Както подсказва името, писмо за отговор е писмо, направено в отговор на нечий въпрос или искане, което обикновено се изпраща и писмено с писмо и обикновено се използва като средство за обмен на информация в света на бизнеса. За да изготвите перфектното писмо за отговор, първото нещо, което трябва да направите, е да прегледате съдържанието на писмото, съдържащо въпроса или искането, което сте получили. След това потърсете допълнителна информация, необходима за отговор на писмото. След като направите и двете, започнете да пишете писмо за отговор с изречения, които са учтиви, ясни, ясни и могат да отговорят на всички въпроси или искания, изброени в оригиналното писмо. В допълнение, уверете се, че тонът на изречението ви е също приятелски и информативен, за да сте сигурни, че писмото може да задоволи удовлетворението на получателя.
Стъпка
Метод 1 от 3: Преглед на съдържанието на оригиналното писмо
Стъпка 1. Определете информацията, поискана или разпитана от изпращача на писмото
Тъй като писмата за отговор са там, за да предоставят всичко, което изпращачът трябва да знае, винаги отделяйте време, за да прегледате внимателно съдържанието на писмото. По -специално, разберете необходимостта подателят на писмото да знае каква информация можете да му предоставите.
- Понякога определянето на значението на едно писмо не е толкова лесно, колкото завъртането на дланта, особено ако стилът на писане на писателя не е ясен. Затова винаги отделяйте време, за да разберете нуждите на подателя на писмото, преди да съставите писмо за отговор.
- Ако е необходимо, отбележете някои от важните неща, които откривате в писмото, за да разберете по -добре намерението на изпращача. По -конкретно, обобщете какво е поискал изпращачът и проектирайте отговора си на всеки въпрос или искане.
Стъпка 2. Научете повече за информацията, поискана от подателя на писмото
Ако подателят на писмото поиска информация относно нещо, има вероятност вече да го знаете и да можете да му отговорите веднага или обратно. Ако не разбирате исканата информация, отделете възможно най -много време за събиране на информация, преди да отговорите на писмото.
Например, изпращачът на писмото може да иска да потвърди статуса на молбата си за работа във вашата компания. Ако наемането на нов служител не е вашата област на експертиза, моля, свържете се със служител от отдела по човешки ресурси, за да проверите състоянието на заявлението на подателя, преди да изпратите отговор
Стъпка 3. Препратете писмото на друг човек, който е по -способен да отговори на поставения въпрос
Особено в света на бизнеса, понякога клиентите ще изпратят писмо до адрес на фирмата или фирмен номер за връзка, който намерят в интернет. Ето защо, ако получите писмо, но смятате, че не сте квалифицирани да отговаряте на въпросите в него, моля, изпратете го на съответното лице. Направете това, за да сте сигурни, че изпращачът на писмото може да получи най -точния и полезен отговор.
Ако лицето отнема много време за отговор, опитайте се да уведомите изпращача, че сте препратили писмото на някой с по -голям капацитет да отговори на въпросите му. Поне подателят на писмото знае, че изпратеното от него писмо е получено и обработено
Метод 2 от 3: Съставяне на отговори
Стъпка 1. Адресирайте писмото на лицето, което иска информация или задава въпроси в оригиналното писмо
Винаги започвайте писмо с вежлив поздрав, като „Скъпи“, последвано от името на получателя на писмото, вместо да използвате прекалено общо начално изречение, като например „До получателя на това писмо“. Освен че звучи безлично, изречението създава впечатлението, че писмото за отговор е написано от компютър. Затова винаги поздравявайте получателя по име, за да покажете, че вашето писмо за отговор е написано с голямо внимание и признателност.
- Ако не познавате лично подателя на писмото, моля, използвайте поздрава г -н или г -жа, последван от фамилията му. Ако обаче изпращачът на писмото има конкретно заглавие, използвайте това заглавие вместо г -н или г -жа.
- Ако наистина не знаете подателя на писмото или не знаете пола, просто използвайте неговото име.
- Като цяло можете да използвате името на подателя, посочено в оригиналното писмо. Например, ако изпращачът на писмото изброява името „Dr. Джонсън “в писмото си, моля, отворете писмото си с поздрав„ Скъпи. Д -р Джонсън."
Стъпка 2. Посочете, че това писмо е написано в отговор на оригинално писмо, което той е изпратил
В началото на писмото не забравяйте да предадете на читателя целта на вашето писмо, а именно да отговори на писмото. По този начин получателят на писмото ще знае, че писмото е прочетено и обработено, както и намерението зад изпратеното от вас писмо.
- Просто изречение „Това писмо е в отговор на писмото, което изпратихте на 13 юни“е идеално за отваряне на писмо за отговор.
- Ако не сте получателят на първото писмо, посочете самоличността на лицето, което ви е дало писмото. Например, можете да напишете: „Един от нашите служители за обслужване на клиенти, Мишел Харис, е препратил писмото, което сте ми изпратили.“
Стъпка 3. Незабавно отговорете на въпросите на изпращача
След като напишете поздрава, незабавно преминете към сърцето на писмото. В основата на писмото отговорете на всички въпроси и/или оплаквания, изброени в оригиналното писмо, възможно най -пълно. Уверете се, че нищо не е пропуснато, за да може получателят на писмото да се чувства удовлетворен, когато го чете.
- В отговора си повторете накратко съдържанието на оригиналното писмо. Например, можете да кажете: „В отговор на Вашето запитване относно персонала в нашата компания, който има директен контакт с медиите, бихме искали да Ви информираме, че името на персонала е Джанет Уолтърс. Ето неговия имейл адрес и телефонен номер."
- За да отговорите на по -дълги въпроси, използвайте система за номериране, за да отговорите на всеки въпрос по -конкретно. Освен че е по -лесен за четене, този метод ще направи читателя по -доволен, защото смята, че на всички въпроси е отговорено подробно.
- Предоставете възможно най -пълна информация в изречения, които не са твърде дълги. Като цяло отговорът на един въпрос в няколко кратки изречения може да се каже като добър отговор.
Стъпка 4. Бъдете честни за всички искания, които не можете да изпълните
Понякога има въпроси, на които не можете да отговорите, или искания, които не можете да изпълните. Когато се сблъскате с такава ситуация, винаги давайте честен отговор. С други думи, не използвайте сложни изречения само за да потиснете негативните възгледи на подателя на писмото. Повярвайте ми, изпращачът на писмото ще оцени много повече директния и ясен отговор. Най -важното е да се уверите, че информацията винаги се предава учтиво и се предхожда от извинение, така че подателят на писмото да не се чувства обиден.
- Винаги използвайте твърд, но разбиращ тон, когато отказвате искане от подателя на писмото. Например, можете да кажете: „За съжаление не можем да удовлетворим вашата заявка. Понастоящем нямаме необходимата ви информация и не можем да ви кажем кога ще бъде налична."
- Ако смятате, че можете да предоставите по -подробна информация, опитайте се да кажете: „Преди да отговоря на въпроса ви, първо трябва да потвърдя няколко неща. Ако времето позволява, моля, посочете датата на подаване на вашата молба, заедно с името на служителя, с когото сте се свързали. След като процесът на потвърждение приключи, веднага ще се свържа с вас.”
Стъпка 5. Благодарим ви за изпратеното писмо
Независимо дали сте в състояние да удовлетворите искане или да отговорите на въпрос на писмо, винаги показвайте своята благодарност, като му благодарите. Оставете впечатлението, че оценявате вниманието им и искате да поддържате положителни отношения с тях.
Някои хора предпочитат да отворят писмото си с благодарност. Разположението на речта не е особено важно. Най -важното е да го произнесете в един момент
Стъпка 6. Завършете писмото, като напишете пълното си име и заглавие
Затворете писмото с официален затварящ поздрав, като „С уважение“, последван от пълното ви име. Ако писмото е предназначено за бизнес цели, посочете и позицията си под пълното си име.
Независимо дали е с въведено или ръчно написано писмо, винаги оставяйте място за вашия подпис, след като включите пълното си име. Ако обаче писмото е изпратено по имейл, обикновено е достатъчно да включите пълното си име без подпис
Стъпка 7. Препрочетете основната част на писмото си за отговор, за да се уверите, че са отговорени на всички въпроси
Не забравяйте, че получателят на писмото може да се раздразни или разочарова, ако получи отговор, който не отговаря на въпроса му. Плюс това, недоволството рискува да му изпрати последващо писмо и в крайна сметка да добави към вашата работа! За да осигурите удовлетвореност на читателите, не забравяйте да отговорите на всички въпроси или искания възможно най -пълно. Преди да изпратите, прочетете отново писмото си, за да сте сигурни, че няма пропуснати искания или въпроси.
Ако е необходимо, помолете приятел или колега да прочете писмото. По -специално, помолете ги да се поставят на мястото на получателя и да измерват удовлетворението си, след като прочетат вашето писмо
Метод 3 от 3: Използване на професионален тон
Стъпка 1. Използвайте стандартен формат на бизнес писмо
Разберете различните видове писма за отговор, които се използват като средство за бизнес комуникация. След това следвайте формата, който смятате за най-подходящ за писане на писмо за отговор с професионално звучене.
- В горния ляв ъгъл на буквата посочете вашето име, заглавие, име на фирмата (ако е приложимо) и адреса на вашата компания. Под това включва датата, на която писмото е написано, последвано от пълното име и адрес на получателя на писмото.
- Ако искате да напишете писмо за отговор, винаги използвайте поле от 2,5 см от всяка страна на хартията. Уверете се също, че буквата е написана с 1 интервал между редовете и 2 интервала между абзаците.
- Ако писмото за отговор е въведено вместо ръчно написано, винаги използвайте стандартния 12-pt шрифт и формат за писане. Ако обаче писмото е написано ръчно, уверете се, че използваният почерк е чист и лесен за четене.
Стъпка 2. Оставете впечатлението, че изпратената молба или въпрос ви прави щастливи
Този метод е особено задължителен за бизнесмени или доставчици на услуги, базирани на клиенти. Не забравяйте, че клиентът е цар. Това означава, че трябва да покажете признателност за времето и мисълта, че са вложили в написването на писмото. Затова не забравяйте да им благодарите за техните искания или въпроси и винаги използвайте топли и приятелски изречения в писмата за отговор.
- Изречение толкова просто като: „Благодарим ви, че се свързахте с нас. Ние наистина оценяваме вашите отзиви, "това може значително да промени тона на писмото в по -положителна посока! Затова се опитайте да създадете навик винаги да включвате такива фрази в писмата си за отговор.
- Не оставяйте впечатлението, че неговата молба или въпрос ви дразнят и дразнят. Повярвайте ми, по -добре е да сте прекалено приятелски настроени, отколкото да накарате получателя да мисли, че сте ядосани или разстроени от него.
Стъпка 3. Няма нужда да пишете твърде дълго писмо, за да може получателят на писмото да го прочете бързо
Оценявайте свободното време! Не изпращайте писмо от 3 страници, ако всъщност на въпроса или искането може да се отговори в 1 параграф. Затова предоставете адекватни отговори, след което незабавно изпратете писмото. Не добавяйте друга информация, която той всъщност не трябва да знае.
- Този метод е важен за прилагане, особено ако писмото за отговор има за цел да отговори на въпроси от вашите клиенти или бизнес партньори. Разбира се, не искате да разочаровате клиента, като се налага да прекарвате часове в четене на отговор, който трябваше да бъде съкратен наполовина, нали?
- От друга страна, не пишете толкова кратко, че няма да можете да отговорите на искането или въпроса, изброени в оригиналното писмо. Ако на въпроса трябва да се отговори с дълго обяснение, не се колебайте да го предоставите. Най -важното е да се уверите, че цялата предоставена информация е наистина важна за читателите.
Стъпка 4. Пишете възможно най -ясно, за да може получателят на писмото да разбере отговора ви
Не използвайте твърде дълги или сложни изречения! Вместо това пишете, използвайки дикция, която е ясна, ясна и няма потенциал да обърка читателя. Колкото по -кратко и плътно пишете, толкова по -добри са резултатите.
Представете си, че получателят на писмото няма достатъчно време да прочете подробно съдържанието на вашето писмо. Дори и само да прегледа съдържанието на писмото, щеше ли да разбере какво имате предвид? Ако не, коригирайте дикцията, която използвате, за да изясните позицията си
Стъпка 5. Избягвайте използването на жаргон и технически термини, които за читателите са трудни за разбиране
Този аспект трябва да бъде изпълнен, за да се постигне максимално ниво на четливост и яснота на съдържанието на вашето писмо. Ето защо, ако получателят на писмото не е професионалист, който е в състояние да разбере техническите термини, не го използвайте. Вместо това опитайте да замените жаргона или техническите термини с друга дикция, която дори неспециалистите могат да разберат.
За да редактирате писмо, задайте следния въпрос: „Може ли някой, който не разбира моята работа, да разбере за какво е моето писмо?“Ако не, променете езика, използван в писмото, така че повечето хора да го разберат. Всъщност това е мощен начин да намалите използването на технически жаргон в писмата си
Стъпка 6. Препрочетете основната част на вашето писмо
За да избегнете грешки при писане, които могат да направят вашето писмо да изглежда по-малко професионално, не забравяйте да прочетете отново писмото и да коригирате правописните, граматическите, форматиращите и грешките. Повярвайте ми, само няколко минути, за да проверите съдържанието на писмото, могат да направят дълъг път, за да направят писмото по -професионално.
- Не разчитайте само на компютърна програма, за да проверите за грешки във вашата поща. По принцип такива програми могат да откриват само правописни и пунктуационни грешки, но не и граматически грешки. Затова препрочетете всяка дума, написана във вашето писмо, за да намерите грешки, които компютърът не може да открие.
- Ако съдържанието на вашето писмо е много важно, например когато писмо е адресирано до бизнес партньор, помолете някой друг да го прочете. Понякога други хора могат да открият грешки, за които преди не сте знаели.
