Днес електронната поща е едно от най -често използваните средства за комуникация, освен приложенията за SMS, телефон и незабавни съобщения. Изпращането на имейли се превърна в много често срещана дейност, така че много хора забравят как да напишат добър имейл. Добрият имейл показва професионализъм и честност в съобщението, което предава, следователно трябва да знаете как да форматирате имейл съобщение.
Стъпка
Стъпка 1. Напишете темата на имейла
Темата на имейл съобщението служи като кратко обобщение на съдържанието на съобщението. Темата на имейла ви трябва да е точно на целта, така че да може да даде на получателя представа за съдържанието на имейла само с няколко думи.
- Например, ако изпращате имейл, свързан с бизнеса, не го превръщайте в дълга тема с прекалено много детайли, като например „Обичам колата ви. Това също е хубаво синьо, хубави гуми“.
- Обяснете какво имате предвид, като изпратите имейла на тема, например „Интересувате се от закупуването на син седан“.
Стъпка 2. Използвайте подходящи поздрави
Не започвайте имейла веднага с това, което искате да кажете. Използвайте общи поздрави като „Добро утро/следобед“или „Поздрави“. Със сигурност не искате да бъдете бомбардирани с въпроси от хора, които не познавате, нали? Е, същият етикет важи и за имейлите.
За да направите поздрава по -личен, включете фамилията на получателя в поздрава
Стъпка 3. Напишете тялото на съобщението
В зависимост от типа и получателя на съобщението, можете да напишете съобщението, както желаете.
- Ако пишете имейл на някой, когото познавате отблизо, можете да напишете имейла с личен тон. Ако обаче пишете бизнес имейл, опитайте се да използвате възможно най -професионалния език.
- Трябва да обърнете внимание и на формата на съобщението. Не използвайте вид, размер и форматиране, които са трудни за четене, и избягвайте главни букви. В киберпространството главните букви означават гняв.
Стъпка 4. Включете заключителен поздрав - не просто прекратявайте имейла
Може да се използва заключителен поздрав като „Поздрави“или друг подходящ поздрав.
Трябва да изберете заключителен поздрав, който съответства на вашия имейл. Със сигурност не искате да пишете „Поздрави“в края на служебен имейл, защото това би било грубо, нали?
Стъпка 5. Добавете подпис
Дори ако вашият имейл адрес включва вашето име във всеки имейл, който изпращате, препоръчваме ви да използвате подпис за всеки имейл, който изпращате. Можете да използвате обикновен текст или изображения (като лога, марки и т.н.) в подписа си.
Използвайте опцията „Подпис“в уеб имейл клиента или доставчика на услуги, които сте използвали за създаване на подписа
Съвети
- Освен да форматирате имейла си, трябва да използвате и подходящ имейл адрес. Изпращането на имейл до приятеля ви от детството чрез „[email protected]“все още може да е наред, но не трябва да използвате този имейл, за да изпращате бизнес имейли до шефа си.
- Използвайте добър интернет етикет, когато пишете имейли. Не изпращайте спам имейли или съобщения до непознати контакти.
- Проверете два пъти имейла си, преди да изпратите, за да предотвратите изпращането на няколко съобщения до един и същ получател. Ако изпращате няколко имейла, вашите съобщения могат да бъдат маркирани като спам.
