Различни неща понякога ви карат да се откажете от среща, например защото сте изправени пред спешна ситуация, заседнали в задръствания или неправилно управлявате графика си. Може да се почувствате притеснени, когато мислите как да уведомите за отмяната, но хората, които не бяха намерени, могат да разберат, ако ги уведомите възможно най -скоро. Задайте нов график на срещата, когато се свържете с него или когато се появи възможност. За да го накарате да се чувства комфортно, предложете да се срещнете на място в близост до дома или офиса му.
Стъпка
Част 1 от 2: Учтиво отмяна на срещи
Стъпка 1. Свържете се с изчезналия човек възможно най -скоро
Досаждате на други хора, ако отложите отмяната на срещата си до последната минута. Ако му кажете предварително, показвате, че го уважавате и оценявате времето, което той е подготвил за вас.
Стъпка 2. Уведомете ви лично по телефона, ако отмените среща, която е много близо
Трябва да се обадите, за да уведомите лично, ако отмените срещата в същия ден. Прекратяването на среща внезапно, така че другият човек да се чувства раздразнен, може да изглежда грубо, ако го уведомите по имейл, текстово съобщение или някой друг.
Стъпка 3. Предложете искрено извинение
Дори и да им кажете предварително, уверете се, че знаят, че съжалявате, че трябваше да отмените срещата си. Може би той е разочарован, че сте отменили срещата си, въпреки че вече е отменил други планове да се видим.
- Изпратете кратко, ясно извинение, например: „Съжалявам, не мога да дойда утре“.
- Не използвайте двусмислени думи и не казвайте, че „може“да не спазите обещанието си. Кажете новината честно и директно.
Стъпка 4. Дайте кратко обяснение защо сте отменили срещата
Ако причината е логична, например, защото превозното средство се е повредило или сте болни, уведомете го какво е. Ако причината е трудна за приемане, например, защото сте забравили да си уговорите среща или случайно сте записали два пъти, дайте обща причина, например „Съжалявам, имам спешна нужда“.
- Не е нужно да посочвате подробни причини, дори ако казвате истината. Дългото обяснение изглежда, че искате да прикриете нещо.
- Не казвайте: „Имам по -важни неща за вършене“или друго подобно извинение.
- Не лъжете, защото връзката ще бъде в беда, ако се разкрие, че не сте честни.
Стъпка 5. Уверете се, че той знае, че цените времето му
Покажете ясно, че оценявате желанието му да отдели време за вас и че наистина съжалявате, че е трябвало да отмени срещата, защото разбирате, че той е зает и е отделил време да се срещне с вас.
Това е особено важно, ако правите срещи с хора, с които имате нужда от помощ, като професори или клиенти
Част 2 от 2: Определяне на резервен график
Стъпка 1. Поискайте желанието му да промени графика на срещата, когато съобщавате новините
Освен че намалява затрудненията да се налага да се свързвате отново с него, за да уговорите среща, тази стъпка показва, че наистина искате да го видите. Когато се обаждате или изпращате имейл, завършете с това, че бихте искали да уговорите друга среща, ако той няма нищо против.
Стъпка 2. Проверете графика си и отбележете времето, което е на разположение за срещата му
Можете да предложите график на среща, но се опитайте да впишете графика си в неговия график. Предложете няколко алтернативни опции за график и след това поискайте обратна връзка.
Например, кажете му: „Графикът ми не се запълва в понеделник от сутрин до вечер, четвъртък от 1 до 5 и петък след 2, но ако не можете, аз ще коригирам графика.“
Стъпка 3. Предложете срещата да се проведе на място в близост до дома или офиса му
Като компенсация за отказ от среща, добра идея е да организирате среща на място, до което той лесно може да достигне, например в офиса си или на определено място, през което минава по пътя си към дома.
Друга възможност е да предложите среща чрез Skype или Google Hangouts, ако е много зает или е извън града
Стъпка 4. Определете график за замяна, който можете да спазвате
След като отмените първата среща, не позволявайте втората среща да бъде отменена отново. Освен че е по -досадно и неудобно, това може да навреди на репутацията ви. Преди да се споразумеете за график за замяна, проверете внимателно графика си и се уверете, че можете да изпълнявате своите срещи според новия график.
Например, нямате срещи през декември, но обикновено имате много дейности преди новата година. Така че, не запълвайте това време с график за подмяна
Стъпка 5. Запишете договорения нов график на срещата
Ако има график за подмяна, запишете го в дневния ред. Също така, запишете графика си на лист хартия и го поставете на лесно видимо място като напомняне.
Стъпка 6. Благодарете им за разбирането и търпението, когато се срещнете с него/него
Отворете разговора, като благодарите на него (или на тях) за съгласието да отмените срещата. Не е нужно да се извинявате отново. Вместо това покажете, че оценявате времето му, като оценявате възможността да промените графика.
Съвети
- Доколкото е възможно, не отменяйте насрочени срещи, защото това може да навреди на репутацията и отношенията с други хора.
- Преди да сключите договор с някой, който предоставя платена услуга, например консултант, разберете дали отменяте срещата си с него или нея.
