Макар и да не е предимно календарна програма, можете да използвате Excel за създаване и управление на календари. Налични са различни шаблони за календар, които могат да бъдат персонализирани по ваш вкус, което обикновено е по -бързо от форматирането на самия календар. Можете също да използвате списък с календар от електронна таблица на Excel и да го импортирате във вашия календар на Outlook.
Стъпка
Метод 1 от 2: Използване на шаблони на Excel
Стъпка 1. Отворете нов документ на Excel
Когато щракнете върху етикета „Файл“или бутона Office и изберете „Нов“, се показват разнообразни шаблони, от които можете да избирате.
- За определени версии на Excel, например Excel 2011 за Mac, ще трябва да изберете „Ново от шаблон“от менюто „Файл“вместо „Ново“.
- Създаването на календар от шаблон ви позволява да създадете празен календар, който може да бъде запълнен с важни дни. Тази стъпка няма да преобразува вашите данни в календарен формат. Ако искате да конвертирате списък с данни на Excel в календар на Outlook, вижте следващия раздел.
Стъпка 2. Потърсете шаблон за календар
В зависимост от версията на Office, която използвате, може да има раздел „Календари“или просто да въведете „календар“в полето за търсене. Някои версии на Excel подчертават няколко шаблона на календара на главната страница. Можете да го използвате, ако отговаря на вашите нужди, или можете да потърсите и различни други шаблони за календар, достъпни в интернет.
Търсенето може да бъде зададено по -конкретно според вашите нужди. Например, ако искате да създадете академичен календар, използвайте ключовата дума „академичен календар“в търсачката
Стъпка 3. Задайте шаблона на правилната дата
След като шаблонът завърши зареждането, ще видите нов празен календар. Датата може да не е точна, но обикновено можете да я промените с помощта на менюто, което се появява при избора на датата.
- Този процес ще варира леко в зависимост от използвания шаблон. Обикновено можете да изберете показаната година или месец, след което щракнете върху бутона, който се показва до него. Това ще ви покаже опциите за избор, а календарът ще се коригира автоматично.
- Обикновено можете също да зададете деня, който започва седмицата, като изберете нов и го изберете.
Стъпка 4. Проверете за съвети
Много шаблони имат текстови полета с ръбове, които ви казват как да промените датата или други настройки в шаблона на календара. Ще трябва да премахнете това текстово поле, ако не искате да се показва в разпечатката.
Стъпка 5. Настройте визуалния вид, който искате да промените
Можете да персонализирате различни елементи, като изберете един и го промените в етикета Начало. Можете да промените шрифта, цвета, размера и т.н. за всеки обект в Excel.
Стъпка 6. Въведете важни дати
След като календарът е правилно конфигуриран, можете да започнете да въвеждате важни дати и информация. Изберете клетките, които искате да попълните за важните дати и започнете да пишете. Ако искате да включите повече от едно събитие на една и съща дата, коригирайте разстоянието според нуждите.
Метод 2 от 2: Импортиране на списъци на Excel в календара на Outlook
Стъпка 1. Създайте нова празна електронна таблица в Excel
Можете да импортирате данни от Excel в календара на Outlook. Това значително улеснява задачи като импортиране на работни графици.
Стъпка 2. Добавете подходящо заглавие в електронната таблица
По -лесно е да импортирате списъка в Outlook, ако електронната таблица е форматирана с правилното заглавие. Вмъкнете следните заглавия в първия ред:
- Предмет
- Начална дата
- Начален час
- Крайна дата
- Крайно време
- Описание
- Местоположение
Стъпка 3. Вмъкнете всеки запис в календара в нов ред
Полето „Тема“е името на събитието, както се показва в календара. Не е нужно да въвеждате нещо за всяко поле, но ще ви трябват минимум „Начална дата“и „Тема“.
- Уверете се, че сте въвели датата според стандартния формат N/Y/MM/MM/MM/Y/Y, така че Outlook да може да я прочете правилно.
- Можете да създавате събития, които обхващат няколко дни с функциите „Начална дата“и „Крайна дата“.
Стъпка 4. Отворете менюто „Запазване като“
Когато приключите с добавянето на събития към списъка, можете да запишете копие във формат, който Outlook може да чете.
Стъпка 5. Изберете „CSV (разделени със запетая)“от менюто тип файл
Това е общ формат, който може да бъде импортиран в различни програми, включително Outlook.
Стъпка 6. Запазете файла
Дайте име на списъка и го запазете във формат CSV. Щракнете върху „Да“, когато Excel ви попита дали искате да продължите.
Стъпка 7. Отворете календара на Outlook
Програмата Outlook е вградена в Office и обикновено се инсталира на вашия компютър, ако имате инсталиран и Excel. Когато Outlook се отвори, щракнете върху бутона „Календар“в долния ляв ъгъл, за да се покаже календарът.
Стъпка 8. Щракнете върху етикета "File" и изберете "Open & Export"
Ще видите няколко опции за работа с данни на Outlook.
Стъпка 9. Изберете „Импортиране/експортиране“(импортиране/експортиране)
Тази опция ще отвори нов прозорец за импортиране и експортиране на данни във и извън Outlook.
Стъпка 10. Изберете „Импортиране от друга програма или файл“и след това „Стойности, разделени със запетая
" Ще бъдете помолени да изберете файла, който искате да качите.
Стъпка 11. Щракнете върху „Преглед“и намерете CSV файла, създаден в Excel
Обикновено можете да го намерите в папката Документи, ако не сте променили местоположението по подразбиране за Excel.
Стъпка 12. Уверете се, че „Календар“е избран като папка за местоназначение
Обикновено тази папка се избира автоматично, защото сте в изгледа на календара в Outlook.
Стъпка 13. Щракнете върху „Finish“, за да импортирате файла
Вашият списък ще бъде обработен и важните дати ще бъдат добавени към календара на Outlook. Можете да намерите важни дати в съответните им кутии, като часовете са определени според списъка. Ако тази дата идва с описание, ще го видите, след като го изберете.
