Дейността на чековия акаунт се записва по -лесно с помощта на регистри за проверка, създадени от Microsoft Excel. Можете да настроите регистри за проверка, за да категоризирате разходите, така че да можете да следите всички парични плащания. Можете да създадете формула, за да разберете паричното салдо в сметката. Освен че е полезно, чрез създаване на регистър за проверка в Excel можете да знаете и основите на Excel.
Стъпка
Част 1 от 5: Създаване на колони в Excel
Стъпка 1. Запознайте се с Excel
Excel е софтуер за електронни таблици, използван за управление на данни и извършване на изчисления с формули. Електронните таблици на Excel са организирани по колони и редове.
- Настолната версия на Excel може да бъде инсталирана на компютър или Mac. Има и безплатни онлайн приложения за вашия компютър, таблет или телефон. Функционалността на всяка версия е малко по -различна.
- Excel съществува от дълго време и всяка година винаги има нова версия. Начинът на работа на всяка версия е малко по -различен.
- В Excel редовете са хоризонтални и сортирани по номер. Колоните са вертикални и сортирани по буква. Квадратите, където се срещат редове и колони, се наричат клетки. Клетките са кръстени на редове и колони. Клетката в петия ред в колона D се нарича D5 (колона D, ред 5).
- Знайте разликата между работен лист и работна книга. Работен лист е файл на Excel, който съдържа една или повече електронни таблици. Всяка електронна таблица е в отделни раздели в работната книга. Работните книги обикновено имат три раздела, но могат да бъдат добавени, ако е необходимо.
- Можете просто да използвате един раздел, за да създадете основен регистър за проверка.
- Ще използвате двата раздела, за да създадете функция за категория натоварване в регистъра за проверка.
Стъпка 2. Отворете празна електронна таблица
Как да отворите електронна таблица зависи от операционната система и типа компютър, който използвате.
- За компютри, работещи под операционна система под Windows 7, щракнете върху менюто "Старт" в долния ляв ъгъл на работния плот. От менюто, което се показва, щракнете върху Програми. От менюто, което се показва след това, щракнете върху Microsoft Office, след което щракнете върху Microsoft Office Excel. В този момент на вашия работен плот се появява празна електронна таблица.
- За компютри с Windows 7 или по-нова версия щракнете върху иконата на Windows в долния ляв ъгъл на екрана, след което щракнете върху плочката Microsoft Excel, за да отворите Excel. Ще има страница, показваща новите файлове вляво и опциите за нов шаблон на документ вдясно. Щракнете върху първата опция за шаблон, Празна работна книга, за да отворите нова електронна таблица.
- За да отворите Excel на Mac, щракнете върху Excel в дока. Щракнете върху „Файл“в лентата с менюта. Кликнете върху „Отваряне“, след което върху „Ново“. Ще бъдете отведени до нова празна електронна таблица.
Стъпка 3. Създайте етикети на колони
Използвайте етикета, който обикновено се намира в чековата книжка на регистъра. Създайте колони за дата, не. чек, получател и описание или бележка. След това създайте колони за дебити (т.е. плащания или тегления), кредити (т.е. депозити) и срочни салда.
- Въведете „DATE“в клетка B1 (колона B, ред 1). Тук се въвежда датата на транзакцията.
- Преместете една клетка надясно, клетка C1 (колона C, ред 1). Въведете „ITEM #“. Тук се въвежда номерът на чека или видът на транзакцията, например „банкомат“или „депозит“.
- Преместете една клетка надясно, клетка D1 (колона D, ред 1). Въведете „PAYEE“. Това е името на получателя на чека или получателя.
- Преместете една клетка надясно, клетка E1 (колона E, ред 1). Въведете „ОПИСАНИЕ“. Подробности за транзакцията са въведени тук.
- Преместете една клетка надясно, клетка F1 (колона F, ред 1). Въведете „ДЕБИТ“. Парите, които излизат от сметката (отлив), се записват тук.
- Преместете една клетка надясно, клетка G1 (колона G, ред 1). Въведете „КАТЕГОРИЯ РАЗХОДИ“. Първо оставете това поле празно. Тези опции за колони ще бъдат създадени на по -късна стъпка.
- Преместете една клетка надясно, клетка H1 (колона H, ред 1). Въведете „КРЕДИТ“. Парите, които влизат в сметката (приток), се записват тук.
- Преместете една клетка надясно, клетка J1 (колона J, ред 1). Въведете „КАТЕГОРИЯ ДОХОД“. Тези опции за колони също ще бъдат създадени в по -късна стъпка.
- Преместете една клетка надясно, клетка K1 (колона K, ред 1). Въведете „БАЛАНС“. Това е сумата в сметката след записване на всички транзакции.
Стъпка 4. Форматирайте етикетите на колоните
Добавете форматиране към колоната с етикети с удебелен шрифт и придайте на редовете на етикета на регистъра различен цвят на фона за лесно четене. Първо изберете диапазона от клетки, които искате да форматирате, след което изберете опция за форматиране.
- Потърсете опциите за форматиране в раздела „HOME“на лентата с инструменти. Този раздел „HOME“вече е отворен, когато отворите нова работна книга.
- Изберете клетка В1 (ДАТА), след което плъзнете курсора върху всички етикети, докато клетка К1 (БАЛАНС).
- В горния ляв ъгъл на лентата с инструменти щракнете върху „B“, за да изберете удебелен формат.
- Щракнете върху иконата на кофата за боя, за да видите цветовата палитра на фона, за да промените цвета на фона.
Стъпка 5. Преоразмерете няколко колони
Обикновено размерът на колоната е твърде малък, за да съхранява въведените от вас данни. Например колоните „PAYEE“и „DESCRIPTION“могат да съдържат дълги имена или дълги бележки. Колона А служи само като разделител, така че размерът й е много тесен.
- Щракнете върху заглавката на колоната A, за да изберете цялата колона. В горния десен ъгъл на лентата с инструменти на лентата „HOME“щракнете върху бутона „FORMAT“. От падащото меню щракнете върху „Ширина на колоната“, въведете 2, след което щракнете върху OK. Колона А ще бъде много тясна.
- Разгънете колона D, „PAYEE“. Щракнете върху секцията на заглавката в колона D, за да изберете тази колона. Задръжте курсора на мишката над границата на колони D и E. Курсорът ще се промени в курсор за преоразмеряване, с форма като знак плюс със стрелка, насочена. След като този курсор е видим, щракнете с левия бутон и плъзнете мишката надясно, за да направите колоната толкова широка, колкото искате.
- Повторете същата процедура, за да разширите колона E, „ОПИСАНИЕ“.
Стъпка 6. Центрирайте етикета на регистъра
Изберете целия първи ред. Щракнете с левия бутон върху номер едно в лявата граница на страницата. В горната лява част на лентата с инструменти на лентата „HOME“щракнете върху бутона за подравняване в центъра. Всички данни в избраните клетки ще бъдат центрирани. Етикетите на колоните във всяка клетка вече са центрирани.
Част 2 от 5: Форматиране на клетки
Стъпка 1. Въведете някои данни
За да видите промените във формата, въведете четири реда данни в клетките. Започнете с началния баланс, след това въведете другите три транзакции.
- Добавете датата за началния баланс в клетка В2, например 9/27/15. В колоната „PAYEE“в клетка D2 въведете „Opening Balance“. В колоната „БАЛАНС“в клетка K2 въведете сумата на парите във вашата сметка според датата в клетка B2.
- Добавете още три транзакции. Комбинирайте дебитни транзакции (като чекови плащания или тегления от банкомат) и кредитни транзакции (като депозити).
- Забележете непоследователното форматиране на всяко число в клетката. Форматът на колоната за дата може да се промени на „2015/09/27“или „27-септември“. Колоната за сумата в долари може да показва грешен брой десетични знаци. Форматирайте го така, че всичко да е чисто.
Стъпка 2. Форматирайте датата
Уверете се, че тази колона показва последователни дати. Има много опции за форматиране на дати в Excel. Изберете кой искате.
- Щракнете върху заглавката в колона B, която е „DATE“. Цялата колона ще бъде избрана.
- Щракнете с десния бутон върху колоната и изберете Форматиране на клетки. Ще се появи прозорецът Форматиране на клетки.
- Изберете раздела „Числа“. Изберете „Дата“в „Категория“. Изберете желания формат на датата и щракнете върху OK в долния десен ъгъл на прозореца.
- Докато колоната все още е избрана, центрирайте данните в тези клетки, като щракнете върху иконата за подравняване в центъра в горния ляв ъгъл на лентата с инструменти, в лентата „HOME“.
Стъпка 3. Форматирайте колона „ITEM #“
Данните в тази колона трябва да бъдат центрирани. Маркирайте цялата колона на C, като щракнете върху заглавката на колоната. Щракнете върху иконата за подравняване по центъра. Обърнете внимание на данните, които са въведени в тази колона. Писането трябва да е центрирано.
Проверете формата на колони D и E, „PAYEE“и „DESCRIPTION“. Excel обикновено форматира клетки, така че данните да са подравнени вляво. Този формат ще бъде подходящ за тази колона. Проверете два пъти размера на колоната. Сега има някои данни в тези клетки, така че коригирайте ширината на колоната, за да направите колоната по -широка или по -тясна, ако е необходимо
Стъпка 4. Форматирайте валутата в колони F, H и K или „ДЕБИТ“, „КРЕДИТ“и „БАЛАНС НАПРЕД“
Валутата използва двуцифрени десетични знаци. Има опция за показване на знак за долар. Дебитният номер може да се направи и червен, ако желаете.
- Изберете колона F. Щракнете с десния бутон в колона F и изберете Форматиране на клетки. Ще се появи прозорецът Форматиране на клетки. В раздела „Номер“изберете „Счетоводство“. Изберете „2“в опцията „Десетични места“. Изберете знака за долар в „Символ“.
- Повторете горните стъпки за колони H и K.
- За да накарате номера на дебита да изглежда червен, щракнете върху заглавката в колона F, за да изберете цялата колона. Щракнете с десния бутон върху колоната и изберете Форматиране на клетки. Изберете раздела Шрифт, когато се появи прозорецът Форматиране на клетки. В този раздел щракнете върху падащото меню до опцията Цвят. Щракнете върху червения цвят от палитрата.
Част 3 от 5: Създаване на формули
Стъпка 1. Създайте формула за изчисляване на текущото салдо
Въведете формулата за математическа операция, за да изчислите текущия баланс в колона К. Не се нуждаете от формулата в клетка K2. Вашето начално салдо се въвежда тук.
- Щракнете върху клетка K3. Щракнете върху лентата с формули в горната част на електронната таблица. Въведете формулата, за да извършите изчислението. Въведете = SUM (K2-F3+H3). Тази формула казва на електронната таблица да вземе началния баланс (клетка K2), да извади дебитите, ако има такива (клетка F3), и да добави кредити, ако има такива (клетка H3).
- Ако началният баланс е $ 200 и първият ви запис е чек за $ 35, запишете $ 35 като дебит в клетка F3. Въведената от вас формула в клетка H3 взема първоначалния баланс и изважда дебита, така че салдото да е 165 долара.
Стъпка 2. Копирайте формулата
Изберете клетка K3. Щракнете с десния бутон и изберете Копиране. Изберете клетки K4 и K5, след това щракнете с десния бутон и изберете Поставяне. Сега формулата се копира в тези клетки. Сега текущото салдо е изчислено в колона К за всички въведени редове с данни.
Стъпка 3. Създайте условна формула, за да изчистите колоната на текущия баланс
Можете да копирате горната формула в клетка K6. Тъй като обаче не сте въвели никакви данни, текущият баланс от клетка K5 също ще се появи в клетка K6. За да изчистите това, създайте условна формула, която ще изпразни клетката, ако не са въведени транзакции, но ще покаже баланса, ако има такава.
В клетка K6 въведете формулата = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Това ще каже на Excel, че ако клетка В6 в колоната „ДАТА“е празна, клетка Н6 трябва да е празна, но ако клетка В6 не е празна, балансът трябва да се изчисли
Стъпка 4. Разширете формулата с AutoFill
Функцията за автоматично попълване попълва формулата на съседни клетки, така че няма нужда да въвеждате формулата "БАЛАНС" многократно.
- Потърсете лоста за автоматично попълване в активната клетка. Погледнете малкия тъмен правоъгълник в долния десен ъгъл на активната клетка. Задръжте курсора на мишката, докато премине към курсор за автоматично попълване, който изглежда като тънък плюс.
- Кликнете върху клетка K6. Задръжте курсора на мишката върху лоста за автоматично попълване и курсорът ще се промени на тънък знак плюс. Щракнете с левия бутон и задръжте лоста за автоматично попълване. Плъзнете курсора до клетка K100 (колона K, ред 100).
- Формулата вече се копира във всички клетки от колона K до ред 100. Номерата на редовете и колоните във всяка клетка се настройват автоматично, така че формулата да може да изчисли правилно.
Част 4 от 5: Добавяне на категории
Стъпка 1. Създайте категория транзакция
Категориите транзакции са полезни за проследяване на паричните потоци и видовете приходи. Категориите могат да се отнасят до данъци върху дохода, като данъци върху собствеността или благотворителни дарения. Категориите могат да се използват и за създаване на диаграми, които лесно визуализират финансовата дейност на акаунта.
Стъпка 2. Създайте раздела „Категории“
Този раздел се използва за съхраняване на всички потенциални категории проверки в регистъра на приходите и разходите. Преименувайте един от разделите в работната книга „Категории“. Щракнете двукратно върху съществуващо заглавие на раздел, така че да подчертае името. Името ще се промени на „Sheet2“или „Sheet3“. Когато името на листа е маркирано, въведете ново име за раздела, например „Категории“.
В клетка В4 въведете „Категории“. Форматирайте клетките с удебелен шрифт и ги центрирайте
Стъпка 3. Създайте категории доходи
Въведете „*** Приход ***“в клетка В5. Тук са включени всички категории доходи, които имате или можете да се възползвате в бъдеще. Въведете всичките си категории доходи, започвайки от клетка В6 и продължавайки надолу.
- Най -често срещаната категория доходи е „Заплати“(заплати). Разбийте различните категории заплати, ако има повече от една работа.
- Финансовото ви положение е определящ фактор за други категории доходи. Създайте категория „Дивиденти“, ако притежавате акции. Също така създайте категории за издръжка на деца, ако е приложимо. Други категории като „Приходи от лихви“, „Подаръци“и „Разни“.
Стъпка 4. Създайте категории натоварване
Изчистете клетките в последната категория доходи. Преместете една клетка надолу и след това въведете „*** Разходи ***“. Всички категории натоварване са в този раздел.
Броят категории натоварване е съобразен с вашите обстоятелства, включително „Ипотека“, „Наем“, „Застраховка“, „Плащане с кола“, „Газ“, „Електричество“, „Телефон“или „Развлечения“
Стъпка 5. Дайте име на диапазона от клетки, съдържащи категорията
Изберете клетка B5, след това маркирайте от клетка B5 до всички категории приходи и разходи. Потърсете полето за име на клетката в горния ляв ъгъл на прозореца, което е вляво от полето за формула. Името на първата клетка в маркирания диапазон ще покаже "B5". Щракнете върху полето с името на клетката и въведете „Категории“. Това е името на диапазона от клетки, които можете да използвате в регистъра за проверка.
Стъпка 6. Използвайте категориите разходи и приходи в регистъра за проверка
Върнете се в раздела, който сте създали регистъра за проверка. Сега колоните „EXPENSE CATEGORY“и „INCOME CATEGORY“ще бъдат добавени към падащо меню.
- Изберете клетка G2 в проверката на раздела регистър. Това е първата клетка в колоната „КАТЕГОРИЯ РАЗХОДИ“.
- Изберете лентата „DATA“в лентата с инструменти. Щракнете върху бутона „Валидиране на данни“. Изберете „Проверка на данни“от падащото меню. Ще се отвори прозорецът „Проверка на данни“.
- В раздела „Настройки“на прозореца „Проверка на данни“намерете падащото поле „Разрешаване“. Щракнете върху стрелката надолу и изберете „Списък“. Въведете „= Категории“под „Източник“. щракнете върху OK.
- До клетка G2 ще се появи малка стрелка. Щракнете върху тази стрелка, за да се покаже списък с категории. Щракнете върху категорията, която съответства на транзакцията на ред.
- Копирайте формулата от клетка G2 в клетка G100 с помощта на AutoFill.
- Отидете в клетка J2, за да повторите процеса в колоната „КАТЕГОРИЯ НА ДОХОДА“.
Част 5 от 5: Защита на регистрационния регистър
Стъпка 1. Заключете клетките с формула и защитете електронната таблица
Защитата на работния лист означава, че не можете да презапишете данни в заключени клетки, така че не е нужно да се притеснявате, че бъдещите изчисления на баланса са грешни поради грешки във формулата. Можете също да добавите парола, за да направите вашия регистър за чекове по -защитен от други потребители. Уверете се, че паролата е лесна за запомняне, или я запишете на сигурно място. Работният лист няма да бъде достъпен, ако забравите паролата си.
Стъпка 2. Отключете клетката
След като работният лист бъде защитен, всички клетки ще бъдат заключени. Следователно трябва да отключите клетките с данни, които да въведете, дори ако работният лист е защитен.
- Изберете клетки B2 до J100. Това са всички клетки от всички колони на регистъра за проверка, с изключение на последната колона K, която е колоната „БАЛАНС“. Данните все още трябва да се въвеждат в тези клетки, дори ако работният лист е защитен.
- В избрания диапазон от клетки щракнете с десния бутон. Изберете Форматиране на клетки.
- В прозореца Форматиране на клетки изберете раздела Защита. Премахнете отметката от квадратчето „Заключено“, след което щракнете върху OK.
Стъпка 3. Активирайте защитата на работния лист
Това означава, че всички клетки ще останат заключени, включително клетките в колона К („БАЛАНС“), така че да не могат да бъдат презаписани.
- Отворете лентата "ПРЕГЛЕД" в лентата с инструменти. Щракнете върху „Защита на лист“, за да изведете прозореца „Защита на лист“.
- Ако искате да защитите работния лист, добавете паролата тук. Ако не, оставете го празно.
- щракнете върху OK. Регистрите за проверки вече са незащитени.
Стъпка 4. Премахнете защитата на работния лист, за да промените заключените клетки
Можете да отмените този процес по -късно, ако искате да промените формулата в заключена клетка. Отворете лентата "ПРЕГЛЕД" в лентата с инструменти. Кликнете върху „Unprotect Sheet“, докато се появи прозорецът „Unprotect Sheet“. щракнете върху OK.
