ще бъде добавен към нарастваща сума, която обикновено се показва на екрана на касата.
Стъпка 4. Добавете отстъпка, ако е необходимо, към посочената продажна цена
Ако даден продукт се продава, може да се наложи да въведете процентния номер на отстъпката. Въведете цената на продукта, натиснете бутона за категория/отдел, въведете процентния номер на отстъпката (въведете 15, за да въведете 15% отстъпка например), след което натиснете бутона за процент (%). Този ключ обикновено се намира в група клавиши вляво от цифровата клавиатура.
Стъпка 5. Въведете цената на другите продукти
Използвайте бутоните с цифри, за да въведете цената за всеки продукт, който не е в списъка. Уверете се, че сте натиснали съответната категория/бутон за всеки от тези продукти.
Ако искате да въведете един и същ продукт няколко пъти, натиснете номера на продукта, след това натиснете бутона QTY, въведете единичната цена на продукта, след това натиснете бутона категория/отдел. Например, ако искате да включите 2 книги за Rp. 70 000, натиснете числото 2, след това натиснете QTY, след това натиснете 70000, след това натиснете съответната категория/бутон на отдела
Стъпка 6. Натиснете бутона за междинна сума
Този бутон ще покаже общите продукти, включени в тази разпродажба. Тази сума също ще бъде добавена с приложими данъци, когато е необходимо, в съответствие с програмирането, извършено във всяка категория/бутон на отдел.
Стъпка 7. Определете вида на плащането, което ще извърши купувачът
Купувачите могат да плащат в брой, с кредитна карта или по друг начин. Можете също така да приемате плащания под формата на карти или платежни купони, които обикновено се третират по същия начин като плащания в брой.
- Пари в брой: Въведете броя пари, които купувачът е платил и натиснете бутона CASH/AMT TND (обикновено това е най -големият бутон, разположен в долната дясна част на клавиатурата на касата). Много касови апарати веднага ще покажат броя на промяната, който трябва да дадете на купувача. Някои касови апарати обаче не работят по този начин и ще трябва да направите математиката наизуст. След като чекмеджето за пари е отворено, поставете изплащането в него и вземете необходимата сума промяна.
- Кредитна карта: Натиснете бутона CREDIT или CR и използвайте машината за кредитни карти, за да плъзнете кредитната карта на купувача.
- Чекове: Въведете сумата на плащането, посочена в чека на купувача, натиснете бутона CK или CHECK, след което поставете чековия лист в чекмеджето.
- За да отворите чекмеджето, когато няма продажба, можете да натиснете бутона NO SALE или NS. Тази функция може да бъде защитена и може да се изпълнява само от мениджъра. Може да се наложи мениджърът да използва клавиш, за да премести настройките на машината в различен режим, така че да може да се изпълнява функцията NO SALE.
Стъпка 8. Затворете чекмеджето за пари
Винаги затваряйте чекмеджето веднага след като го използвате, за да не остане отворено и да сте изложени на риск от кражба или грабеж.
Винаги изпразвайте или изваждайте чекмеджето в края на работния ден и го съхранявайте на напълно безопасно място
Част 3 от 4: Поправяне на грешки
Стъпка 1. Отменете продажбата
Ако случайно въведете неправилен ценови номер за продукт или ако купувач анулира покупка на продукт, след като сте въвели цената, може да се наложи да отмените продукта или продажбата. Отмяната на това ще доведе до намаляване на броя на междинните суми.
- Въведете конкретния номер, който искате да отмените, натиснете бутона за категория/отдел, натиснете бутона VOID или VD, за да го извадите от общия брой. Трябва да отмените продукт, преди да въведете данните за цената за следващия продукт. В противен случай ще трябва да добавите междинните суми на всички продукти, след това натиснете бутона VOID, след това натиснете номера на цената, който искате да отмените, и натиснете бутона за категория/отдел. Това ще извади неправилното число от номера на междинната сума.
- Ако трябва да отмените цяла разпродажба, състояща се от множество продукти, направете това, като анулирате всеки продукт поотделно.
Стъпка 2. Възстановяване на плащането
Ако купувач иска да върне продукт, трябва да го вземете предвид общия брой на въпросните дни, преди да върнете това възстановяване на купувача. За да възстановите сумата на това плащане, натиснете бутона REF, въведете номера на цената на продукта, който се връща, и натиснете съответния бутон за категория/отдел. Натиснете бутона за междинна сума, след това бутона CASH/AMT TND. Чекмеджето за пари ще се отвори и можете да върнете на купувача.
- Някои бутони и функции, като например възстановяване на плащания, могат да бъдат защитени и могат да се използват само от мениджъри. Това може да означава, че мениджърът ще трябва да използва ключ, за да превключи касовия апарат в различен режим, за да направи анулиране или възстановяване на продажби.
- Консултирайте се с вашия ръководител относно правилните политики за обработка на продукти и връщания.
Стъпка 3. Спрете звука на грешката
Някои видове касови апарати ще издават определен звук, когато възникне грешка, защото натискате бутоните в грешен ред или комбинация. За да спрете този звук за грешка, натиснете бутона CLEAR или C.
Стъпка 4. Изтрийте грешните числа
Ако сте натиснали грешен номер и не сте натиснали клавиша за категория/отдел, натиснете клавиша CLEAR или C, за да изчистите грешния номер. Ако преди сте натиснали бутона за категория/отдел, трябва да отмените транзакцията.
Част 4 от 4: Вземете отчети за продажби и информация за баланса на касовия апарат
Стъпка 1. Прочетете нарастващата дневна сума
Някои мениджъри може да искат да знаят общите данни за продажбите по всяко време на деня. За да намерите тази временна сума, завъртете гребена на позиция X или натиснете бутона за режим и изберете X. Натиснете бутона CASH/AMT TND. Междувременно общите данни за дневните продажби също ще бъдат отпечатани на хартия за разписка.
Важно е да имате предвид, че X представлява временна сума, която ще продължи да се движи нагоре, докато Z ще върне временната сума на нула
Стъпка 2. Изпълнете функцията за дневен отчет за продажбите
Най -малкото този отчет ще ви покаже общите данни за продажбите за този ден. Много видове касови апарати също могат да показват общи данни за продажбите на час, за касиер, за категория или по друг начин. За да получите този отчет, натиснете бутона MODE и изберете режим Z или завъртете ключа в позиция Z.
Имайте предвид, че Z ще върне общия брой продажби за деня до нула
Стъпка 3. Познайте салдото в касата
След като стартирате функцията за ежедневен отчет за продажбите, пребройте парите в чекмеджето за пари. Ако има лист за чек или плащане с кредитна карта, добавете номера към общата сума. Повечето машини за кредитни карти също могат да ви показват дневните общи продажби, така че лесно можете да съпоставите това с общите продажби, които получавате от касата. Извадете тази сума от броя на парите, които сте използвали, преди да започнете да търгувате за деня.
- Поставете всички получени парични средства, плащания с кредитни карти и чекове в чанта и занесете чантата в банката.
- Водете записи на пари, кредитни карти и чекове. Това ще ви помогне в цялостния счетоводен процес.
- Всеки път поставяйте малко пари в чекмеджето, преди да започнете работен ден. Уверете се, че пазите парите си на наистина безопасно място, когато не е делничен ден.
Съвети
- Намерете вашето ръководство за касов апарат в Интернет с помощта на онлайн търсачка. Въведете марката и вида на вашата каса в търсачката.
- Ако използвате касов апарат от квадратен тип, можете да приложите повечето от инструкциите, които важат за обикновен касов апарат. Вижте ръководството за касата на Square за повече информация.
