Ако трябва да напуснете офиса за известно време или планирате да отидете на почивка, може да искате да оставите хората да ви изпратят имейл, че сте далеч. Ако имате акаунт в Exchange, Outlook се предлага с вградени функции. Ако нямате акаунт в Exchange, пак можете да отговаряте автоматично на имейли, като създадете няколко правила. Следвайте това ръководство, за да настроите автоматичните си отговори, независимо дали имате акаунт в Exchange или не.
Стъпка
Метод 1 от 4: Outlook 2010/2013
Стъпка 1. Активирайте автоматичните отговори
Изберете папка на Exchange. Изберете папката от вашия магазин за съобщения. Трябва да изберете папка на Exchange, за да видите опцията Автоматични отговори. Отворете менюто Автоматични отговори (Извън офиса). Можете да намерите това меню, като щракнете върху раздела Файл и след това изберете раздела Информация.
Стъпка 2. Конфигурирайте отговора си
В менюто „Автоматични отговори“поставете отметка в квадратчето „Изпращане на автоматични отговори“. Можете да зададете активното време за асистента, като поставите отметка в квадратчето и зададете часа и диапазона от дати.
Стъпка 3. Напишете отговора си
За имейли, изпратени от вашия сървър за обмен, използвайте раздела Вътре в моята организация. За да отговаряте на имейли, получени от други хора, използвайте раздела Извън моята организация. След като сте доволни от отговора си, щракнете върху OK.
Стъпка 4. Деактивирайте автоматичните отговори
Ако зададете период от време за вашия автоматичен отговор, асистентът ще приключи автоматично, когато периодът от време приключи. Ако не зададете период от време, той ще продължи, докато не отворите менюто „Автоматични отговори“и изберете „Не изпращайте автоматични отговори“.
Метод 2 от 4: Outlook 2007
Стъпка 1. Активирайте Office Assistant
Щракнете върху раздела Инструменти. В менюто Инструменти изберете Асистент извън офиса. Поставете отметка в квадратчето „Изпращане на автоматични отговори извън офиса“. Можете да зададете активното време за асистента, като поставите отметка в квадратчето и зададете часа и диапазона от дати.
Стъпка 2. Напишете отговора си
За имейли, изпратени от вашия сървър за обмен, използвайте раздела Вътре в моята организация. За да отговаряте на имейли, получени от други хора, използвайте раздела Извън моята организация. След като сте доволни от отговора си, щракнете върху OK.
Стъпка 3. Деактивирайте Асистент извън офиса
Ако зададете период от време за вашия автоматичен отговор, асистентът ще прекрати автоматично, когато периодът от време приключи. Ако не зададете период от време, той ще продължи, докато не отворите менюто Автоматични отговори и изберете „Не изпращайте автоматични отговори“.
Метод 3 от 4: Outlook 2003
Стъпка 1. Активирайте Office Assistant
В менюто Инструменти изберете Асистент извън офиса. Поставете отметка в квадратчето „В момента съм извън офиса“.
Стъпка 2. Напишете отговора си
В полето с надпис „Автоматичен отговор само веднъж на всеки подател със следния текст:“въведете отговора, който искате да използвате като отговор по имейл.
Стъпка 3. Добавете правила
Можете да добавяте правила към своя Асистент, като например препращане на съобщения от определени податели до други получатели. Щракнете върху бутона Добавяне на правило …, за да конфигурирате определеното от вас правило. Например, можете да създадете правило, което да препраща имейли от конкретен клиент до вашите колеги, така че важните имейли да не се пропускат, когато сте далеч.
Стъпка 4. Деактивирайте Асистент извън офиса
Помощникът извън офиса ще продължи, докато не отворите менюто Автоматични отговори и изберете „Не изпращайте автоматични отговори извън офиса“.
Метод 4 от 4: Изпращане на автоматични отговори без акаунт в Exchange
Стъпка 1. Създайте шаблон
Без акаунт в Exchange опцията Автоматичен отговор не е налична. Но все пак е възможно да настроите автоматични отговори, като използвате шаблон и някои правила. Започнете, като създадете нов имейл. Това ще бъде шаблонът за вашия автоматичен отговор.
- Изберете тема, която описва накратко ситуацията. Например „Извън офиса до“. Можете също да напишете думите „автоматичен отговор“в Темата, така че получателите да разберат веднага, че това, което получават, е автоматичен отговор.
- Напишете кратко съобщение. В тялото на имейла напишете общо съобщение, което може да бъде приложено към всеки, който го получи. Кажете на получателя как да се свърже с вас или на някой друг, с когото може да се свърже.
Стъпка 2. Запазете вашия шаблон
След като сте доволни от съобщението, щракнете върху Запазване като … В падащото меню „Запазване като тип“изберете Шаблон на Outlook. Това ще запише файла като шаблон, който се зарежда в Outlook.
Стъпка 3. Създайте правило
За да работи автоматично автоматичният отговор, ще трябва да дефинирате някои правила за автоматизиране на процеса. В Office 2003/2007 щракнете върху менюто Инструменти и изберете Правила и предупреждения. В Office 2010/2013 щракнете върху раздела Файл, изберете Информация, след което щракнете върху Правила и сигнали. Това ще отвори менюто E-Mail Rules.
- Щракнете върху бутона Ново правило. Ще бъдете помолени да изберете шаблон. От секцията „Започнете от празно правило“изберете „Проверете съобщенията, когато пристигнат“. Щракнете върху Напред.
- Решете на кое съобщение да отговорите. Ако искате да отговорите на всяко съобщение, което получавате във входящата си поща, поставете отметка в квадратчето „къде е моето име в полето До“. Можете да го стесните, като посочите конкретна доставка или имейл с определени думи в темата или тялото на имейла. Щракнете върху Напред, след като сте направили своя избор.
- Заредете вашия шаблон. Изберете полето „отговор чрез конкретен шаблон“в следващия прозорец, за да заредите съобщението, което сте създали по -рано. Щракнете върху връзката в полето за описание за „конкретен шаблон“. Това ще отвори диалогов прозорец, който ви пита къде да запазите шаблона. Изберете „Потребителски шаблони във файловата система“. Отворете съобщението, което сте създали по -рано.
- Задайте вашите изключения. След като шаблонът се зареди, можете да посочите екземпляри, ако не искате отговорът да бъде изпратен, например за конкретни получатели или за определени типове съобщения. Щракнете върху Напред, след като сте направили своя избор.
- Дайте име на правилото си. Преди да можете да завършите, трябва да присвоите име на правилото си. Използвайте нещо лесно за запомняне, за да можете бързо да деактивирате правилото в бъдеще. Поставете отметка в квадратчето „Включване на това правило“, за да активирате правилото, след което щракнете върху Край.
Стъпка 4. Деактивирайте правилото
Когато се върнете на работа, можете да деактивирате правилото, като отворите отново менюто Правила и сигнали. Изберете правилото Out of Office, което сте създали от списъка си с активни правила, след което щракнете върху бутона Delete.
Съвети
- Обикновено организацията се дефинира като ваша компания и съдържа хора, които имат акаунти на Exchange Server във вашата система за електронна поща.
- Менюто Инструменти се появява в главния прозорец на Outlook. Основният прозорец е същият прозорец, който се появява при стартиране на Outlook и съдържа менютата Файл, Редактиране, Изглед, Отидете, Инструменти, Действия и Помощ. В прозореца, който използвате за създаване или преглед на елементи като имейл съобщения, контакти или задачи, няма меню Инструменти.
- Ако поставите отметка в полето Автоматично повторно пускане на хора извън моята организация, разделът Извън моята организация ще се покаже (Вкл.) До името на раздела.
- Контактът трябва да е във вашата папка с контакти на Exchange Server. Ако контактът е само в папка, която е част от файл на лични папки (.pst), съобщението за автоматичен отговор няма да бъде изпратено.
