Поискано или не, писането на доклад за състоянието може да бъде чудесен начин за комуникация на постиженията. Един добър доклад за състоянието ще помогне на шефа, както и на вас, да проследите задачите и резултатите от работата. По-долу е ръководство за писане на лесни за четене отчети за състоянието.
Стъпка
Метод 1 от 1: Написване на доклад за състоянието
Стъпка 1. Дайте на отчета заглавие и дата
Заглавие, съдържащо дата (например „Резултати от първата седмица на декември“), е ефективна опция за заглавие. Уверете се, че сте написали датата в отчета.
- Ако отчетът ще бъде изпратен по имейл, можете да използвате името и датата като заглавка.
- Ако отчетът е документ, поставете заглавието и датата като заглавие на документа.
Стъпка 2. Запишете подробна информация за проекта, като име на проекта, начална/крайна дата и имена на персонал
Стъпка 3. Опишете постиженията със заглавията „Постижения“, „Задачата е изпълнена“и други подобни
- Не забравяйте да споменете отчетния период, например седмица, месец, тримесечие и т.н.
- Използвайте активни глаголи, за да започнете отчета, като например „завършване“, „обяснение“, „дизайн“, „подобряване“, „усъвършенстване“и т.н.
- За седмичните отчети можете просто да включите 3-6 точки, всяко едно изречение е дълго.
Стъпка 4. Запишете какво трябва да се постигне през следващия отчетен период, заглавие „Следващ план“, „Следваща задача“, „PR“и т.н
- Изчислете времето, необходимо за изпълнение на задача, ако е възможно, например "Документирайте промяна в дизайна (прогнозно време: 2 дни)."
- Съпоставете следващата задача с графика на вашия проект.
- За седмичните отчети можете просто да включите 3-6 точки, всяко едно изречение е дълго.
Стъпка 5. Също така запишете проблемите, които изпитвате или ще имате в заглавията „Проблеми“или „Проблеми и коментари“
За този раздел можете да напишете 1-2 кратки абзаца.
- Например, ако имате проблеми с контакта с вашия доставчик, защото няма никой в офиса тази седмица, или имате предложения за подобряване на начина, по който работи вашата компания, запишете ги в секцията „Проблеми и коментари“.
- Ако просто съобщавате за проблем, но не се нуждаете от помощ, когато е написан, не забравяйте да го споменете. Коментари като „Проблемът е решен в рамките на 2 дни“ще кажат на вашия ръководител да не се намесва, но следете проблема, който имате.
- Ако проблемът ви с работата не е разрешен, ръководителят не може да каже, че не сте му казали.
Стъпка 6. Прочетете доклада отново, след което го изпратете на съответните страни
Пример
Ето примерен доклад за състоянието от редактора на wikiHow. Сравнете стила, формата и списъка на постиженията в този пример с данни от вашата работа, но имайте предвид, че всяка стъпка започва с активен глагол.
Доклад за състоянието 26 септември 2011 г.
Завършен
- Започна 3 статии: 1 статия от твоята собствена идея, 2 статии за изпълнение на заявки.
- Разработете 2 статии
- Препишете 1 статия
- Патрулира близо 400 промени и проверява заявките за редактиране за правописни грешки/дублиране.
Следващият план
- Добавяне на изображение към 1 статия.
- Препрочетете и редактирайте 1 статия.
- Помолете редактор с медицинско образование или първа помощ да прегледа статии за фрактури. Авторът няма медицинско образование, затова се съмнява в резултатите от своите изследвания.
- Преглед на 1 статия, която вече е добра, но изисква стилистично подобрение и допълнителна информация.
Проблеми/Коментари
- Благодаря на програмистите, защото те се погрижиха актуализацията на софтуера тази седмица да протече безпроблемно. Възникналите проблеми ще бъдат докладвани по -късно.
- Доброволец е тъжен, защото котката му умря. Доброволците бяха помолени първо да си починат.
Съвети
- Ако е възможно, напишете положителен доклад. Докладите не са мястото, където да се оплаквате, да се ядосвате или да се оправдавате. Един от начините да напишете положителен доклад е да дадете предложения или поне насоки за решаване на проблем, ако докладвате проблем. Вашето предложение е доказателство, че сте поели инициативата за решаване на проблема.
- Кажете благодаря на правилното място, например на колега, който ви е помогнал. Ако помагате на друг колега, споменете го и в доклада.
- Бъдете честни в отчитането. Не докладвайте неща, които не правите.
- Напишете кратък доклад. Вашият мениджър е зает човек, той няма много време да прочете отчета ви. Ако мениджърът се нуждае от повече информация, той ще попита.
- Ако напишете доклад в петък следобед, ще знаете колко напредва работата ви, когато се върнете на работа в понеделник сутринта.
- Ако имате много неща за наблюдение (заявки за покупка, заявки за промени, заявки за работа, бележки и т.н.), създаването на таблица или база данни може да бъде добър начин да ги следите.
- Пишете конкретни доклади.
- Направете копие на доклада за себе си. Копието може да ви помогне при писане на автобиография или при писане на постижения, когато е време за повишение.
- Ако искате да напишете доклад за състоянието, пишете отчет редовно или поне пишете постижение, така че да не прекарвате часове в проследяване на това, което сте направили. Всеки ден записвайте постиженията при попълване на картата за присъствие.
- Този метод за писане на доклад за състоянието може да се използва и когато докладвате състоянието на проект на среща.
- Докладите за нещо, което току -що сте започнали, книга, която току -що сте прочели, или нещо, което изследвате, е добре. Не всичко може да се направи за една седмица, а подготовката, която правите, може да отнеме много време и да добави стойност към проекта.
Внимание
- Пишете отчети професионално. Докладът ви може да бъде прочетен от повече хора, отколкото си мислите, особено ако е изпратен по имейл.
- Ако изпратите на шефа си нежелана справка, бъдете готови да напишете същия доклад следващата седмица!
- Като цяло не обещавайте твърде много. Просто ми кажете какво можете да направите.
