Бизнес процесът е система, която една компания използва за постигане на своите цели. Този процес може да се тълкува и като стъпките, предприети за генериране на стойност за клиентите. Мениджърите анализират бизнес процесите, за да преценят колко добре работят. Мениджърът първо анализира текущите процеси. След това ръководството може да определи промени за подобряване на съществуващите процеси. Подобренията в процеса могат да помогнат на компаниите да спестят време, да намалят разходите или да създадат продукти, които са по -подходящи за клиентите.
Стъпка
Част 1 от 2: Определяне как се създават бизнес процесите
Стъпка 1. Определете бизнес процесите
Бизнес процесите се отнасят до дейностите, които служителите извършват ежедневно за постигане на организационни цели. Този процес отразява действията на компанията за постигане на определени цели. Бизнес процесът трябва да включва всички вариации или изключения от процеса. За да разберете как да анализирате бизнес процес, трябва да помислите как е създаден бизнес процес.
- Помислете за обхвата на задачата. Например актуализирате процеса, използван за изпращане на фактури до клиенти. Обхватът на задачата се отнася до това колко широк е обхватът на задачата, която трябва да бъде изпълнена. В този случай приемете, че обхватът е всички фактури, изпратени на клиент. Вие определяте, че за един месец средно 200 фактури се изпращат на клиентите.
- Посочете желания резултат. Помислете какво се опитва да постигне този процес. В този случай искате фактурите да се изпращат точно на всеки клиент веднага след като продуктът бъде изпратен. При изпращане на поръчката ще изпратите физическо копие на фактурата. Вие също ще изпратите по имейл на всеки клиент електронна фактура.
- Избройте подпроцесите, които са в процес. Колкото по -специфичен е един процес, толкова по -лесно е да се анализира и подобри.
- Документирайте бизнес процесите. Можете да документирате процеса като списък със стъпки и да помислите за изобразяването им в блок -схема. Процесите често пресичат множество отдели в големи организации. Процесът на създаване на фактури, например, ще включва отделите за фактуриране и счетоводство.
- Определете различните отдели или функции на обекта в процеса заедно с всички входове и изходи. Например, изготвянето на разписка изисква въвеждане от производствения отдел, за да се установи броят и часовете на отработените работници, отделът по човешки ресурси, за да се установят ставки и намаления на заплатите и т.н.
- Избройте всички изключения от процеса. Почти всички бизнес процедури ще имат изключения и вариации. Например, може да успеете да накарате определени клиенти да получат големи отстъпки. Този клиент поръчва продукти в големи количества. Предоставянето на голяма отстъпка кара служителите за таксуване да приспадат сумата на отстъпката, изчислена в софтуера за фактуриране. Големите отстъпки трябва да бъдат въведени ръчно, за да се създаде точна фактура.
Стъпка 2. Документирайте бизнес процеса и помислете какъв тип бизнес процес да създадете
Разделянето на няколко бизнес процеси по тип ще помогне за анализа на бизнес процесите и подобряването им. Ако два процеса са от един и същи тип, надстройките на процеса може да са подобни. Конкретен процес може да бъде оперативен, поддържащ или управленски процес.
- Оперативните процеси се отнасят до ежедневните задачи за доставяне на продукти на клиентите. Процесът на създаване на фактури за клиенти може да бъде включен в оперативния процес. Много е важно да изпращате точни фактури на клиентите, за да могат плащанията да се събират възможно най -бързо.
- Процесите на поддръжка се отнасят до дейностите по оперативна поддръжка на вашата компания. Отдел „Човешки ресурси“е пример за област на поддръжка на компанията. Този отдел подкрепя мениджърите на отдели при интервюиране и набиране на нови служители. Въпреки че човешките ресурси не са пряко ангажирани с клиенти, те поддържат оперативния отдел.
- Всяка организация се нуждае от управление, за да управлява цялостната бизнес насока на компанията. Процесът на планиране и изпълнение на бюджета е процес на управление. Всички компании трябва да имат официален процес на бюджетиране. Този процес трябва да включва ръководство, обсъждащо бюджета на компанията с финансовия мениджър.
Стъпка 3. Анализирайте бизнес процесите, за да намерите симптоми на неефективност на процеса
Бизнес процесите се състоят от входове (входове) и изходи (изходи). Трудът, енергията, материалите и капиталовото оборудване се считат за суровини. Входните данни са активи, които се използват за генериране на приходи и печалба. От друга страна, продукцията е физически продукт или услуга. Входните данни влизат в процеса и произвеждат резултати. Ще трябва да извършите анализ, за да потърсите неефективността на този процес.
- Вашият процес трябва да използва входящите данни ефективно, за да произвежда резултати. Например управлявате клон на сервиз. Вашият принос е труд, оборудване и части. Вашата продукция е услуга за ремонт на превозни средства от клиенти.
- Дългото време за ремонт или изоставането в работата е индикация за неефективност на процеса. Проблемът може да се дължи на графика за ремонт на някои клиенти, които са твърде близо.
- Признаци за неефективност на процеса могат да се видят и ако разходите за подмяна на части далеч надвишават бюджета. В този случай проблемът може да е специфичен за отдела за покупки или частите от доставчика.
- Определете кои процеси се нуждаят от подобрение въз основа на идентифицираните проблеми. Трябва да дадете приоритет на няколко бизнес процеса. Изберете процеса, който има най -голямо въздействие върху вашия бизнес. Например, може да искате първо да поправите времето за изпълнение. Дългото време за обработка ще доведе до загуба на клиенти на компанията. Дайте приоритет на подобряването на процеса.
Част 2 от 2: Анализ на бизнес процеса
Стъпка 1. Говорете с ключови хора за процесите в компанията
След като определите процеса, който трябва да бъде подобрен, обсъдете процеса с хората, отговорни за неговото прилагане. Отделете време, за да интервюирате ключови участници и да поискате подобрения, които биха могли да бъдат направени.
- Попитайте за действията на персонала и защо.
- Определете входа, необходим за изпълнение на всяка задача, и откъде получавате всеки вход. Ако компанията произвежда дънкови дънки, трябва да знаете кой е доставчикът на деним и честотата, с която суровините се изпращат до компанията.
- Определете резултатите от всяка задача и кой ще ги получи. Ако управлявате работилница, персоналът на работилницата трябва да документира работата си. Ремонтният персонал трябва да предаде информацията на отдела за фактуриране, който след това генерира фактура за клиента.
- Поискайте предложения за това как да се справите с неефективността на процеса, която вашият персонал установи.
Стъпка 2. Създайте бизнес диаграма за всеки процес
Процесните схеми могат да ви помогнат да опишете бизнес процесите. Можете да използвате документацията от обсъждането на процеса, за да създадете блок -схема. Тази диаграма трябва да съдържа всички стъпки, необходими за завършване на определен бизнес процес.
- Важно е да се отбележи, че блок -схемата на бизнес процеса трябва да съдържа само определени процедури, които служителите трябва да спазват.
- Блок -схемите могат да бъдат начертани ръчно или със софтуер. Програми за Word и електронни таблици с възможности за картографиране могат да се използват за създаване на блок -схеми. Можете също така да намерите специализиран софтуер за създаване на блок -схеми.
- Блок -схемите са много полезни инструменти за ясно виждане на бизнес процесите пред вас. Този инструмент ще направи идентифицирането и коригирането на неефективността много по -лесно.
- След като се направят промени в процеса, прегледайте отново резултатите и вижте дали процесът се е подобрил според вашите очаквания. Ако не, повторете процеса на анализ и се опитайте да идентифицирате области, които се нуждаят от подобрение. Анализът на бизнес процесите е непрекъсната дейност във вашия бизнес.
Стъпка 3. Проведете мозъчна атака, за да намерите подобрения в процеса
Много процеси включват повече от един отдел във вашия бизнес. Груповите сесии ще идентифицират неефективността на процеса, която засяга повече от един отдел. Тези сесии също могат да валидират информацията, предоставена по време на лични интервюта с участниците.
- Обобщете получената информация и я споделете с участниците в процеса. Това ще включва участници, които са имали и не са били интервюирани преди. Поискайте обратна връзка от всички. Тази обратна връзка ще предостави допълнителни насоки за вашия анализ.
- Информацията, получена от участниците в процеса, трябва да ви даде ясна представа как работи процесът и какъв е проблемът.
- Междуличностната дискусия се превръща в основа за извършване на промени в процеса. Промените могат да бъдат намаляване на разходите, намаляване на времето на цикъла на процеса, опростяване на процеса или подобряване на услугите на клиентите.
