Ако работите като учител или като писател на технически ръководства, разбира се, ще трябва да записвате инструкции всеки ден. За повечето хора обаче писането на ясни насоки може да бъде трудно. Можете да пропуснете важна стъпка, защото предполагате, че читателят ще го направи автоматично, или да объркате читателя с многото действия, участващи в една стъпка. За да можете да напишете ясни насоки, първо трябва да знаете как да изпълните задачата. Приемете ръководството си буквално, за да сте сигурни, че помага на читателя да изпълни задачата.
Стъпка
Част 1 от 3: Разбиране на задачите
Стъпка 1. Съберете необходимите материали
Преди да напишете ръководство, трябва да сте запознати със задачата. Подгответе всички необходими инструменти и оборудване и ги подредете в реда, в който се използват.
Запишете всичко необходимо. Когато пишете ръководство, може да се наложи да изброите всички консумативи и материали, необходими за изпълнение на задачата
Стъпка 2. Изпълнете свързаната задача сами
Дори ако успеете да изпълните свързаната задача сами няколко пъти, добра идея е да повторите задачата отново, когато пишете ръководството, за да не пропуснете нищо.
- Ако познавате добре задачата, може да искате да направите пряк път. Уверете се, че не пропускате никакви стъпки или информация, когато пишете ръководството.
- Представете си, че пишете рецепта за някого. Ако готвите това ястие често, може да успеете да прецените необходимите съставки само като ги погледнете. Разбира се, други хора се нуждаят от точен брой дози от тези съставки.
Стъпка 3. Създайте подробен план
Докато изпълнявате задачи, отделете минута, за да запишете какво сте направили. Това ще ви помогне да напишете вашите ръководства в логичен ред. Ако изпълнявате задача, докато записвате стъпките, ще знаете точно какво трябва да направите и кога да я изпълните.
Стъпка 4. Определете вашата аудитория
Начинът, по който е написано ръководството, може да бъде адаптиран към типа хора, които ще четат и следват вашето ръководство. Как да напишем ръководство за тийнейджъри ще бъде различно от възрастните.
Това също засяга причините на аудиторията да изпълни задачата. Целта на студент, работещ по проект, със сигурност е различна от тази на възрастен, който иска да завърши работата си
Стъпка 5. Създайте кратко въведение
Това въведение ще каже на читателя какво може да се направи и какви ще бъдат резултатите при изпълнение на задачата. Имайте предвид, че повечето хора ще пропуснат въвеждането или ще го прегледат. Така че не включвайте важна информация или предупреждения във въведението.
- Например, ако пишете ръководство за това как да приготвите сандвичи с фъстъчено масло и желе, бихте могли накратко да споменете, че сандвичите с фъстъчено масло и желе са добър и прост вариант за детски обеди и следобедни закуски.
- Ако смятате, че трябва да включите предупреждение във вашето въведение, добра идея е да го включите в една от стъпките, в случай че читателят пропусне вашето въведение.
Част 2 от 3: Написване на ръководството
Стъпка 1. Разделете задачата на малки стъпки
Всяка стъпка трябва да съдържа едно действие. Ако имате повече от едно или две изречения на стъпка, опитайте се да ги разделите на по -кратки, по -прости стъпки.
Например, вие сте написали ръководство за това как да разхождате кучето си. Стъпката, която казва „Поставете нашийника около врата на кучето и завържете каишката“е комбинирана стъпка, която се състои от две действия: прикрепване на каишката и вържете юздите. Така че, напишете „Поставете каишката около врата на кучето“като първа стъпка и „Поставете каишката на каишката“като втора стъпка.
Стъпка 2. Започнете всяка стъпка с дума за действие
Всяка написана стъпка трябва да бъде изпълнима. Използвайте глаголи, за да посочите точно какво действие трябва да се предприеме, за да завършите стъпка в задачата.
- Изградете изреченията си, за да кажете на някого какво да прави, а не какво трябва да знае.
- Например, да речем, че пишете ръководство за това как да разхождате кучето си и една стъпка е да регулирате размера на каишките. За тази стъпка фразата „проверете размера на каишките“или „измерете шията на кучето си“е по -вероятно, отколкото просто „Знайте размера на каишките си“.
Стъпка 3. Следвайте логическия напредък
Да предположим, че читателят ще започне работа веднага след като прочете първата стъпка. Обикновено читателят няма да прочете ръководните стъпки до края. Ако има информация, която читателят трябва да знае, за да изпълни задачата, включете тази информация в стъпките на ръководството.
- Ако има опасност на определена стъпка, включете предупреждение в тази стъпка. Не включвайте предупреждение във въведението или в края на ръководството, когато е твърде късно.
- Включете подходящи инструкции, така че читателите да знаят кога са извършили стъпките правилно. Например, можете да напишете „Каишките са с правилния размер, ако можете да плъзнете два пръста между задната част на яката и шията на кучето.“
Стъпка 4. Подбирайте внимателно думите си
Използвайте прост език, който е лесен за разбиране от всички. Трябва да избягвате използването на жаргон или технически термини. Ако трябва да използвате технически термин, дръжте го кратък и прост.
Например, ако пишете ръководство за това как да заведете дело, може да се наложи да включите правни условия. Първо напишете просто обяснение, след което продължете с техническите термини, използвани в пробния период
Стъпка 5. Използвайте положителни глаголи
Обикновено е добра идея да запишете какво трябва да направи читателят, за да изпълни задачата, а не какво да не правите. Когато човек чете ръководство, умът му ще се стреми да изпълни задачата. Ако започнете с неща, които не трябва да правят, те могат да се объркат и да направят това, което не трябва.
Например, ако пишете ръководство за това как да разхождате кучето си, може да искате да напишете „уверете се, че каишката е правилно прикрепена“или „регулирайте яката така, че да пасва правилно“вместо „не поставяйте каишката на твърде стегнато "или" не носете прекалено стегната яка. "твърде тясна."
Стъпка 6. Пишете от второ лице
Използвайте думата „вие“, за да се обърнете директно към читателите си, за да не се объркат. Когато използвате думата „вие“, читателите ще знаят какво трябва да се направи, за да се изпълни задачата, без да се налага да гадаят.
Например, ако напишете „лостът трябва да бъде натиснат“, карате читателя да познае кой трябва да натисне лоста. Фразата „трябва да натиснете лоста“или дори „натиснете лоста“няма да остави читателя под съмнение
Стъпка 7. Включете алтернативи
Понякога има повече от един начин да завършите една или повече стъпки. Включете алтернативи заедно със стъпките, така че читателите да могат да изберат начина, по който предпочитат.
Например, ако пишете ръководство за това как да си направите сандвич с фъстъчено масло и желе, включете алтернативен пълнеж, например „Бадемово масло за хора с алергии към фъстъци“
Стъпка 8. Включете изображение, ако помага
Има една поговорка, която гласи нещо подобно: „една картина е по -добра от хиляда думи“. За да създадете ясни насоки, понякога картините или диаграмите ще улеснят читателите да разберат указанията, които предоставяте.
За повече технически указания се уверете, че изображението може ясно да помогне на читателя и че действието върху изображението не се възпрепятства от инструменти или ръце
Част 3 от 3: Тестване на създадени ръководства
Стъпка 1. Организирайте вашето ръководство в раздели
Сложните задачи имат повече от една част. Ако пишете ръководство за голяма задача, която има няколко по -малки раздела, разделете ги на отделни раздели.
- Ако номерирате водачите, задайте номер на всяка секция. Читателят ще усети успеха на постижението след завършване на всеки раздел.
- Дори ако вашата задача няма части, които са само частично контролируеми (полунезависими), разделете я на части, ако задачата има няколко стъпки. По този начин читателят няма да бъде претоварен от броя на стъпките в ръководството.
Стъпка 2. Опитайте да направите ръководството, което сте написали
Ако вие не можете да следвате писмените указания, никой друг няма. Помолете приятел да прочете и следва ръководството и попитайте дали има части, които го объркват.
Може да се наложи да тествате ръководството няколко пъти, особено ако вашето ръководство е дълго или сложно
Стъпка 3. Редактирайте внимателно ръководството си
Печатните грешки и граматическите грешки ще развалят яснотата на вашето ръководство, което ще затрудни следването му. Прочетете ръководството си напред -назад, за да се уверите, че няма грешки.
Ако не сте уверени в уменията си за редактиране, помолете приятел да провери вашето ръководство
Стъпка 4. Включете списък с необходимите инструменти и материали
Особено ако заданието изисква специални инструменти или материали, този списък ще бъде от голяма полза за читателя. Поставете този списък в началото на ръководството, така че читателят да може да събере всички инструменти и материали, преди да започне заданието.
Представете си, че пишете рецепта. Рецептите винаги включват всички необходими съставки и инструменти за готвене в началото. По този начин можете да съберете всичко преди готвене
Стъпка 5. Дайте подходящи предупреждения
Когато тествате ръководството, може да откриете скрити опасности, които не са били разкрити при първото ви писане на ръководството. Предупредете читателите, за да се предпазят от тази опасност.
